Webcasts y las teleconferencias son relativamente simples instalar, y se pueden hacer en aviso muy corto, aunque el aviso allí debe deber evitar problemas con reglas del acceso. Son, en efecto, simplemente llamadas de conferencia. Los sitios del Web dan el acceso inmediato a la nueva y constantemente actualizada información. El E-mail es tan ubicuo como el teléfono, y se puede hacer seguro. El Internet—y, por lo tanto, el webcast o el alcance—del E-mail alrededor del mundo en ningún coste adicional. La teleconferencia no , excepto a grande costa.
Las conferencias video, desemejante del teleconferencing y del Internet, requieren la preparación bastante extensa, y son las mejores hechas por los profesionales. Hay una cuestión del equipo en ambos extremos, tan bien como los gráficos uno utilizarían normalmente en cualquier medio visual. La maestría es esencial aquí, y afortunadamente, hay un número creciente de las compañías que lo hacen. La competición en este campo está criando costes más realistas.
Como con cualquier actividad de la comunicación en masa, tradicional o electrónico, la preparación debe ser meticulosa. El planeamiento debe incluir por lo menos los pasos siguientes como guía, pero no no necesariamente como reglas fijas. Las circunstancias —y la buenas imaginación y habilidad—alteran reglas apropiadamente. Los fundamentos son:
• Determine la razón del acontecimiento, y su objetivo. Las reglas de la rueda de prensa se aplican. Para llevar a cabo un acontecimiento electrónico simplemente porque’s posible hacerlo, o porque él produce a audiencia más amplia, es la razón escasa. Debe haber un mensaje singular, o por lo menos un pedazo de noticias de la magnitud, impartir; una base realista para la urgencia; una fundación de los sonidos para traer a un grupo grande de inversionistas juntos. ¿La pregunta clásica que se tratará a este punto es, otra vez, cuál usted quisiera que sepan, que pensaran o la sensación después de que la conferencia encima?
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• Determine la sincronización. ¿Es cada acontecimiento discreto, y planeado por separado cada vez para una diversa audiencia? ¿Es un acontecimiento periódico—trimestral, semestral o anualmente—a las mismas audiencias?
• Determine a audiencias de blanco. Aunque usted puede alcanzar a grupos grandes contemporáneamente, usted inmóvil tendrá un diverso mensaje para los analistas que para los corredores; para los analistas que cubren industrias específicas y para los encargados de dinero institucionales.
• Planee el proceso de la invitación. ¿Cómo usted invitará a gente que participe? ¿Cuál es la sincronización de las invitaciones? ¿Cuál es el mejor mecanismo de la respuesta? ¿E-mail? ¿Fax? ¿Correo? ¿Teléfono?
• Detalle y escritura el acontecimiento. ¿Quién habla y dice lo que? ¿Quién maneja las preguntas de las audiencias? ¿Qué material consigue enviado de antemano, y qué material luego? ¿Cuál es la escritura a decir y quién es escribirla? ¿Cualesquiera de los altavoces necesitan entrenar?
• Funcione el acontecimiento. Pero ensaye, primero. Usted’re pagar por el tiempo, y los participantes están pagando con su tiempo. Cada momento debe contar.
• Continuación. ¿Cómo? ¿Con qué? ¿Cómo a menudo?
DETERMINE EL OBJETIVO
Mientras que puede ser que tiente a utilizar una teleconferencia o una videoconferencia para replegar simplemente la reunión clásica del analista, puede ser que sea más útil utilizar el acontecimiento como los medios de impartir algo específico y algo más apropiado al medio.
Obviamente, los factores que diferencian dictan diversos acercamientos. Una compañía a que’s nuevo a un grande muchos analistas e inversionistas del potencial pudo desear para celebrar y para sobrepasar la reunión clásica, solamente el último juicio miente en qué se podría razonablemente esperar consecuentemente. Si introducen a una compañía infravalorada a un grande muchos inversionistas potenciales son los objetivos, después el medio se utiliza diferentemente que sería decir a un grupo grande de los analistas que han estado siguiendo la compañía sobre el significado de productos nuevos o de nuevos contratos.
Una llave al éxito de una conferencia electrónica es reconocer que, más que en la reunión clásica, el nivel del foco y la atención de participantes pueden ser excepcionalmente altos. Pero eso también significa que la oportunidad es agarrada lo más mejor posible centrándose en un solo mensaje—una sola posición—para cada conferencia. La respuesta a la cuestión de lo que usted quisiera que los participantes supieran, pensar y a la sensación es luego un buen punto de partida. Mientras que’s que tienta a intentar hacer más que un solo punto en su níquel, él el doesn justo’t se parece trabajar. Un punto importante, reiterado y apoyado con hechos, trabaja. Esto asume que usted’ve hecho su preparación en revisar a los participantes, y en enviar a continuación las clases de hechos y calcula que los participantes pueden leer y referirse en el ocio, y ése pone’necesidad de t de ser reiterado detalladamente por la gerencia como parte de la presentación. Los hechos y las figuras, recuerdan, apoyan el mensaje. No deben ser el mensaje sí mismo—a menos que, por supuesto, los hechos y las figuras sean el punto de la sesión.
