Puesta simplemente, una factura es una cuenta. Provee del cliente la información necesaria para pagar las mercancías pedidas y entregadas. Debe también incluir cualquier otra información pertinente necesitada para pagar la factura de una manera oportuna y exacta.
¿Cuándo debe la factura ser enviada?
Las facturas deben ser enviadas cuanto antes después de que se hayan enviado las mercancías. La razón de esto es simple. Deje’la opinión de s su llamada de los términos del pago para el pago en 30 días. La mayoría de los clientes encenderán el reloj el contar a partir del tiempo que reciben la factura. Así, si usted envía solamente facturas una vez al mes, algunos clientes pueden llevar realmente 60 (o más) días la paga.
Ahora algunos que leen esto pueden declarar que los términos son de la factura date.However, eso no son cómo la mayoría de los clientes quieren count.Additionally, él toman a la mayoría de las compañías tiempo para procesar las facturas para el pago. En muchas organizaciones, la factura se debe enviar al departamento que compra para la aprobación y entonces de nuevo al departamento de las cuentas a pagar para el pago. El tiempo de la toma de estos pasos como aprobar una factura no es típicamente una alta prioridad. También, el cliente tiene ninguna prisa para hacer el pago así que cuanto más de largo usted retrasa en enviar una factura, más de largo retrasará en la fabricación del pago.
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Mientras que la impresión de facturas cada día puede no tener sentido para el mediados de-tamaño y compañías más pequeñas, una vez al mes no pudo ser una solución ideal tampoco. Una vez que o dos veces una semana pudiera ser una razonable acerqúese.
Términos de una factura
Los términos del pago indican cuando una factura se supone para ser pagada. Pocas organizaciones pagarán temprano. Muchos pagarán tarde. Es la meta del departamento de crédito para conseguir a tantos clientes pagar como cerca de términos indicados pues possible.The la mayoría de los términos deseables se refieren como cuenta abierta. Esto significa que dan las mercancías y que no tiene que pagar el cliente ellas por una cierta hora. En muchas industrias los términos son la red 30. Esto significa que se espera que el cliente pague en 30 días. Aquí’s donde consigue un poco vago. El vendedor desea la factura pagada en el plazo de 30 días de la fecha de la factura. Sin embargo, la mayoría de los clientes creen que el pago es 30 días debidos después de recibir la factura—por lo tanto la necesidad de conseguir la factura hacia fuera rápidamente.
Los términos son dictados generalmente por la industria. Por ejemplo, el sector alimenticio tiende para tener más cortos plazo, dice siete o diez días, mientras que algunos fabricantes de la maquinaria pudieron tener más a largo plazo, incluso mientras 180 días. Ésos que venden internacionalmente encontrarán que la mayoría de las compañías en otras partes del mundo están acostumbradas más a largo plazo, con 60 días y más de largo no consideradas infrecuentes.
A veces, para inducir el pago temprano, las compañías ofrecen un descuento para el pago rápido. La mucha-fabled red 30 de 2/10 es un ejemplo común. En este caso, el pago espera en 30 días. Sin embargo, si el cliente paga en diez días o menos, puede tomar un 2% discount.While el 2% puede no parecerse como un descuento grande, él traduce a una vuelta anual de el aproximadamente 36%—una tarifa que pocas compañías han ganado en épocas recientes.
El problema con los descuentos de ofrecimiento para inducir el pago temprano es que la toma de algunos clientes el descuento pero ponga’paga de t temprano. Puede ser un problema enorme para algunas compañías. Los clientes que ponen’t califican para abrir-consideran los términos, cualquiera porque su autorización del doesn t’de la historia del crédito él, porque su historia de pago es pobre, o porque no han ofrecido suficiente información o referencias financiera pueden todavía ser vendidos a. Puede ser hecha en efectivo-en-avanza la base (Cia), una base asegurada, o una base de la efectivo-en-entrega (BACALAO). El efectivo es por adelantado preferible al BACALAO porque, como algunas compañías han aprendido la manera dura, el BACALAO tiene sus trampas. Específicamente:
• La persona necesitada para firmar el cheque puede no estar disponible cuando el conductor demuestra para arriba con las mercancías.
