Les premiers objectifs de la fonction de comptabilité dans une organisation sont traiter l'information financière et de préparer des relevés des compte financier à la fin du période comptable de comptabilisation. Les compagnies doivent systématiquement traiter l'information financière et doivent avoir le personnel qui préparent des relevés des compte financier sur un mensuel, la publication trimestrielle, et/ou la base annuelle. Pour répondre à ces premiers objectifs, une série d'étapes est exigée. Collectivement ces étapes sont connues comme cycle de comptabilité. Les étapes, applicables à un plan comptable manuel, sont décrites ci-dessous. Plus tard, il y aura une brève discussion d'un système de traitement automatisé.
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LES ÉTAPES DU CYCLE
1. Rassemblez et analysez les données des transactions et des événements : Car les transactions et les événements se sont reliés aux ressources financières se produisent, elles sont analysées en ce qui concerne leur effet sur la position financière de la compagnie. Comme exemple, considérez les ventes pendant un jour dans un établissement au détail qui sont rassemblées sur bande de caisse enregistreuse. Ces ventes deviennent des entrées dans le plan comptable. Chaque organisation établit un diagramme des comptes qui identifie les catégories pour des transactions et des événements d'enregistrement. Le diagramme des comptes pour l'établissement au détail mentionné plus tôt dans ce paragraphe inclura l'argent comptant et les ventes.
2. Tenez un journal des transactions : Après le rassemblement et l'analyse de
l'information obtenue en la première étape, l'information est
écrite dans le journal général,
qui s'appelle le livre de l'entrée originale. Des transactions d'écriture peuvent être faites
continuellement, mais ce bidon De d'étape fait dans un groupe à la
fin du jour si des données des transactions semblables sont assorties
et rassemblées, sur bande de caisse enregistreuse, par exemple.
À la fin du jour, les ventes de $4.000 pour l'argent comptant
seraient enregistrées dans le journal général sous cette forme :
Argent comptant 4000
Ventes 4000
3. Poteau au livre : Les écritures comptables générales sont signalées au livre, qui est organisé par compte. Toutes les transactions pour le même compte sont rassemblées et récapitulées ; par exemple, le compte autorisé ‘‘des ventes’’ accumulera toute la valeur des ventes pour la période. Si signalant étaient faits quotidiennement, ‘‘le compte’’ de ventes dans le registre montrerait toutes les ventes pour chaque jour aussi bien que les ventes cumulatives pour la période jusqu'ici. La signalisation aux comptes de registre peut être moins fréquente, peut-être à la fin de chaque jour, à la fin de la semaine, ou même probablement à la fin du mois.
4. Préparez une balance intermédiaire non ajustée : À la fin de la période, la comptabilité en partie double exige que les débits et les crédits enregistrés dans le livre soient égaux.
Le débit et le degré de solvabilité signifient simplement la position— à gauche et à droite, respectivement. Quelques comptes ont normalement des capitaux et des dépenses de soldes débiteurs (par exemple) et d'autres comptes ont des équilibres de degré de solvabilité (par exemple, responsabilités, capitaux propres’ de propriétaires et revenus). Pendant que des transactions sont enregistrées dans le journal général et plus tard signalées au registre, tous les montants enregistrés du côté de débit des comptes (c.-à-d., enregistré du côté gauche) doivent égaler tous les montants enregistrés du côté de degré de solvabilité des comptes (c.-à-d., enregistré du bon côté). La préparation d'une balance intermédiaire non ajustée examine l'égalité des débits et des crédits comme enregistrée dans le livre. Si des montants inégaux de débits et de crédits sont trouvés dans cette étape, la raison de l'inégalité est étudiée et corrigée avant la marche à suivre à la prochaine étape. En plus, cette balance intermédiaire non ajustée fournit les soldes de tous les comptes qui peuvent exiger l'ajustement dans la prochaine étape.