DETERMINE LA SINCRONIZACIÓN
Si las reglas’del acceso le re usar la conferencia para suplir acceso, entonces la sincronización dicta. Webcasts y las teleconferencias son útiles en aviso corto, cuando los acontecimientos especiales requieren carta recordativa rápida al acceso de la clase de noticias urgentes que usted también esté poniendo en un lanzamiento de las noticias, como una adquisición importante, una historia unfairly negativa de las noticias, un fuego en una planta importante, y así sucesivamente. El webcast trimestral se está convirtiendo en el estándar para los inversionistas y los analistas dominantes que informan en grupos pequeños, así como grupos más grandes, si las circunstancias lo autorizan. Una teleconferencia del mediados de-cuarto es un vehículo excelente para los nuevos o potenciales inversionistas que no pudieron entender completamente a la compañía. La hora para una conferencia es dictada por la naturaleza de la conferencia y de las audiencias, recordando, otra vez, que un webcast requiere infinitamente más preparación que una teleconferencia, que se puede instalar en virtualmente un aviso’del momento s. Obviamente, como en el resto de las comunicaciones al público de inversión, se parece racional lanzar romper noticias temprano—incluso antes de la abertura del mercado (que permite zonas de tiempo que diferencian). Las noticias negativas se llevan a cabo a veces hasta que después de que el mercado se haya cerrado, que pueden parecerse ser una idea lista, pero que puede afectar al contrario credibilidad. Una universidad del análisis de Chicago sugiere que eso que lanza resultados y que tiene la llamada después de que el mercado se cierre reduce al mínimo los minutos primeros inusuales del overreaction que ocurre a veces. En la vista de la cantidad de aumento después de horas que negocian ser hecho, estas reglas clásicas pueden ahora ser inaplicables, pero eso, es también una llamada del juicio.
La llamada de conferencia en el cierre del after-market tiene dos otras ventajas —él’reserva de s si los alambres del acceso ponen’la impresión de t su lanzamiento, y hay más inversionistas disponibles que cuando el mercado está abierto.
DETERMINE A AUDIENCIAS DE BLANCO
Debido a la simplicidad relativa y el costo más bajo en setting-up una teleconferencia, allí’s más latitud en elegir a una audiencia de blanco, particularmente en varias ciudades inmediatamente. Puede ser nuevos o actuales inversionistas, analistas o corredores. La opción del grupo no es ningún diferente que está para las reuniones tradicionales. Para el teleconferencing, el grupo útil mínimo es probablemente cerca de cinco a ocho, aunque tanto pues veinte es manejables. Más de 25–30 pueden ser poco manejables, especialmente si las preguntas son aceptadas. Puede incluso ser factible llevar a cabo varias llamadas, de nuevo a la parte posteriora, con diversos grupos con diversas preocupaciones de la inversión.
Para la teleconferencia, el número es limitado solamente por el presupuesto y consideraciones técnicas. En la vista del coste original de equipo, grupos más grandes son factibles, y para compañías más grandes con followings más grandes, tanto pues cientos personas en una videoconferencia no son inusuales.
LA INVITACIÓN
Un E-mail simple, una letra de una página, o un fax en papel con membrete corporativo de las relaciones del CEO o de inversionista profesionales a los inversionistas indica brevemente y directamente el propósito de la llamada—que anuncia los resultados trimestrales, actualización actual, comentario sobre una adquisición sabida, comentario sobre un cambio sabido de la gerencia, explicación adicional de un cambio de la dirección estratégico anunciado, y así sucesivamente. El shouldn t’de la invitación anticipa las noticias dominantes, que tomarían el impacto de la conferencia, y no se pudo considerar acceso legal adecuado. El aviso dice a lector allí será un webcast, una conversación del Internet, un teléfono o una videoconferencia con los profesionales seleccionados de la inversión o los inversionistas y la gerencia dominantes, y ésa allí será la oportunidad de hacer preguntas. Debe explicar quién estará en la llamada, gerencia y los participantes, de modo que todos los invitees hagan que un buen sentido de la compañía ellos’ll sea parte de, y puede prepararse por consiguiente. La sincronización de la letra es una función del acontecimiento y del contenido. Para una conferencia sobre las noticias que se ligan de cerca al acceso oportuno, el aviso se debe enviar urgente—quizás incluso por el mensajero o el fax de noche. Para acontecimientos más grandes, una semana o dos de antemano pudo ser apropiados. Para las conferencias del Internet, el E-mail sí mismo se convierte en el medio para la invitación. Como con conferencias tradicionales, algunos acontecimientos electrónicos pueden requerir E-mail o la continuación del teléfono a los invitees.
LA ESCRITURA
La preparación—y el ensayo—son necesarios para una conferencia sucinta, enfocada, y acertada. Utilice a amaestradores profesionales del discurso, en caso de necesidad. Afile con piedra el mensaje para tratar específicamente el punto de la conferencia. Anticipe las preguntas, y prepare las respuestas de antemano. Las sorpresas delante de un grupo grande, en una llamada de conferencia del webcast o de teléfono, pueden ser embarazosas. La preparación cuidadosa es también necesaria porque el interés se debe sostener —quizás más tan que en una presentación tradicional. Reúnen a un número de gente en diversas localizaciones no en un cuarto común, donde hay poca opción sino centrarse en el altavoz, pero en sus propios escritorios o computadoras, donde ella puede ser distraída fácilmente. Las llamadas de conferencia embotadas, uninformative son una pérdida de dinero profunda. Sea interesante, sea informativo, o usted’re perder su dinero y erosionar su credibilidad. Las técnicas y la estructura de presentaciones electrónicas son esencialmente iguales que para las reuniones tradicionales. La diferencia está en el foco del mensaje, y en los apremios del tiempo.
EL ACONTECIMIENTO
Más gente implicada como participantes, más exacta la sincronización debe ser. La conferencia debe comenzar el tiempo, y terminar el tiempo. Incluso si no está participando la gente dominante en su personal, ella debe estar presente proveer la información y ayudar con preguntas.
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