• No hay cheque disponible cuando se entregan las mercancías.
• El cliente cambia su mente y no ofrece el pago cuando se entregan las mercancías.
• El cliente pone un pago de parada en el cheque después de que haya aceptado las mercancías.
• El cheque despide después de que se hayan entregado las mercancías.
• El conductor se olvida de tomar el cheque cuando él entrega las mercancías.
A pesar de sus desventajas, el BACALAO es una opción viable, especialmente cuando la cantidad de dinero no es grande.
Fecha Debida
Según lo indicado arriba, los clientes encienden generalmente el reloj el hacer tictac cuando las facturas llegan en su oficina. Ponen a veces’el comienzo de t que cuenta hasta que la factura llega en el departamento de las cuentas a pagar. Una forma a conseguir alrededor de esta edición es hacer la fecha debida el claro cristalino en la factura. Esto no garantizará que el pago cuando usted piensa usted debe conseguirlo, pero elimine la confusión sobre la fecha correcta.
Cómo hacer el claro de la fecha de la factura
Hay varias maneras de hacer el claro de la fecha debida. La fabricación del claro de la fecha es justa el primer paso en conseguir pagada el tiempo. Varias maneras de hacer que es el claro cristalino de la fecha’al departamento de las cuentas a pagar del cliente s:
• Incluya la fecha debida en la factura. Ponga’la licencia de t él hasta el cliente para calcular la fecha. Harán el cálculo a su ventaja, no la tuya.
• Incluya una declaración que diga “paga esta factura cerca. .”
• En negrilla la fecha debida.
Información que debe ser incluida en facturas
La información siguiente debe ser incluida en facturas:
• Dirección: dirección correcta, compañía, departamento, persona del contacto
• Descripción de la entrega, de productos/servicios, de cantidades, de la localización de la entrega y de la fecha
• Especificación clara de la cantidad, incluyendo suplementos posibles
• Referencia o número de orden de compra del otro partido
• Fecha de la orden
• Person/department que hizo ordenar
• Declaración clara de las condiciones del pago
• Declaración clara del método deseado de pago
• Número conocido y directo del dial del encargado del crédito responsable
¿Son sus facturas la causa de sus aflicciones de la colección?
Después de hechar una ojeada duro largo sus facturas, un número de profesionales del crédito han descubierto que era la parte de sus problemas de la colección selfinflicted. Cerciorándose de que la factura no deje nada a la discreción o a la imaginación del cliente, estos profesionales del crédito podían tapar algunos de sus escapes de la colección. Acredite a profesionales puede tomar una de sus facturas y fingir estar en el otro lado de la cerca. ¿Se explica la fecha debida claramente, o es dejada hasta el cliente para calcularla? Si hay dos maneras de interpretar la fecha debida, usted puede ser garantizado que usted la calculará una forma y su cliente el otro. Ponga’la elasticidad de t su cliente esta oportunidad. Imprima la fecha debida en la factura. Igual va para la cantidad debida. ¿Usted lo deja hasta el cliente para calcular el descuento? Haga simple para ellos. Indique que la cantidad de x es debida si la factura es pagada antes de la fecha 1 y de la cantidad de y si está pagada después. También cerciórese de que la factura esté clara y el cliente puede encontrar la fecha debida y ascender mismo easily.Where debido el cheque debe ser enviado a después de que se dibuje deba ser fácilmente evidente. Muchas compañías aumentan su flotador en pagos simplemente que envían a la parte incorrecta de la compañía. El cheque entonces pasa algunos días en correo entre oficinas. Finalmente, aunque usted no tiene ningún interés verdadero en el aumento del número de las llamadas que vienen en el departamento, ponga un nombre y un número de teléfono de la persona responsable de resolver discrepancias en la factura. Haciéndola clara al cliente que usted da la bienvenida a llamadas telefónicas, pueden tomar el teléfono para resolver discrepancias en vez de sus calculadoras para hacer una cierta contabilidad creativa.
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