Simplement mise, une facture est une facture. Elle fournit au client l'information nécessaire pour payer des marchandises commandées et livrées. Elle devrait également inclure n'importe quelle autre information convenable requise pour payer la facture d'une façon opportune et précise.
Quand la facture devrait-elle être envoyée ?
Des factures devraient être envoyées aussitôt que possible après que les marchandises aient été embarquées. La raison de ceci est simple. Laissez’la parole de s votre appel de conditions de paiement pour le paiement en 30 jours. La plupart des clients mettront en marche l'horloge compter à partir du temps où ils reçoivent la facture. Ainsi, si vous envoyez seulement des factures une fois par mois, quelques clients peuvent réellement prendre 60 (ou plus) jours au salaire.
Maintenant certains qui lisent ceci peuvent déclarer que les limites sont de la facture date.However, cela ne sont pas comment la plupart des clients veulent count.Additionally, il prennent à la plupart des compagnies du temps de traiter des factures pour le paiement. Dans beaucoup d'organismes, la facture doit être envoyée au service des achats d'achats pour approbation et puis de nouveau au département de comptes à payer pour le paiement. Le temps de prise de ces étapes en tant qu'approbation d'une facture n'est pas typiquement une priorité élevée. En outre, le client est pressé aucun pour effectuer le paiement ainsi le plus long vous retarder en envoyant une facture, plus longtemps elle retardera en effectuant le paiement.
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Tandis que l'impression des factures chaque jour peut ne pas se comprendre pour la mi-taille et les plus petites compagnies, une fois par mois ne pourrait pas être une solution idéale non plus. Une fois qu'ou deux fois une semaine pourrait être une raisonnable approchez.
Limites d'une facture
Les conditions de paiement indiquent quand une facture est censée être payée. Peu d'organismes payeront tôt. Beaucoup payeront tard. C'est le but du département de degré de solvabilité pour obliger autant de clients à payer comme près des limites indiquées car possible.The la plupart des limites souhaitables désigné sous le nom du compte ouvert. Ceci signifie que le client est donné les marchandises et ne doit pas payer elles pendant un certain temps. Dans beaucoup d'industries les limites sont le filet 30. Ceci signifie qu'on s'attend à ce que le client paye en 30 jours. Ici’s où il obtient peu un vague. Le vendeur veut la facture payée dans les 30 jours de la date de facture. Cependant, la plupart des clients croient que le paiement est des 30 jours dus après avoir reçu la facture—par conséquent la nécessité d'obtenir la facture dehors rapidement.
Des limites sont généralement dictées par industrie. Par exemple, l'industrie alimentaire tend à avoir de plus courts termes, indique sept ou dix jours, alors que quelques fabricants de machines pourraient avoir de plus longues limites, même pendant que long en tant que 180 jours. Ceux se vendant internationalement constateront que la plupart des compagnies dans d'autres régions du monde sont accoutumées à de plus longues limites, avec 60 jours et plus longtemps pas considérées rares.
Parfois, afin d'induire le paiement tôt, les compagnies offrent un escompte pour le paiement rapide. Le filet 30 de much-fabuleux 2/10 est un exemple commun. Dans ce cas-ci, le paiement est prévu en 30 jours. Cependant, si le client payera dans dix jours ou moins, il peut prendre un 2% discount.While 2% peut ne pas sembler comme un grand escompte, il traduit en retour annuel approximativement de 36%—un taux que peu de compagnies ont gagné ces derniers temps.
Le problème avec des escomptes d'offre pour induire le paiement tôt est que la prise de quelques clients l'escompte mais met’le salaire de t tôt. Ce peut être un problème énorme pour quelques compagnies. Les clients qui mettent’t qualifient pour ouvrir-rendent compte des limites, l'une ou l'autre parce que leur garantie du doesn t’d'histoire de degré de solvabilité il, parce que leur histoire de paiement est pauvre, ou parce qu'ils l'information ou des références financière suffisante offerte par démuni peuvent encore être vendus à. Elle peut être faite sur argent-dans-avancent (CIA) la base, une base fixée, ou une base de l'argent-sur-livraison (MORUE). L'argent comptant est à l'avance préférable à la MORUE parce que, car quelques compagnies ont appris la manière dure, la MORUE a ses pièges. Spécifiquement :
• La personne requise pour signer le chèque peut ne pas être disponible quand le conducteur apparaît avec les marchandises.
