Folha de pagamento: É você que faz a direita

Folha de pagamento: Você está fazendo-a direita?

Introdução

A folha de pagamento é o coração de todo o negócio. É a uma função financeira de cada negócio que deve ser punctual e exata. É igualmente uma área que tem o grande potencial para ajudar em outras áreas de negócio.

Um atraso ligeiro em pagar a equipe de funcionários pode provocar uma escala das conseqüências do descontentamento da equipe de funcionários completamente à acção industrial. Um erro em pagar mal ou em pagar em excesso um empregado pode causar problemas porque o empregado exijirá a correção alerta e terá uma ideia menos favorável da companhia. Às vezes há as razões legais e práticas que impedem um empregador que recupera uma sobrepaga.

Cada nação industrializada no mundo tem detalhado agora leis em condições de emprego. Embora estejam tendendo a incluir elementos similares, há umas diferenças ainda significativas entre nações. Negligenciar um detalhe legal pode conduzir às penalidades sérias. Pode igualmente conduzir aos erros significativos no cálculo de gastos se algum custo de folha de pagamento é negligenciado.

A folha de pagamento é igualmente uma área que seja vulnerável aos riscos para a segurança. Há uma oportunidade para a fraude, tal como a colocação de fantasmas sobre a folha de pagamento. Há igualmente um risco para a segurança que a informação é sensível.

Estas são tudo boas razões funcionar um self-assessment/exame portas adentro de suas folha de pagamento e função da folha de pagamento. Mas o exame da folha de pagamento não é estado relacionado apenas com a evitação de erros. A folha de pagamento pode ser usada como uma ferramenta de gestão poderosa. Os empregados confiam freqüentemente a equipe de funcionários da folha de pagamento mais do que os outros clientes ou equipe de funcionários de pessoais. Os dados da folha de pagamento podem conter a informação útil sobre os empregados que podem precisar de ser compartilhado com outros departamentos. As funções da folha de pagamento podem ser integradas com outras funções.

Demasiado frequentemente os negócios consideram a folha de pagamento como simplesmente uma função administrativa, mais importante do que a limpeza de janela.

O exame da folha de pagamento estende além apenas de assegurar-se de que os boletim de salário estejam preparados corretamente e que os retornos estatutários estão arquivados. O exame da folha de pagamento deve certific dos métodos para determinar o pagamento do empregado sejam os mais eficazes, e que todos os elementos dos recursos da folha de pagamento estão utilizados para a eficiência máxima.

Estrutura do exame

Um exame da folha de pagamento deve ser estruturado em seis etapas que refletem as considerações chaves do revisor de contas da folha de pagamento. São:

Etapa 1 Folha de pagamento na organização

Etapa 2 Folha de pagamento do estabelecimento

Etapa 3 Fonte da informação

Etapa 4 Folha de pagamento do Resourcing

Etapa 5 Segurança da folha de pagamento

Etapa 6 Desenvolvendo a função da folha de pagamento

Nesta instrução, eu apresentarei um esboço das perguntas que você precisa de fazer em cada etapa. Para detalhes cheios e uma estrutura completa do exame do do-it-yourself, veja o exame da folha de pagamento, de que este artigo é seleccionado.

Etapa 1 - Folha de pagamento na organização

O processo de examinar a folha de pagamento começa examinando as funções que a folha de pagamento executa na organização. Definindo as funções com cuidado, você precisa então de examinar com cuidado os métodos diferentes do pagamento que são se aplicar aos empregados que incluem edições tais como comissões e bônus, opções de parte e vantagemes accessórias. Ao mesmo tempo, você igualmente precisa de ser satisfeito que os sistemas para o ajuste e o pagamento crescente são eficazes. Finalmente, nesta etapa, assegure-se de que os dados corretos da folha de pagamento estejam trazidos nos clientes financeiros e de gerência da organização a fim de que as decisões eficazes possam ser feitas sobre o resourcing da organização.

Há determinadas perguntas que básicas você deve fazer. Para cada etapa, estas perguntas são sumariadas abaixo (são explicadas em detalhe no exame cheio da folha de pagamento, que igualmente dá a orientação em como se preparar para e funcionar o exame).

Perguntas do exame

A quem é o departamento da folha de pagamento responsável?
Que são as linhas de uma comunicação dos jefe à folha de pagamento?
Como a autoridade é definida para níveis de informação à folha de pagamento?
Como esta informação é gravada e arquivada?
Que não-folha de pagamento funciona é segurada pela folha de pagamento?
Há alguma função relativa à folha de pagamento mas não segurada pela folha de pagamento e, em caso afirmativo, por que os segura?
Por que método o pagamento de efectivação dos empregados é calculado?

