I punti della contabilità ciclano ed automatizzato i sistemi contabili

Gli obiettivi primari della funzione di contabilità in un'organizzazione sono di procedere le informazioni finanziarie e redigere i rendiconti finanziari alla conclusione del periodo di contabilizzazione. Le aziende devono procedere sistematicamente le informazioni finanziarie e devono avere il personale che redigono i rendiconti finanziari su un mensile, il quarterly e/o base annuale. Per conseguire questi obiettivi primari, una serie di punti è richiesta. Questi punti sono conosciuti collettivamente come il ciclo di contabilità. I punti, applicabili ad un sistema contabile manuale, sono descritti qui sotto. Più successivamente, ci sarà una breve discussione su un sistema computerizzato di elaborazione.

I PUNTI DEL CICLO

1. Raccolga ed analizzi i dati dalle transazioni e dagli eventi: Poichè le transazioni e gli eventi si sono riferiti ai mezzi finanziari accadono, sono analizzate riguardo al loro effetto sulla posizione finanziaria dell'azienda. Come esempio, consideri le vendite per un giorno in un'istituzione al minuto che sono raccolte su nastro del registratore di cassa. Queste vendite si transformano in in input nel sistema contabile. Ogni organizzazione stabilisce una tabella dei clienti che identifica le categorie per le registrazioni dell'operazione e gli eventi. La tabella dei clienti per l'istituzione al minuto accennata più presto in questo paragrafo includerà i contanti e le vendite.

2. Registri le transazioni in un diario: Dopo la raccolta ed analizzato delle informazioni ottenute al primo punto, le informazioni sono inserite nel giornale generale, che è denominato il libro dell'entrata originale. Le transazioni registranti possono essere fatte continuamente, ma questa latta de di punto fatta in un batch alla conclusione del giorno se i dati dalle transazioni simili stanno fascicolandi e raccogliendi, su nastro del registratore di cassa, per esempio. Alla conclusione del giorno, le vendite di $4.000 per contanti sarebbero registrate nel giornale generale in questa forma:
Contanti 4000
Vendite 4000

3. Alberino al registro generale: Le entrate di giornale generali sono inviate al registro generale, che è organizzato dal cliente. Tutte le transazioni per lo stesso cliente sono raccolte e ricapitolate; per esempio, il cliente intitolato ‘‘vendite’’ accumulerà il valore totale delle vendite per il periodo. Se inviando fossero fatti giornalmente, ‘‘il cliente’’ di vendite nel registro mostrerebbe le vendite totali per ogni giorno così come le vendite cumulative per il periodo fin qui. Inviando ai clienti di registro può essere meno frequente, forse alla conclusione di ogni giorno, alla conclusione della settimana, o possibilmente anche alla fine del mese.

4. Prepari un equilibrio di prova non regolato: Alla conclusione del periodo, la contabilità double-entry richiede che i debiti e gli accreditamenti registrati nel registro generale sono uguali.

Il debito e l'accreditamento soltanto indicano la posizione— a destra e a sinistra, rispettivamente. Alcuni clienti hanno normalmente i beni e spese dei saldi debitori (per esempio) ed altri clienti hanno saldi a credito (per esempio, responsabilità, equità’ di proprietari e redditi). Mentre le transazioni sono registrate nel giornale generale e successivamente sono inviate al registro, tutti gli importi registrati dal lato di debito dei clienti (cioè, registrato dalla parte di sinistra) devono essere uguali tutti gli importi registrati dal lato di accreditamento dei clienti (cioè, registrato dalla parte di destra). La preparazione dell'equilibrio di prova non regolato verifica l'uguaglianza dei debiti e degli accreditamenti come registrata nel registro generale. Se gli importi disuguali dei debiti e degli accreditamenti sono trovati a questo punto, il motivo per la diseguaglianza è studiato e corretto prima di continuare al punto seguente. Ulteriormente, questo equilibrio di prova non regolato fornisce i pareggi di tutti i conti che possono richiedere la registrazione al punto seguente.