• Aucun contrôle n'est disponible quand les marchandises sont livrées.
• Le client change d'avis et n'offre pas le paiement quand des marchandises sont livrées.
• Le client met une opposition à un paiement sur le contrôle après qu'il ait accepté les marchandises.
• Le contrôle rebondit après que les marchandises aient été livrées.
• Le conducteur oublie de prendre le contrôle quand il livre les marchandises.
En dépit de ses inconvénients, la MORUE est une option viable, particulièrement quand le montant d'argent n'est pas grand.
Date Due
Comme indiqué ci-dessus, les clients mettent en marche généralement l'horloge faire tic tac quand les factures arrivent dans leur bureau. Parfois ils mettent’le début de t comptant jusqu'à ce que la facture arrive dans le département de comptes à payer. L'one-way à venir à bout cette issue doit faire à la date due l'espace libre en cristal sur la facture. Ceci ne garantira pas que le paiement quand vous pensez vous devrait l'obtenir, mais il éliminera la confusion au cours de la date correcte.
Comment faire l'espace libre de date de facture
Il y a plusieurs manières de faire l'espace libre de date due. La fabrication de l'espace libre de date est juste la première étape en obtenant payée à l'heure. Plusieurs manières de faire l'espace libre en cristal de cette date au département’de comptes à payer du client s sont :
• Incluez la date due sur la facture. Mettez’le congé de t il jusqu'au client pour calculer la date. Ils feront le calcul à leur avantage, pas vôtre.
• Incluez un rapport qui indique “le salaire cette facture près. .”
• "bold" la date due.
L'information qui devrait être incluse sur des factures
L'information suivante devrait être incluse sur des factures :
• Adressage : adresse correcte, compagnie, département, personne de contact
• Description de la livraison, des produits par services, des quantités, d'endroit de la livraison et de date
• Spécifications précises de la quantité, y compris des suppléments possibles
• Référence ou numéro de bon de commande de l'autre partie
• Date d'ordre
• Person/department qui a fait la commande
• Rapport clair des états de paiement
• Rapport clair des modalités du paiement désirées
• Nombre nommé et direct de cadran du directeur de degré de solvabilité responsable
Vos factures sont-elles la cause de vos ennuis de collection ?
Après avoir jeté un long coup d'oeil dur à leurs factures, un certain nombre de professionnels de degré de solvabilité ont découvert qu'une partie de leurs problèmes de collection étaient selfinflicted. En s'assurant que la facture ne laisse rien à la discrétion ou à l'imagination du client, ces professionnels de degré de solvabilité pouvaient brancher certaines de leurs fuites de collection. Les professionnels de degré de solvabilité peuvent prendre une de leurs factures et feindre pour être de l'autre côté de la barrière. La date due est-elle définie clairement, ou est-elle laissée jusqu'au client pour la calculer ? S'il y a deux manières d'interpréter la date due, vous pouvez être garanti que vous la calculerez one-way et votre client l'autre. Mettez’l'élasticité de t votre client cette occasion. Imprimez la date due sur la facture. Il en va de même pour la quantité due. Le laissez-vous jusqu'au client pour calculer l'escompte ? Rendez-le simple pour eux. Déclarez que la quantité de x est due si la facture est payée avant la date 1 et la quantité de y si payée ensuite. Assurez-vous en outre que la facture est claire et le client peut trouver la date due et s'élever très easily.Where dû le contrôle devrait être expédié à après qu'il soit dessiné devrait être tout à fait évident. Beaucoup de compagnies augmentent leur flotteur par des paiements simplement d'expédition à la partie fausse de la compagnie. Le contrôle passe alors quelques jours dans le courrier entre services. En conclusion, quoique vous n'ayez aucun vrai intérêt en augmentant le nombre d'appels héritant le département, mettez un nom et un numéro de téléphone de la personne chargée de résoudre des anomalies sur la facture. En expliquant au client que vous faites bon accueil aux appels téléphoniques, ils peuvent prendre le téléphone pour résoudre des anomalies au lieu de leurs calculatrices pour faire une certaine comptabilité.
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