Los pasos de la contabilidad completan un ciclo y automatizaron los planes contables

Los objetivos primarios de la función de la contabilidad en una organización son procesar la información financiera y elaborar estados financieros en el final del período de contabilización. Las compañías deben procesar sistemáticamente la información financiera y deben tener el personal que elaboran estados financieros sobre un mensual, el quarterly, y/o base anual. Para resolver estos objetivos primarios, una serie de pasos se requiere. Estos pasos se conocen colectivamente como el ciclo de la contabilidad. Los pasos, aplicables a un plan contable manual, se describen abajo. Más adelante, habrá una breve discusión de un sistema de proceso automatizado.

LOS PASOS DEL CICLO

1. Recoja y analice los datos de transacciones y de acontecimientos: Pues las transacciones y los acontecimientos se relacionaron con los recursos financieros ocurren, se analizan con respecto a su efecto sobre la posición financiera de la compañía. Como ejemplo, considere las ventas por un día en un establecimiento al por menor que se recogen en una cinta de caja registradora. Estas ventas se convierten en entradas en el plan contable. Cada organización establece una carta de cuentas que identifique las categorías para las transacciones y los acontecimientos de grabación. La carta de las cuentas para el establecimiento al por menor mencionado anterior en este párrafo incluirá efectivo y ventas.

2. Haga un diario las transacciones: Después de recoger y de analizar la información obtenida en el primer paso, la información se incorpora al diario general, que se llama el libro de la entrada original. Las transacciones que hacen un diario se pueden hacer continuamente, solamente esta lata de del paso hecha en una hornada en el final del día si los datos de transacciones similares se están clasificando y se están recogiendo, en una cinta de caja registradora, por ejemplo. En el final del día, las ventas de $4.000 para el efectivo serían registradas en el diario general en esta forma:
Efectivo 4000
Ventas 4000

3. Poste al libro mayor general: Las entradas de diario generales se fijan al libro mayor general, que es organizado por cuenta. Todas las transacciones para la misma cuenta se recogen y se resumen; por ejemplo, la cuenta dada derecho ‘‘las ventas’’ acumulará el valor total de las ventas para el período. Si fijó fueran hechos diariamente, ‘‘la cuenta’’ de ventas en el libro mayor demostraría las ventas totales para cada día así como las ventas acumulativas para el período hasta la fecha. La fijación a las cuentas de libro mayor puede ser menos frecuente, quizás en el final de cada día, en el final de la semana, o iguale posiblemente al fin del mes.

4. Prepare un balance de comprobación sin ajustar: En el final del período, la contabilidad double-entry requiere que los debes y los créditos registrados en el libro mayor general sean iguales.

El debe y el crédito significan simplemente la posición— a la izquierda e a la derecha, respectivamente. Algunas cuentas tienen normalmente activos y costos de los saldos deudores (e.g.) y otras cuentas tienen sueldos acreedores (e.g., responsabilidades, equidad’ de dueños y réditos). Mientras que las transacciones se registran en el diario general y se fijan posteriormente al libro mayor, todas las cantidades registradas en el lado de debe de cuentas (es decir, registrado en el lado izquierdo) deben igualar todas las cantidades registradas en el lado de crédito de cuentas (es decir, registrado en el derecho). La preparación de un balance de comprobación sin ajustar prueba la igualdad de debes y de créditos según lo registrado en el libro mayor general. Si las cantidades desiguales de debes y de créditos se encuentran en este paso, la razón de la desigualdad se investiga y se corrige antes de proceder al paso siguiente. Además, este balance de comprobación sin ajustar proporciona los equilibrios de todas las cuentas que pueden requerir el ajuste en el paso siguiente.

5. Prepare los ajustes: los ajustes del Peri'odo-extremo se requieren para traer cuentas a sus equilibrios apropiados después de considerar las transacciones y/o los acontecimientos no todavía registrados. Bajo contabilidad acumulada, se registra el rédito cuando está ganado y los costos cuando está incurrido en. Así, una entrada se puede requerir en el final del período para registrar el rédito se ha ganado pero no todavía se ha registrado que en los libros. Semejantemente, un ajuste se puede requerir para registrar un costo que pudo haber sido incurrido en pero no todavía haber sido registrado.

6. Prepare un balance de comprobación ajustado: Como con un balance de comprobación sin ajustar, pruebas de este paso la igualdad de debes y créditos. Sin embargo, los activos, las responsabilidades, la equidad’ de dueños, los réditos, y los costos ahora reflejarán los ajustes que se han hecho en el paso anterior. Si hay cantidades desiguales de debes y de créditos o si una cuenta aparece ser incorrecta, se investiga y se corrige la discrepancia o el error.

7. Elabore los estados financieros: Se elaboran los estados financieros usando los equilibrios corregidos del balance de comprobación ajustado. Éstos son una de las salidas primarias del sistema de la contabilidad financiera.

8. Cierre las cuentas: Los réditos y los costos se acumulan y se divulgan por el período, un mensual, trimestral, o anualmente. Prevenir su que no era agregado a o comingled con los réditos y los costos de otro período, él necesita ser cerrado fuera—es decir, de equilibrios cero dados—en el final de cada período. Sus equilibrios netos, que representan la renta o la pérdida para el período, se transfieren en equidad’ de dueños. Una vez que el rédito y las cuentas de costo sean cerrados, las únicas cuentas que tienen balances son el activo, la responsabilidad, y las cuentas’ de la equidad de dueños. Sus equilibrios se llevan adelante al período próximo.

9. Prepare un balance de comprobación de poste-cierre: El propósito de este paso final es doble: determinarse que todas las cuentas del rédito y de costo han estado cerradas correctamente y probar la igualdad del debe y sueldos acreedores de todo el balance considera, es decir, los activos, las responsabilidades y equidad’ de dueños.

El plan contable automatizado A AUTOMATIZADO del PLAN CONTABLE ahorra tiempo y esfuerzo muchos, reduce considerablemente (si no elimina) errores matemáticos, y tiene en cuenta una información mucho más oportuna que un sistema manual. En un ambiente en tiempo real, las cuentas están alcanzadas y puestas al día inmediatamente para reflejar actividad, así combinando los pasos 2 y 3 según lo discutido en la sección precedente. La necesidad de probar para la igualdad de debes y los créditos a través de balances de comprobación no se requiere generalmente en una contabilidad de sistema automatizada puesto que asciende la mayoría de la prueba del sistema para la igualdad del debe y del crédito mientras que se entran. Si alguien procurara a los datos de entrada que contenían una desigualdad, el sistema no aceptaría la entrada. Puesto que se hace la computadora se programa para fijar cantidades a las varias cuentas y para calcular los nuevos equilibrios como nuevo las entradas, la posibilidad de error matemático se reduce marcado.

Las computadoras se pueden también programar para registrar algunos ajustes automáticamente en el final del período. La mayoría de los programas del software pueden también elaborar el estado financiero una vez que se haya determinado los equilibrios de la cuenta esté correcto. El proceso de cierre en el final del período se puede también hacer automáticamente por la computadora. El juicio humano todavía se requiere analizar los datos para la entrada en el sistema informático correctamente. Además, el conocimiento’del contable s y el juicio se requieren con frecuencia determinar los ajustes que son necesarios en el final del período de divulgación. Los mecánicos del sistema, sin embargo, pueden ser manejados fácilmente por la computadora.

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