Tous les jours et les outils de planification de tâches de gestion et des conseils

Notre vie est d'environ objectifs. Rare personne vit sans un but ultime ou un oiseau rêve flottant quelque part sur un horizon. Mais, pour atteindre cet objectif implique l'exécution des milliers de petites tâches, les corvées quotidiennes, des réunions et des actions. Planification de ces activités est effectivement ce que la gestion du temps est d'environ.

En fait, la gestion du temps n'est pas exactement un mot juste, puisque nous ne pouvons pas gérer ou contrôler le temps donné, mais ne peut gérer nous-mêmes, nos actions pour tenir dans les délais. C'est pourquoi certains préfèrent «gestion de la vie" ou "tâches de gestion des« termes.

Idée de base de la gestion des tâches est d'organiser votre vie quotidienne afin que vous puissiez plus facilement et plus rapidement à atteindre vos objectifs ultimes. Toutefois, seulement une poignée d'esprits disciplinés réussit à ne pas perdre leur cœur traitant avec les organisateurs de temps complexe, les planificateurs et les tas de papiers. La majorité des gens ordinaires considèrent qu'ils sont un attribut de la vie de l'entreprise alors qu'il était encore trop ennuyeux et le temps beaucoup de chose à mettre en œuvre dans une routine quotidienne.

Mais voici une autre idée: pas de jour sans planification. La raison principale en est que les capacités de la mémoire humaine sont très limitées en termes d'éléments simultanément stockées. Il a été constaté que la plupart d'entre nous ne peut détenir plus de 7 (± 2) les objets dans une mémoire à court terme. Ce qui signifie inévitablement que nous devons mettre un peu de nos pensées ou des tâches dans le papier ou le type d'un ordinateur. Ainsi, nous libérons le cerveau du besoin accablés rappeler les choses irrégulières, par exemple, que Août 12, est un anniversaire de mariage de votre tante.

Une autre raison pour la planification quotidienne est qu'elle permet d'économiser énormément de temps. L'idée de GTD (Getting Things Done) devient très populaire de nos jours parce que des milliers de travailleurs désorganisés et les intendants ont trouvé leur paix et l'harmonie seulement en raison du temps libre de ne pas consacré à la planification et de mémorisation. Ils ont maintenant eu la chance d'utiliser le temps plus efficacement sur la créativité ou d'avoir simplement une pause.

Getting Things Done est une méthode créée par David Allen et décrit dans un livre du même nom. GTD repose sur le principe selon lequel une personne a besoin de déplacer les tâches hors de l'esprit en les enregistrant à l'extérieur. De cette façon, l'esprit est libéré de la tâche de se souvenir de tout ce qui doit être fait et peut se concentrer sur l'exécution effective de ces tâches.

Voici les principes fondamentaux du GTD:

1. Rassemblez vos idées: Capture tout ce stuff () qui est nécessaire pour suivre, rappelez-vous ou de prendre les actions et les mettre dans un soi-disant "bucket": une boîte de réception physique, d'une boîte e-mail, un magnétophone, un ordinateur portable, un PDA, un bureau, etc Cela rendra votre tête déchargés et empêche un dépassement de l'information dans une situation de choix en abondance, des tâches ou des événements.
2. Processus de l'étoffe: Déterminer si certaines mesures doivent être prises ou non. Si une tâche est réalisable (ie prend moins de deux minutes): a) Faites-le immédiatement, b) le déléguer, c) la différer.
3. Organiser: Si une tâche ne nécessite pas de mesures: a) définir la prochaine action, b) la déposer à titre de référence, c) le jeter, d) le garder pour une éventuelle action ultérieure, e) le mettre en «un jour / peut-être" liste, f ) attendent d'autres actions ou manifestations à remplir.
4. Review ( "dépôt tickler"): Toutes les actions en circulation, des projets et «d'attente pour les« tâches doit être réexaminée au moins une fois par semaine, en s'assurant que toutes les nouvelles missions ou des événements à venir sont entrés dans le système GTD et que tout est à jour.

To-do lists: avantages et conseils

En général, les listes de tâches sont des listes de papier ou de fichiers informatiques lorsque vous écrivez les tâches, les activités planifiées par rapport à une certaine date ou une période de temps. To-do lists fournir un certain nombre d'avantages importants pour votre planification régulière:

-- l'organisation de votre vie: Accroître l'efficacité et donc la productivité, permettant ainsi plus de temps pour les loisirs.

-- l'établissement des priorités: Dans les listes de tâches vous mai se concentrer sur les tâches les plus importantes et les éléments à améliorer la productivité et atteindre des objectifs plus beaucoup plus rapide. Priorisation permet de donner les tâches les plus importantes plus d'attention, de l'énergie et de temps. Ayant vos tâches prioritaires signifie aussi que vous sachiez exactement ce qui va vous faire lorsqu'un tel ou tel truc est fait.

-- coordination des tâches similaires: Éviter la répétition du travail. Par exemple, si vous devez apporter un document à un département et informer ses travailleurs sur la réunion envisagée, ces deux tâches peut être fait tout à fait.