5. Prepari le registrazioni: le registrazioni dell'Periodo-estremità sono richieste per portare i clienti ai loro equilibrii adeguati dopo avere considerato le transazioni e/o gli eventi non ancora registrati. Sotto la contabilità accrual, il reddito è registrato una volta guadagnato e spese una volta subito. Quindi, un'entrata può essere richiesta alla conclusione del periodo per registrare il reddito che è stato guadagnato ma non ancora è stato registrato sui libri. Similmente, una registrazione può essere richiesta per registrare una spesa che può essere incontrata ma non ancora essere registrata.

6. Prepari un equilibrio di prova registrato: Come con un equilibrio di prova non regolato, i test di questa esposizione graduale l'uguaglianza dei debiti e gli accreditamenti. Tuttavia, le attività, le passività, l'equità’ di proprietari, i redditi e le spese ora rifletteranno le registrazioni che sono state procedere a al punto precedente. Se ci sono importi disuguali dei debiti e degli accreditamenti o se un cliente sembra essere errato, la discrepanza o l'errore è studiata e corretta.

7. Rediga i rendiconti finanziari: I rendiconti finanziari sono redatti usando gli equilibrii corretti dall'equilibrio di prova registrato. Queste sono una delle uscite primarie del sistema di contabilità.

8. Chiuda i conti: I redditi e le spese sono accumulati e segnalati entro il periodo, un mensile, trimestrale, o annualmente. Impedire il loro che non è aggiunto a o comingled con i redditi e spese di un altro periodo, devono essere chiusi verso l'esterno—cioè i dati equilibrii zero—alla conclusione di ogni periodo. I loro equilibrii netti, che rappresentano il reddito o la perdita per il periodo, sono trasferiti nell'equità’ di proprietari. Una volta che il reddito ed i clienti di spesa sono chiusi, gli unici clienti che hanno equilibrii sono le attività, le passività ed i clienti’ di equità di proprietari. I loro equilibrii sono trasportati in avanti al periodo prossimo.

9. Prepari un equilibrio di prova dichiusura: Lo scopo di questo punto finale è doppio: determinare che tutti i clienti di spesa e del reddito siano stati chiusi correttamente e verificare l'uguaglianza dei saldi a credito e di debito di tutto il bilancio spiegano, cioè, attività, passività e l'equità’ di proprietari.

Il sistema contabile automatizzato A AUTOMATIZZATO del SISTEMA CONTABILE conserva il moltissimi tempo e sforzo, considerevolmente riduce (se non elimina) gli errori matematici e tiene conto le informazioni molto più attuali di un sistema manuale. In un ambiente in tempo reale, i clienti sono raggiunti immediatamente ed aggiornati per riflettere l'attività, così unendo punti 2 e 3 come discusso nella sezione preceding. La necessità di esaminare ad uguaglianza dei debiti e ad accreditamenti attraverso gli equilibrii di prova non è richiesta solitamente in una contabilità di sistema automatizzata poiché la maggior parte della prova dei sistemi per uguaglianza del debito e dell'accreditamento ammonta mentre sono inseriti. Se qualcuno dovesse tentare ai dati di input che contengono una diseguaglianza, il sistema non accetterebbe l'input. Poiché il calcolatore è programmato per inviare gli importi ai vari clienti e per calcolare i nuovi equilibrii mentre nuovo entrate è fatto, la possibilità di errore matematico contrassegnato è ridotta.

I calcolatori possono anche essere programmati per registrare automaticamente alcune registrazioni alla conclusione del periodo. La maggior parte dei programmi del software possono inoltre redigere il rendiconto finanziario una volta che è stato determinato gli equilibrii di cliente è corretto. Il processo di chiusura alla conclusione del periodo può anche essere fatto automaticamente dal calcolatore. Il giudizio umano ancora è richiesto analizzare correttamente i dati per l'entrata nel sistema di elaborazione. Ulteriormente, la conoscenza’del ragioniere s ed il giudizio sono richiesti frequentemente determinare le registrazioni che sono necessarie alla conclusione del periodo oggetto della relazione. I meccanismi del sistema, tuttavia, possono essere maneggiati facilmente dal calcolatore.

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