Webcasts et téléconférences sont relativement simples pour installer, et peuvent être faits sur la notification très courte, bien que la notification là doive devoir éviter des problèmes avec des règles de révélation. Ils sont, en effet, simplement des conférences téléphoniques. Les emplacements de Web donnent l'accès instantané à la nouvelle et constamment mise à jour information. Le E-mail est aussi omniprésent que le téléphone, et peut être rendu bloqué. L'Internet—et, en conséquence, le webcast ou l'extension—de E-mail autour du monde à aucun coût additionnel. La téléconférence pas , excepté à grande charge.
Les conférences visuelles, à la différence du système de téléconférences et de l'Internet, exigent la préparation assez étendue, et sont meilleures faites par des professionnels. Il y a une question de équipement sur les deux extrémités, comme les graphiques un emploieraient normalement dans n'importe quel milieu visuel. L'expertise est essentielle ici, et heureusement, il y a un nombre de plus en plus important des compagnies qui le font. La concurrence dans ce domaine multiplie des coûts plus réalistes.
Comme avec n'importe quelle activité de communication d'action sur les masses, traditionnel ou électronique, la préparation doit être méticuleuse. La planification devrait inclure au moins les étapes suivantes comme guide, mais pas nécessairement en tant que règles fixes. Les circonstances —et la bonnes imagination et compétence—changent des règles convenablement. Les fondations sont :
• Déterminez la raison de l'événement, et son objectif. Les règles de la conférence de presse s'appliquent. Pour tenir un événement électronique simplement parce qu'il’s possible de le faire, ou parce qu'il a les moyens une plus large assistance, est la raison limitée. Il devrait y a un message singulier, ou au moins nouvelle de la grandeur, pour donner ; une base réaliste pour l'urgence ; une base saine pour réunir un grand groupe d'investisseurs. La question classique à adresser en ce moment est, encore, que vous veut qu'eux savoir, penser ou la sensation après que la conférence plus de ?
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• Déterminez la synchronisation. Chaque événement est-il discret, et prévu séparément chaque fois pour une assistance différente ? Est-ce un événement périodique—trimestriel, semi-finale-annually ou annuellement—aux mêmes assistances ?
• Déterminez les assistances de cible. Quoique vous puissiez atteindre de grands groupes en même temps, vous immobile aurez un message différent pour des analystes que pour sponsorise ; pour des analystes couvrant des industries spécifiques et pour les gestionnaires financiers institutionnels.
• Projetez le processus d'invitation. Comment inviterez-vous des personnes à participer ? Quelle est la synchronisation des invitations ? Quel est le meilleur mécanisme de réponse ? E-mail ? Fax ? Courrier ? Téléphone ?
• Détail et manuscrit l'événement. Qui parle et indique ce qui ? Qui manipule les questions des assistances ? Quel matériel obtient envoyé à l'avance, et quel matériel après ? Quel est le manuscrit à dire et qui est-elle l'écrire ? Y a-t-il des haut-parleurs qui ont besoin s'exercer ?
• Courez l'événement. Mais préparez, d'abord. Vous’au sujet du paiement le temps, et les participants payez avec du leur temps. Chaque moment devrait compter.
• Ultérieur. Comment ? Avec ce qui ? Combien de fois ?
DÉTERMINEZ L'OBJECTIF
Tandis qu'il pourrait tenter d'employer une téléconférence ou une vidéoconférence pour replier simplement la réunion classique d'analyste, il pourrait être plus utile d'employer l'événement en tant que des moyens de donner quelque chose de spécifique et quelque chose plus appropriée au milieu.
Évidemment, les facteurs différents dictent différentes approches. Une compagnie que’s nouveau à un grand beaucoup d'analystes et investisseurs de potentiel pourrait vouloir pour tenir et surpasser la réunion classique, mais le jugement final se situe dans ce qui pourrait raisonnablement être prévu en conséquence. Si présentant une compagnie sous-évaluée à un grand beaucoup d'investisseurs potentiels est l'objectif, alors le milieu est employé différemment qu'il devrait dire un grand groupe d'analystes qui avaient suivi la compagnie au sujet de la signification de nouveaux produits ou de nouveaux contrats.
Une clef au succès d'une conférence électronique doit identifier que, plus que lors de la réunion classique, le niveau du foyer et l'attention des participants peuvent être particulièrement hauts. Mais cela signifie également que l'occasion mieux est saisie en concentrant sur un message simple—une position simple—pour chaque conférence. La réponse à la question de ce que vous voulez que les participants sachent, penser et à la sensation est après un bon point de départ. Tandis qu'elle’s tentant d'essayer de faire plus qu'un seul point sur votre nickel, il le doesn juste’t semblent fonctionner. Un point principal, réitéré et soutenu avec des faits, fonctionne. Ceci suppose que vous’ve fait votre travail en contrôlant les participants, et en envoyant en avant les genres de faits et figure que les participants peuvent lire et se référer aux loisirs, et cela met’le besoin de t d'être réitéré en détail par la gestion en tant qu'élément de la présentation. Les faits et les figures, se rappellent, soutiennent le message. Ils ne devraient pas être le message lui-même—à moins que, naturellement, les faits et les figures soient le point de la session.