Para algum empregado pago pela taxa de parte, que verificações são no lugar que o trabalho da parte está inspecionado corretamente?
Quantos empregados são semanais, mensais pagos, ou em algum outro intervalo?
Por que método são os empregados pagos seu pagamento neto?
A que bônus e comissão são pagáveis, e a quem?
O bônus e a estrutura da comissão são definidos corretamente às vendas ou à outra figura a que se relaciona?
O bônus e a estrutura da comissão são lig aos objetivos da companhia?
O empregador fornece algum pagamento profit-related ou pagamento performance-related?
São os critérios para algum pagamento profit-related ou pagamento performance-related apropriados a esse empregado?
É o sistema para pagamento profit-related ou pagamento performance-related justo?
O empregador fornece alguma parte ou opção?
O departamento da folha de pagamento tem detalhes cheios de alguma parte de empregado ou a opção planeja?
A folha de pagamento recebe detalhes quando uma opção de parte do empregado é exercitada?
Que vantagemes accessórias são fornecidas pelo empregador?
O empregador oferece a empregados uma escolha de vantagemes accessórias? Em caso afirmativo, os benefícios são custados corretamente?
Que análise foi feita da eficácia percebida do valor e do imposto dos benefícios?
Que sistema existe para se assegurar de que a folha de pagamento esteja notificada da provisão, ou alguma mudança na provisão, de uma vantagem accessória?
Como as taxas de pagamento são ajustadas?
Como as taxas de pagamento são revistas?
Que sistema existe para dados da folha de pagamento do relatório para as finalidades das contabilidades financeiras?
Que análise é feita de dados da folha de pagamento para as finalidades de clientes de gerência? É uma análise mais adicional apropriada?

Etapa 2 - Folha de pagamento do estabelecimento

Ao rever como a folha de pagamento setup e está administrada lá seja quatro questões básicas que precisam de ser examinadas. São:

as implicações legais da folha de pagamento
a política dos empregadores nas edições relativas à folha de pagamento
o método do pagamento da factura aos empregados
o calendário para processar a folha de pagamento.

Perguntas do exame:

É o departamento da folha de pagamento inteiramente competente com a lei e as práticas dos países em que se opera?
Há um sistema no lugar para que a folha de pagamento seja mantida moderna com desenvolvimentos na lei e na prática?
O departamento da folha de pagamento tem o treinamento e o resourcing adequados nas leis de base e na prática?
O empregador tem uma política detalhada em todas as áreas que afetam a folha de pagamento?
O método do pagamento setup corretamente?
Há um calendário da folha de pagamento?

Etapa 3 - Fonte da informação

A organização deve assegurar-se de que tenha um sistema apropriado para controlar a fonte da informação a e do departamento da folha de pagamento. Deve haver umas linhas desobstruídas de responsabilidade para o relatório e informação da aplicação, e umas políticas desobstruídas para por que informação é comunicada e por quem.

Perguntas do exame

Há um sistema para a informação de autorização da folha de pagamento a níveis apropriados?
Há um sistema para a notificação apropriada da informação?
Há um sistema para a informação de gravação?
Há um sistema eficaz por que a folha de pagamento pode levantar perguntas e receber respostas alertas?
O departamento da folha de pagamento é protegido de encontro às ordens ilegais?
Há um sistema para detalhes pessoais relevantes da gravação de empregados, e para manter estes detalhes modernos?
Há um sistema apropriado no lugar para tratar a equipe de funcionários que deixa?
Os registros da folha de pagamento são mantidos corretamente? Há um sistema adequado de referências in-folio ou similares para manter a fuga de exame?
Há instruções desobstruídas ao departamento da folha de pagamento de quando pode divulgar a informação e a quem?
O conceito da divulgação de ultrapassagem do interesse é compreendido corretamente?

Etapa 4 - Folha de pagamento do Resourcing

A folha de pagamento precisa os recursos de:

povos
equipamento
artigos de papelaria
regulamentos
dados internos

Os recursos da folha de pagamento devem sempre ser considerados no contexto dos problemas graves que podem se levantar em um negócio se há mesmo um atraso ligeiro em encontrar qualquer fim do prazo da folha de pagamento.