5. Préparez les ajustements : des ajustements d'Période-extrémité sont exigés pour apporter des comptes à leurs équilibres appropriés après avoir considéré des transactions et/ou des événements pas encore enregistrés. Sous la comptabilité patrimoniale, le revenu est enregistré une fois gagné et des dépenses une fois encouru. Ainsi, une entrée peut être exigée à la fin de la période pour enregistrer le revenu qui a été gagné mais pas encore enregistré sur les livres. De même, un ajustement peut être exigé pour enregistrer des dépenses qui ont pu avoir été encourues mais avoir été pas encore enregistrées.
6. Préparez un solde d'essai rectifié : Comme avec une balance intermédiaire non ajustée, des step-tests ce l'égalité des débits et des crédits. Cependant, l'actif, le passif, les capitaux propres’ de propriétaires, les revenus, et les dépenses refléteront maintenant les ajustements qui ont été faits dans l'étape précédente. S'il y a des montants inégaux de débits et de crédits ou si un compte semble être incorrect, l'anomalie ou l'erreur est étudiée et corrigée.
7. Préparez les relevés des compte financier : Des relevés des compte financier sont préparés en utilisant les équilibres corrigés du solde d'essai rectifié. Ce sont l'une des sorties primaires du système de comptabilité financière financière.
8. Clôturez les comptes : Des revenus et les dépenses sont accumulés et rapportés par la période, un mensuel, trimestriel, ou annuellement. Empêcher le leur n'étant pas ajouté à ou comingled avec des revenus et des dépenses d'une autre période, ils doivent être clôturés hors—c'est-à-dire, des équilibres zéro donnés—à la fin de chaque période. Leurs équilibres nets, qui représentent le revenu ou la perte pour la période, sont transférés dans des capitaux propres’ de propriétaires. Une fois que le revenu et les notes de frais sont fermés, les seuls comptes qui ont des équilibres sont l'actif, le passif, et les comptes’ de capitaux propres de propriétaires. Leurs équilibres sont reportés à la période suivante.
9. Préparez une balance intermédiaire de post-fermeture : Le but de cette étape finale est double : déterminer que tous les revenu et notes de frais ont été clôturés correctement et examiner l'égalité des équilibres de débit et de degré de solvabilité de tout le bilan rend compte, c.-à-d., actif, passif et capitaux propres’ de propriétaires.
Le plan comptable automatisé par A AUTOMATISÉ du PLAN COMPTABLE sauve beaucoup de temps et d'effort, réduit considérablement (si pas élimine) des erreurs mathématiques, et tient compte de l'information beaucoup plus opportune que un système manuel. Dans un environnement en temps réel, des comptes sont consultés et mis à jour immédiatement pour refléter l'activité, de ce fait combinant les étapes 2 et 3 comme discuté dans la section précédente. La nécessité de déterminer l'égalité des débits et les crédits par les balances intermédiaires n'est pas habituellement exigée dans une comptabilité de système automatisée puisque la plupart d'essai de systèmes pour l'égalité du débit et du degré de solvabilité s'élève pendant qu'ils sont présentés. Si quelqu'un devaient essayer aux données d'entrée contenant une inégalité, le système n'accepterait pas l'entrée. Puisque l'ordinateur est programmé pour signaler des montants aux divers comptes et pour calculer les nouveaux équilibres pendant que nouveau des entrées sont faits, la possibilité d'erreur mathématique est nettement réduite.
Des ordinateurs peuvent également être programmés pour enregistrer quelques ajustements automatiquement à la fin de la période. La plupart des programmes de logiciel peuvent également préparer le relevé de compte financier une fois qu'on l'a déterminé les équilibres de compte sont correct. Le processus de fermeture à la fin de la période peut également être fait automatiquement par l'ordinateur. Le jugement humain est encore exigé pour analyser les données pour l'entrée dans le système informatique correctement. En plus, la connaissance’du comptable s et le jugement sont fréquemment exigés de déterminer les ajustements qui sont nécessaires à la fin de la période de reportage. Les mécanismes du système, cependant, peuvent facilement être manipulés par l'ordinateur.
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