-- le suivi des progrès: Cocher les tâches que vous avez terminé. Cela peut être particulièrement important lorsque vous êtes engagé dans une certaine auto-formations de développement ou des processus impliquant plusieurs étapes concessif.

-- rappelant: Être placé sur votre frigo (dans le cas des papiers collants) ou équipé avec des notifications sonores (dans le cas des appareils électroniques), il vous rappellera à toutes les tâches importantes à l'avance.

10 conseils de base pour la gestion des tâches et la création de listes à faire:

1. Trouver la bonne méthode pour garder vos listes de choses à faire: Certaines personnes aiment mettre des tâches à la main, sur détachable papiers, planificateurs quotidiens ou des listes A4 alors que d'autres utilisent des tableurs Excel, les barres d'outils Outlook ou un logiciel spécial qui peut créer des tâches, le suivi de leurs performances, les notifications sonores jouer et effectuer d'autres fonctions utiles.
2. Hiérarchiser les tâches: Mettez vos tâches par ordre d'importance ou l'urgence et donner la priorité aux tâches qui vous rapprocher de vos objectifs.
3. Soyez réaliste: Vérifiez si vous pouvez vraiment accomplir la tâche que vous vous embarquez. Assurez-vous également que la tâche est réelle pour la période prévue de temps.
4. Soyez précis: Chaque élément de votre liste devrait être une tâche compréhensibles, courts et mesurables.
5. Décomposer des tâches complexes en plus petits morceaux maniables et se concentrer sur un à la fois.
6. Groupe et de classifier les tâches similaires: Par exemple créer plusieurs listes de tâches par catégories - les achats, les réunions, événements, etc
7. Délégué votre travail: S'il ya des gens disponibles qui peuvent vous aider dans votre travail, demandez-leur de vous aider.
8. Soyez souple et pas trop détaillée: N'oubliez pas que les tâches mai parfois être interrompue ou retardée, afin de permettre des variations ou des réserves pour eux.
9. Laisser des espaces pour les activités imprévues: Vous mai pas savoir exactement ce que vous avez à faire, mais si vous prévoyez le temps de le faire, alors d'autres choses importantes n'obtiendrez pas poussé hors de la voie où la demande s'en fait sentir.
10. Faire des listes de choses à faire un relevé quotidien: À la fin de la journée de travail, prenez le temps d'examiner les réalisations de la journée, de les croiser au large de votre liste et le plan de votre travail pour le lendemain.

De nombreux experts le temps de gestion des conseils d'introduire un système basé sur une carotte et du bâton principe: penser à une récompense que vous obtiendrez en cas d'accomplissement et de sanction, si une tâche ne sera pas achevée avant la fin de la période prévue.

C'est aussi une bonne idée d'évaluer régulièrement la façon dont vous dépensez votre temps. Dans certains cas, la meilleure chose que vous puissiez faire est de cesser d'accomplir une activité qui n'est plus de vous servir afin que vous puissiez passer le temps à faire quelque chose de plus précieux. Pensez à ce que vous donnez en place afin de maintenir vos activités actuelles.

Tâches courantes de gestion de logiciel:

• Remember The Milk: Web-based to-do list manager en mettant l'accent sur la simplicité et l'intégration avec des applications populaires de tiers.
• TaskPilot: Options tâche vaste; soutient les dossiers et hiérarchie des tâches; import / export à partir d'Outlook.
• FusionDesk
• Swift To-Do List: Structure arborescente hiérarchique, drag & drop des tâches, les pièces jointes à des tâches, à faire de multiples bases de données.
• VIP Gestionnaire de tâches: Client / serveur logiciel de collaboration de groupe de travail et la gestion des tâches par plusieurs utilisateurs.
• MindDecider: Gestion de projet et le processus décisionnel des logiciels avec des outils de tâches de gestion extensive.

Avantages des outils de gestion MindDecider sa tâche:

• créer facilement des listes de choses à faire
• l'établissement des priorités pour les tâches (GTD)
• organiser les tâches par ordre d'importance et de sélection des tâches les plus importantes (GTD)
• ajoutant des commentaires, des images et des hyperliens
• l'application des attributs pour des tâches de mesure et de surveillance
• facile de placer des tâches sur un calendrier et le suivi de leurs progrès
• nombre illimité de tâches (GTD)
• catégorisation des tâches et des sous-tâches (tasks arbre)
• preset contrôles, question et d'autres marques
• zoom in / out avec un calendrier indiquant les périodes de quelques heures à plusieurs années.

Références:

• David Allen, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, Penguin (Non-Classics), 2002.
• Morgenstern, Julie. Organiser From the Inside Out, Owl Books, 1998.
• Marc Mancini, Gestion du temps: Compétences Business Express série, McGraw-Hill Professional, 1993.
• Les listes des tâches: la clé de l'efficacité (MindTools.com)
• Prise en main de "Getting Things Done" (43folders.com)
• A Primer on Getting Things Done (7pproductions.com)

Visitez MindDecider's web-site www.minddecider.com de télécharger des versions mises à jour de MindDecider, les projets de visualiser et de lire des articles traitant de la gestion.

 

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