Perguntas do exame

O departamento da folha de pagamento tem bastante equipe de funcionários?
Que verificações foram feitas na integridade da equipe de funcionários da folha de pagamento?
Que sistemas existem para treinar e melhoram a equipe de funcionários?
Que provisão é feita cobrir para a equipe de funcionários ausente da folha de pagamento?
Que computadores e o outro equipamento fazem o uso da equipe de funcionários da folha de pagamento?
Este equipamento que é é usado inteiramente?
Tornou-se ainda cost-effective para promover o equipamento existente?
Há facilidades alternativas adequadas?
Há os suficientes recursos para assegurar-se de que toda a equipe de funcionários da folha de pagamento possa segurar problemas com ferragem e software? São os manuais prontamente - disponíveis? Há uma linha aberta? A equipe de funcionários tenta regularmente as partes do sistema que não são usadas de outra maneira freqüentemente?
Há um estoque adequado de todos os artigos de papelaria da folha de pagamento? É o estoque mais do que suficiente para cobrir o prazo de execução de requisitar mais artigos de papelaria?
As cópias de regulamentos e da política de companhia velhos são retidas de modo que toda a pergunta possa ser respondida diversos anos após o evento?

Etapa 5 - Segurança da folha de pagamento

A folha de pagamento tem uma necessidade particular para a segurança acima daquela que prevalece em uma organização geralmente. Os problemas particulares da segurança relacionam-se a:

dados de protecção da perda
proteção de encontro à fraude e ao erro
segurança para o dinheiro.

Estes são considerados separada.

Perguntas do exame

Que arranjos foram feitos para impedir o roubo dos computadores?
Que arranjos da segurança existem para restringir o acesso ao escritório da folha de pagamento?
Que arranjos existem para tomar cópias de dados da folha de pagamento? São estes arranjos adequados? Foram testados para assegurar-se de que a folha de pagamento pudesse ser funcionada destas cópias?
Os sistemas informáticos são protegidos adequadamente de encontro aos vírus, aos impulsos da eletricidade e ao corte?
Há um sistema de controle da senha? É adequado? É tomado seriamente?
Algum exemplo suspeitado do uso impróprio do computador é investigado completamente?
Que a outra segurança do software é no lugar? É adequada?
O computador produz relatórios apropriados da exceção? Qualquer um toma alguma observação destes relatórios?
Que provisões foram feitas proteger de encontro à fraude? São adequada?
São os arranjos para segurar o dinheiro adequados?

Etapa 6 - Desenvolvendo a função da folha de pagamento

A folha de pagamento deve ser vista como mais do que umas despesas gerais inoperantes, ou uma carga aérea que infelizmente tenha que estar lá.

A folha de pagamento tem a capacidade jogar um papel muito mais significativo em toda a organização. O revisor de contas deve rever o espaço da folha de pagamento em fornecer recursos adicionais dentro da organização.

Etapa 1 explica as funções rotineiras da folha de pagamento na contabilidade financeira e na contabilidade de gerência. Igualmente explica como as funções da contabilidade de gerência podem ser desenvolvidas para fornecer a análise significativa de custos de mão-de-obra para finalidades da tomada de decisão. As funções possíveis mencionadas abaixo fornecem uma oportunidade mais adicional para que a folha de pagamento seja usada eficazmente.

Perguntas do exame

A função da folha de pagamento é utilizada corretamente para finalidades dos pessoais?
A folha de pagamento é lig a em qualquer altura que e sistema ou algum do comparecimento até o sistema de controlo?
A folha de pagamento a de pagamento a alguma função de gerência dos recursos humanos?
O departamento da folha de pagamento fornecido a explanação e o auxílio adequados aos empregados em compreender seus boletim de salário e em responder perguntas?
Há um espaço para que o departamento da folha de pagamento tome em deveres da não-folha de pagamento?
Há um espaço para fazer ao departamento da folha de pagamento um centro de lucro?

Andrew Carey

Andrew trabalhou como um escritor, um editor, um consultante de mercado, um editor, um facilitador da equipe e um conselheiro do desenvolvimento de negócios. É igualmente um psychotherapist praticando. É o autor da listra vermelha do projeto interno, publicado por Triarchy Pressão - a história atrás do projeto de inovação famoso de The Economist, e um guia amplo a lanç um programa bem sucedido da inovação.

O exame cheio da folha de pagamento está disponível das publicações da estratégia de Cambridge.

um artigo submeteu-se por Andrew Carey

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