Этапы цикла учета и компьютеризированных систем учета

Основные задачи по учету в организации, в процессе финансовой информации и подготовки финансовой отчетности на конец отчетного периода. Компании должны систематически процесса финансовой информации и должны иметь сотрудников, подготовить финансовые отчеты ежемесячно, ежеквартально и / или ежегодно. Для решения этих основных задач, целый ряд шагов, не требуется. В совокупности эти меры известны как цикл бухгалтерии. Шаги, которые в ручной системы учета, приводится ниже. Позже будет проведено краткое обсуждение компьютеризированной системы обработки.

Этапы цикла

1. Сбор и анализ данных операций и событий: Как операций и событий, связанных с финансовыми ресурсами место, они анализируются с точки зрения их влияния на финансовое положение компании. В качестве примера рассмотрим продаж за день в розничной создания, которые собираются на кассовой ленте. Эти продажи стать вкладом в систему учета. Каждая организация устанавливает счетов, которые определяются категории для учета операций и событий. В плане счетов для розничной создание упоминалось выше в настоящем пункте, будет включать в себя наличность и продаже.

2. Journalize сделки: После сбора и анализа информации, полученной на первом этапе информации, введена в целом журнал, который называется книга первоначальной. Журнализация операций может осуществляться постоянно, но этот шаг может де сделано в партии в конце концов, если данные из аналогичных сделок отсортированы и собраны на кассовой ленте, например. В конце дня продажи $ 4.000 за наличные будут регистрироваться в целом журнал в таком виде:
Денежные 4000
Продажа 4000

3. Отправить в общей бухгалтерской книге: общие записи журнала размещаются на главной бухгалтерской книге, который организует внимание. Все операции, за тот же счет собираются и кратко; Например, счет, озаглавленный''''продаже будут накапливаться в общий объем продаж за этот период. Если сообщения было сделано ежедневно, в продаже''''внимание в книге будет показать общий объем продаж на каждый день, а также совокупный объем продаж за период до настоящего времени. Отправка на бухгалтерские счета может быть реже, возможно, в конце каждого дня, в конце недели, или, возможно, даже в конце месяца.

4. Подготовить нескорректированные суда баланс: На конец периода, двойной записи, что требует учета дебета и кредита в общей бухгалтерской книге равны.

Дебет и кредит лишь о позиции - влево и вправо, соответственно. Некоторые счета, как правило, имеют дебетовые остатки (например, активы и расходы) и других счетов, остатки кредитов (например, пассивы, владельцев акций и доходов). Как сделок регистрируются в общем журнале, а затем публиковались в книге все суммы отчет по дебетовой стороне счетов (т.е. отчет по левой стороне) должны равные суммы всех зарегистрированных по кредитной стороне счетов (i. e., отчет по правую сторону). Подготовка нескорректированные суда баланса испытания равенства дебетов и кредитов, как это было зафиксировано в общей бухгалтерской книге. Если неравные суммы дебета и кредита содержатся в этом шаге, причина неравенства расследованы и исправить, прежде чем переходить к следующему шагу. Кроме того, это нескорректированной суда баланса предусматривает сальдо всех счетов, что может потребовать корректировки на следующем шаге.

5. Подготовить изменения: - Срок окончания корректировки, необходимые для приведения счета их остатков после надлежащего рассмотрения сделки и / или мероприятий не зарегистрировано. Под учета по методу начислений, доходы регистрируется, когда проценты и расходы по мере их возникновения. Таким образом, запись может потребоваться в конце периода в отчете доходы, которые были получены, но еще не зарегистрированных на книги. Кроме того, коррективы могут потребоваться учет расходов, которые могут быть понесены, но еще не зарегистрировано.

6. Подготовка скорректированного суда баланс: Как с нескорректированным суда баланса, этот этап испытаний равенства дебетов и кредитов. Вместе с тем, активы, пассивы, владельцев акций, доходы, и расходы сейчас отражения корректировок, которые были сделаны в предыдущем шаге. Если необходимо неравные суммы дебета и кредита или если учетная запись, по-видимому, неверно, несоответствия или ошибки расследованы и устранены.

7. Подготовка финансовой отчетности: Финансовая отчетность подготовлена с использованием скорректированные остатки от скорректированных суда баланса. Это одна из главных результатов работы системы финансового учета.

8. Закройте счета: Доходы и расходы накапливаются и сообщили периода, либо ежемесячно, ежеквартально или ежегодно. Чтобы предотвратить их не добавить или comingled доходов и расходов другое время, они должны быть закрыты из - это, с учетом нулевого сальдо - в конце каждого периода. Их чистые балансы, которые представляют собой доход или убыток за период, будут перенесены на владельцев акций. После поступления и расходы счета закрыты, только счета, которые имеют остатки имущества, ответственности и владельцев акций счетов. Их остатки переносятся на следующий период.

9. Подготовить после закрытия судебного баланс: Цель этого последний шаг преследует две цели: определить, что все доходы и расходы счета были закрыты и для проверки равенства дебетовых и кредитовых остатков всех балансовые счета, это, активы, пассивы и владельцев акций.

COMPUTERIZED СИСТЕМА УЧЕТА компьютеризированная система учета экономит много времени и сил, значительно уменьшает (если это не устраняет) математические ошибки, и позволяет более своевременной информации, чем руководство системы. В режиме реального времени среды, счета обращались и обновляются незамедлительно отражать деятельность, таким образом, шаги 2 и 3 как указано в предыдущем разделе. Необходимость проверить равенство дебета и кредита через суд остатки, как правило, не требуется в компьютеризированную систему учета, поскольку большинство систем критерий равенства дебетовых и кредитовых сумм, как они вошли. Если у кого-то были попытки ввода данных, содержащий неравенства, система не будет принимать участия. Поскольку компьютер, запланированных для размещения сумм на различные счета и расчета новых остатков новых записей производятся, возможность математических ошибок заметно уменьшается.

Компьютеры также могут программироваться для записи некоторой корректировки автоматически в конце этого периода. Большинство программ могут также подготовить финансовый отчет после того, как она была определена счет остатков являются правильными. Закрытие процесса на конец периода также можно сделать автоматически на компьютере. Права решения по-прежнему необходимо проанализировать данные для входа в компьютерную систему правильно. Кроме того, бухгалтера знаний и решения часто требуется для определения изменений, которые необходимы в конце отчетного периода. Механизм этой системы, однако, можно легко управляется компьютером.