Quand il vient à netiquette (étiquette de réseau), il n'est pas aussi facile de commander comment d'autres nous perçoivent, mais il est bien plus important. Pourquoi ? Puisque ce que vous écrivez et comment vous pouvez employer le E-mail pour déterminer si votre courrier est fourni, lu, ou-et répondu que cette réponse est ! En outre, il y a beaucoup de "pièges de la technologie," il est facile tomber que. Avez-vous jamais vu quelqu'un accidentellement envoyer une réponse fâchée ou sensible à un large groupe de personnes en utilisant toute la "réponse" ?
Et avant que vous me disiez à vous-même "déjà savez" et cessez de lire cet article, le fait que chacun de nous pourrait bénéficier de quelques rappels sur la bonne utilisation du courrier électronique, et pas simplement d'un point de vue personnel, mais également d'une perspective d'affaires. Si vous faites des affaires sur l'Internet et le E-mail pour communiquer avec vos clients, alors cet article est une nécessité pour vous ! Vous pouvez déjà savoir la plupart de ces bouts, mais même les plus éprouvés là sont quelques règles que vous ne vous rendiez pas compte ou qui sont tombés dans l'habitude à la coupure.
Pensez, écrivez et pensez encore.
L'email est un statique, one-way - à la différence des canaux
de communication en ligne, il n'y a aucune manière d'obtenir la
rétroaction immédiate (des expressions ou de la réponse faciales de
voix) pour voir si nous sommes efficaces, ou même compris.
Pensez ainsi deux fois avant de frapper le bouton d'envoi.
Y a-t-il une chance que le destinataire pourrait mal
interpréter ce que vous voulez qu'elles comprennent ? Vos
pensées se comporte-t-elles ou colère soudaine ? Ce message a
pu par distraction affecter votre réputation ? Le mot à la
hâte écrit peut manquer des sentiments et de l'émotion véritable
pour vous. Vous pourriez sourire pendant que vous
dactylographiez, mais votre note peut constater que mean-vif ou
sarcastique. Rappelez-vous : il y a une personne sur
l'autre extrémité, pas simplement un ordinateur.
Employez une ligne soumise.
C'est la première chose que votre lecteur verra, emploient
l'espace afin de les aider à comprendre la teneur du message avant
l'ouverture égale il. En utilisant la même règle d'en haut,
saisissez un sujet qui concerne le message vous 'expédition encore,
plutôt que laissez ce blanc de question. Sans ligne soumise
votre note sera probablement regardée car un autre morceau de
courrier-non d'ordure chacun identifiera que vous êtes juste
commençant votre email address. Beaucoup d'Internet Service
Provider (ISPs) filtrent dehors l'email regardant soupçonneux, et un
blanc est un grand drapeau rouge environ. En outre, l'essai pour
éviter les mots génériques comme "bonjour" ou "a lu ceci" pour
éviter les destinataires de l'effacement de Spam ou de logiciel de
virus votre message !
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Le commencement et la fin.
Employez toujours une salutation, quoiqu'elle soit courte.
Commencez votre message avec "bonjour" ou "bonjour" ou
"bonjour", ce qui fonctionne mieux pour le destinataire, et celui qui
reflète votre personnalité. Pensez à ceci : quand
appelez-vous quelqu'un au téléphone, n 'vous parole "bonjour" avant
leur indiquant ce que vous voulez ? Envoyez les messages ne
devrait pas être différent. À un minimum, adressez l'email à
la personne.
N 'oublient l'extrémité de votre message ! Signez toujours vos messages avec votre nom, et la parole "remercient" ou "sincèrement", ou autre chose approprié. Vous pouvez même configurer une signature dans votre programme de E-mail qui montre automatiquement votre information au fond de chaque message que vous envoyez. Pour des directions, l'utilisation des programmes d'email pour votre dossier d'aide et font une recherche de signature.
Protégez votre identité de l'utilisation de destinataire
":", "cc" et "AVANT JÉSUS CHRIST" correctement.
Il y a quelques règles simples de netiquette en utilisant les
zones adresses du E-mail.
Si votre message est envoyé à une personne simple ou à une adresse de E-mail, placez-la dans "A : ". Ceci devrait être la personne qui est responsable de vous envoyer une réponse.
Quand votre message est envoyé à plus d'une personne et tous les destinataires doivent vraiment savoir qui autrement, il reçoit à toutes les adresses en "cc".
Pour des messages envoyés aux destinataires multiples à qui n'ayez aucune vraie raison de savoir les noms et des adresses d'email de tout ceux qui il a été envoyé à toutes les adresses dans le domaine "; BCC : ".