DÉTERMINEZ LA SYNCHRONISATION
Si vous’au sujet d'employer la conférence pour compléter la révélation, alors la synchronisation est dicté par les règles de la révélation. Webcasts et téléconférences sont utiles sur la notification courte, quand les événements spéciaux exigent le suivi rapide à la révélation du genre de nouvelles pressantes que vous mettez également dans un dégagement de nouvelles, comme une acquisition importante, une histoire injustement négative de nouvelles, un feu à une usine importante, et ainsi de suite. Le webcast trimestriel devient la norme pour les investisseurs et les analystes principaux informants dans de petits groupes, aussi bien que de plus grands groupes, si les circonstances la justifient. Une téléconférence de mi-quart est un excellent véhicule pour les nouveaux ou potentiels investisseurs qui ne pourraient pas entièrement comprendre la compagnie. L'heure pour une conférence est dictée par la nature de la conférence et des assistances, se rappelant, encore, qu'un webcast exige infiniment plus de préparation que une téléconférence, qui peut être installée sur pratiquement une notification’du moment s. Évidemment, comme dans toutes autres communications au public d'investissement, elle semble raisonnable libérer casser des nouvelles tôt—même avant l'ouverture du marché (tenant compte des fuseaux horaires différents). Des nouvelles négatives sont parfois tenues jusqu'à ce qu'après que le marché se soit fermé, qui peut sembler être une idée intelligente, mais qui peut compromettre la crédibilité. Une université d'analyse de Chicago suggère que cela libérant des résultats et ayant l'appel après que le marché se ferme réduit au minimum les minutes premières peu communes de réaction exagérée qui se produit parfois. En raison de la quantité croissante de après heures commerçant être fait, ces règles classiques peuvent maintenant être non pertinentes, mais ce, aussi, est un appel de jugement.
La conférence téléphonique à la fin d'after-market a deux autres avantages —il’protection de s si les fils de révélation mettent’la copie de t votre dégagement, et il y a plus d'investisseurs disponibles que quand le marché est ouvert.
DÉTERMINEZ LES ASSISTANCES DE CIBLE
En raison de la simplicité relative et du coût inférieur en installant une téléconférence, là’s plus de latitude en choisissant une assistance de cible, en particulier dans plusieurs villes immédiatement. Ce peut être de nouveaux ou courants investisseurs, analystes ou sponsorise. Le choix du groupe n'est aucun différent qu'il est pour des réunions traditionnelles. Pour le système de téléconférences, le groupe utile minimum est probablement environ cinq à huit, bien qu'autant de car vingt est maniable. Plus de 25–30 peuvent être difficiles à manier, particulièrement si des questions seront acceptées. Il peut même être faisable pour tenir plusieurs appels, de nouveau au dos, avec différents groupes avec différents soucis d'investissement.
Pour la téléconférence, le nombre est limité seulement par le budget et les considérations techniques. En raison du coût original d'équipement, de plus grands groupes sont faisables, et pour de plus grandes compagnies avec une plus grande suite, autant de car cent personnes dans une vidéoconférence ne sont pas peu communes.
L'INVITATION
Un E-mail simple, une lettre d'une page, ou un fax sur l'en-tête de lettre de corporation du Président ou des relations d'investisseur professionnelles aux investisseurs énonce brièvement et directement le but de l'appel—annonçant des résultats trimestriels, la mise à jour courante, le commentaire sur une acquisition connue, le commentaire sur un changement connu de gestion, davantage d'explication d'un changement de la direction stratégique annoncé, et ainsi de suite. Le shouldn t’d'invitation prévoient les nouvelles principales, qui prendraient l'impact hors de la conférence, et ne pourraient pas être considérés à révélation légale proportionnée. La notification indique le lecteur là sera un webcast, une conversation d'Internet, un téléphone ou une vidéoconférence avec les professionnels choisis d'investissement ou les investisseurs et la gestion principaux, et ce là sera l'occasion de poser des questions. Elle devrait expliquer qui autrement sera à l'appel, gestion et participants, de sorte que tous les invitees fassent faire partie un bon sens de la compagnie’ils ll de, et peut préparer en conséquence. La synchronisation de la lettre est une fonction de l'événement et du contenu. Pour une conférence sur les nouvelles qui sont étroitement liées à la révélation opportune, la notification devrait être envoyée instamment—peut-être même par le courier ou le fax durant la nuit. Pour de plus grands événements, une semaine ou deux à l'avance pourrait être appropriés. Pour des conférences d'Internet, le E-mail lui-même devient le milieu pour l'invitation. Comme avec des conférences traditionnelles, quelques événements électroniques peuvent exiger le E-mail ou l'ultérieur de téléphone aux invitees.
LE MANUSCRIT
La préparation—et la répétition—sont nécessaires pour une conférence succincte, focalisée, et réussie. Employez les entraîneurs professionnels de la parole, au besoin. Rectifiez le message pour adresser spécifiquement le point de la conférence. Prévoyez les questions, et préparez les réponses à l'avance. Les surprises devant un grand groupe, à une conférence téléphonique de webcast ou de téléphone, peuvent être embarrassantes. La préparation soigneuse est également nécessaire parce que l'intérêt doit être soutenu —peut-être encore plus que dans une présentation traditionnelle. Un certain nombre de personnes dans différents endroits sont rassemblées pas dans une salle commune, où il y a peu de choix mais pour se concentrer sur le haut-parleur, mais à leurs propres bureaux ou ordinateurs, où elles peuvent être facilement distraites. Les conférences téléphoniques mates et uninformative sont un gaspillage d'argent profond. Soyez intéressant, soyez instructif, ou vous’au sujet de gaspiller votre argent et d'éroder votre crédibilité. Les techniques et la structure des présentations électroniques sont essentiellement les mêmes que pour des réunions traditionnelles. La différence est au centre du message, et dans les contraintes de temps.
L'ÉVÉNEMENT
Les plus les gens impliqués comme participants, plus la synchronisation doit être plus précise. La conférence devrait commencer à l'heure, et finir à l'heure. Même si les personnes principales sur votre personnel ne participent pas, elles devraient être présentes pour fournir l'information et pour aider avec des questions.
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