Die Primärzielsetzungen der Buchhaltungfunktion in einer Organisation sind, finanzielle Informationen zu verarbeiten und Finanzberichte am Ende des Buchungszeitraums vorzubereiten. Firmen müssen finanzielle Informationen systematisch verarbeiten und müssen Personal, die Finanzberichte auf einem Monats, vorbereiten Vierteljahresschrift und/oder jährliche Grundlage haben. Um diese Primärzielsetzungen zu treffen, wird eine Reihe Schritte angefordert. Zusammen bekannt diese Schritte als der Buchhaltungzyklus. Die Schritte, die auf ein manuelles Rechnungssystem anwendbar sind, sind unten beschrieben. Später gibt es eine kurze Diskussion über ein automatisiertes Verarbeitungssystem.
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DIE SCHRITTE DES ZYKLUS
1. Sammeln Sie und analysieren Sie Daten von den Verhandlungen und von den Fällen: Da Verhandlungen und Fälle auf finanziellen Betriebsmitteln bezogen, treten sie werden analysiert in Bezug auf ihren Effekt auf die Finanzlage der Firma auf. Als Beispiel betrachten Sie die Verkäufe für einen Tag in einer Kleineinrichtung, die auf einem Kassenstreifen gesammelt werden. Diese Verkäufe werden Eingänge in das Rechnungssystem. Jede Organisation stellt ein Diagramm Rechnungsprüfungen her, das die Kategorien für Aufnahmeverhandlungen und -fälle kennzeichnet. Das Diagramm Rechnungsprüfungen für die Kleineinrichtung, die früh in diesem Punkt erwähnt wird, schließt Bargeld und Verkäufeein.
2. Zeichnen Sie Verhandlungen auf: Nachdem man die Informationen gesammelt hat und
analysiert hat, die im ersten Schritt eingeholt werden, sind die
Informationen in das allgemeine Journal
eingetragen, das das Buch der ursprünglichen Eintragung genannt wird. Aufzeichnende Verhandlungen können fortwährend
erfolgt werden, aber dieses Schrittdose De, das in einer Reihe am Ende
des Tages getan wird, wenn Daten von den ähnlichen Verhandlungen, auf
einem Kassenstreifen, z.B. sortiert und gesammelt werden. Am
Ende des Tages, würden die Verkäufe von $4.000 für Bargeld im
allgemeinen Journal in dieser Form notiert:
Bargeld 4000
Verkäufe 4000
3. Pfosten zum Generaldirektor: Die allgemeinen Journaleinträge werden zum Generaldirektor bekanntgegeben, der durch Konto organisiert wird. Alle Verhandlungen für das gleiche Konto werden gesammelt und zusammengefaßt; z.B. sammelt das Konto, das ‘‘Verkäufe’’ erlaubt wird, den Gesamtwert der Verkäufe während der Periode an. Bei der Eintragung täglich getan wurden, würde ‘‘das’’ Verkaufskonto im Hauptbuch die Gesamtverkäufe für jeden Tag sowie die kumulativen Verkäufe während der Periode bis jetzt zeigen. Die Eintragung zu den Hauptbuchkonten kann, möglicherweise am Ende jedes Tages, am Ende der Woche weniger häufig sein, oder glätten Sie vielleicht am Monatsende.
4. Bereiten Sie eine unangepaßte Rohbilanz vor: Am Ende der Periode, erfordert doppelte Buchführung, daß die Schuldposten und Gutschriften, die im Generaldirektor notiert werden, gleich sind.
Schuldposten und Gutschrift bedeuten bloß die linke— und rechte Position, beziehungsweise. Einige Konten haben normalerweise Werte und Unkosten der Sollsalden (z.B.) und andere Konten haben Negativseiten (z.B., Verbindlichkeiten,’ Eigenkapital und Einkommen). Während Verhandlungen im allgemeinen Journal notiert werden und nachher zum Hauptbuch bekanntgegeben, müssen alle Mengen, die auf der Sollseite Rechnungsprüfungen notiert werden (d.h., notiert auf der linken Seite) allen Mengen entsprechen, die auf der Habenseite Rechnungsprüfungen notiert werden (, d.h. notiert auf der rechten Seite). Das Vorbereiten einer unangepaßten Rohbilanz prüft die Gleichheit von Schuldposten und von Gutschriften, wie im Generaldirektor notiert. Wenn ungleiche Mengen Schuldposten und Gutschriften in diesem Schritt gefunden werden, wird der Grund für die Verschiedenheit nachgeforscht und behoben, bevor man zum folgenden Schritt fortfährt. Zusätzlich liefert diese unangepaßte Rohbilanz die Balancen alle Rechnungsprüfungen, die Justage im folgenden Schritt erfordern können.
5. Bereiten Sie Justagen vor: Periode-Endejustagen werden angefordert, um Konten zu ihren korrekten Balancen zu holen, nachdem man die Verhandlungen und/oder Fälle nicht schon notiert betrachtet hat. Unter periodenechter Rechnungslegung wird auf Einkommen notiert, wenn es und Unkosten erworben wird, wenn es genommen wird. So kann eine Eintragung am Ende der Periode erfordert werden, um Einkommen zu notieren, das erworben worden ist, aber nicht schon auf den Büchern notiert worden. Ähnlich kann eine Justage erfordert werden, um Unkosten zu notieren, auf die genommen worden sein aber nicht schon notiert worden sein können.
6. Bereiten Sie einen berichtigten Probesaldo vor: Wie mit einer unangepaßten Rohbilanz, Tests dieses Schrittes die Gleichheit von Schuldposten und Gutschriften. Jedoch reflektieren Werte, Verbindlichkeiten,’ Eigenkapital, Einkommen und Unkosten jetzt die Justagen, die im vorhergehenden Schritt eingestellt worden sind. Wenn es ungleiche Mengen Schuldposten und Gutschriften gibt, oder wenn ein Konto scheint, falsch zu sein, wird die Diskrepanz oder die Störung nachgeforscht und behoben.
7. Bereiten Sie Finanzberichte vor: Finanzberichte werden mit den behobenen Balancen vom berichtigten Probesaldo vorbereitet. Diese sind einer der Primär ausgänge des Finanzbuchhaltungsystems.
8. Schließen Sie die Konten ab: Einkommen und Unkosten werden bis zum der Periode, entweder ein Monats- angesammelt und berichtet, ein vierteljährlich oder jährlich. Ihr zu verhindern hinzufügend nicht oder comingled mit Einkommen und Unkosten einer anderen Periode, müssen sie aus gegebenen—nullbalancen am—Ende jeder Periode das heißt, geschlossen werden. Ihre Netto balancen, die das Einkommen oder den Verlust während der Periode darstellen, werden in Eigenkapital’ gebracht. Sobald Einkommen und Auslagenrechnungen geschlossen sind, sind die einzigen Konten, die Balancen haben, der Wert, die Verbindlichkeit und die’ Eigenkapitalkonten. Ihre Balancen werden zur folgenden Periode vorgetragen.
9. Bereiten Sie eine Pfosten-schließende Rohbilanz vor: Der Zweck dieses abschließenden Schrittes ist zweifach: festzustellen daß alles Einkommen und Auslagenrechnungen richtig geschlossen worden sind und die Gleichheit des Schuldpostens und die Negativseiten der ganzer Bilanz zu prüfen erklärt d.h. Werte, Verbindlichkeiten und’ Eigenkapital.
AUTOMATISIERTES automatisiertes Rechnungssystem DES RECHNUNGSSYSTEMS A speichert viel Zeit und Bemühung, verringert beträchtlich (wenn nicht beseitigt), mathematische Störungen und zuläßt viel fristgerechtere Informationen, als ein manuelles System. In einem Realzeitklima werden Konten sofort erreicht und aktualisiert, um Tätigkeit zu reflektieren und so kombinieren Schritte 2 und 3, wie im vorhergehenden Abschnitt besprochen. Die Notwendigkeit, auf Gleichheit von Schuldposten und Gutschriften durch Rohbilanzen zu prüfen wird normalerweise nicht in einer automatisierten System Buchhaltung angefordert, da die meiste Prüfung der Anlage für Gleichheit des Schuldpostens und der Gutschrift beträgt, während sie betreten werden. Wenn jemand zu den Eingang Daten versuchen sollten, die eine Verschiedenheit enthalten, würde das System nicht den Eingang annehmen. Da der Computer programmiert wird, um Mengen zu den verschiedenen Konten bekanntzugeben und die neuen Balancen zu errechnen, während neu Eintragungen, werden gebildet, wird die Möglichkeit der mathematischen Störung deutlich verringert.
Computer können auch programmiert werden, um etwas Justagen am Ende der Periode automatisch zu notieren. Die meisten Software-ProgrammeSIND auch in der Lage, die Finanzberichte vorzubereiten, sobald es den Kontobalancen ist korrekt festgestellt worden ist. Der schließende Prozeß am Ende der Periode kann durch den Computer auch automatisch erfolgt werden. Menschliches Urteil wird noch angefordert, die Daten für Eintragung in das Computersystem richtig zu analysieren. Zusätzlich werden das’Wissen des Buchhalters s und das Urteil häufig angefordert, die Justagen festzustellen, die am Ende der Bericht Periode erforderlich sind. Die Mechaniker des Systems können durch den Computer jedoch leicht angefaßt werden.
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