(du logiciel de E-mail exige au moins d'une adresse d'être placée dans à : champ. Mettez votre propre email address dans "à :" au besoin.)
Par défaut, tout le programme d'email a limité la terre disponible dans le BCC. Si vous ne voyez pas le bcc dans votre programme, examinez votre dossier pour assurer les directions de programmes.
La mémoire prêtent une main.
En la réponse des email, incluez une copie de la note que vous
avez précédemment été en pourparlers avec la personne sur la
matière, n 'envoient juste un neuf. Je peux avoir à 50 E-mails
chaque jour qui ont besoin d'une réponse, et il n'est pas toujours
possible d'apprendre par coeur chaque 'conversation 'avec chaque
personne. Veuillez ne pas inciter vos lecteurs à obtenir par
leur chemise ou email "détritus" "d'articles envoyés" pour
régénérer les mémoires !
Employez 'le reçu lu 'économiquement.
Dans certains cas, il 'essentiel pour que les deux côtés
sachent qu'un message a été reçu. Cependant, dans des
activités de jour en jour normales vous ne devriez pas demander un
reçu pour lire tous les messages que vous envoyez. Il 'gênant
pour que le destinataire clique dans la fenêtre chaque fois
qu'ils obtiennent votre email. Et c'est une invasion
d'intimité. N 'oublié juste parce qu'ils ont reçu, il ne
signifie pas nécessairement qu'ils ont lu, recevant un reçu lu pas ,
en fait, rien davantage que montrent que le message a été reçu.
Et, pour un jour à la communication, qui est vraiment
nécessaire ?
PRESSANT !
Le garçon qui a pleuré loup. N'envoyez pas vos messages
comme PRESSANTS, ou ANTÉRIEUREMENT. Si vos destinataires
continuent à recevoir des messages marqués que la manière, alors
par la suite le point rouge d'exclamation, il perd
'efficacité-excepté pour renforcer l'importance VOUS pensez que vous
êtes. Conservation de ces messages à ceux qui sont primordiaux
!
Évitez les formats spéciaux.
Pour vos messages quotidiens, utilisation de n l''des milieux de
couleur de E-mail, colorent des polices, des polices, des images ou
tout autre "plutôt" type composant à vos messages. Continuez
propre-à la faire plus facile pour le destinataire de lire et
répondre. Il 'meilleur d'envoyer les messages plats des textes
pour s'assurer que chacun pourra les lire, parce que pas chacun a
placé leur email pour recevoir le HTML d'email. Vous pouvez
être étonné aux pauvres que votre note peut ressembler à quelqu'un
qui signale leur courrier sur un ordinateur tenu dans la main ou un
vieil ordinateur. Gardant votre propre E-mail, ils chargeront
également beaucoup plus rapidement pour le destinataire !
NE CRIEZ PAS !
Si vous saisissez toutes les majuscules, votre lecteur verra ce
qui criait, ou elles pensent que vous étiez trop paresseux simplement
pour employer correctement le formatage des textes. Il est
également difficile pour les yeux - avez-vous su que cela prend plus
longtemps pour lire quelque chose écrite dans les capitales qu'il
fait pour lire quelque chose qui est correctement composée ?
la preuve, vérifient l'épellation et l'utilisation
correcte du formatage.
La mauvaise écriture est une réflexion sur vous ! Et le
lecteur n'oublient jamais la personne qui a écrit un message
déformé. Le spellCheck empêchera la plupart des mots mal,
mais nous devons toujours une preuve de votre E-mail au cas où vous
écririez le mot faux (qui a été orthographié correctement).
Par exemple, le mois et le papillon, et où étaient tous
essayant de corriger un programme de correcteur orthographique.
Employer les majuscules, la ponctuation et la composition.
Faites une pause quand vos paragraphes au sujet des changements,
ou si elles sont trop longues. Utilisation excessive de N 'du
formatage (trop de graisse, trop de points d'exclamation et de points
d'interrogation, etc...) Trop de n'importe quoi rendra votre
message difficile à lire. Vous voulez que votre message soit
facilement lisible et compréhensible. Relu lui pour s'assurer
que le sens, et ne supposent jamais que le lecteur connaît ce que
voulez dire vous, il part toujours pour elles. La période de
l'évidence et du contrôle orthographique est minimale par rapport à
l'impression que vous si vous mettez 'le temps de prise de t.
Prenez le temps d'envoyer une réponse.
Même lorsque quelqu'un des email vous quelque chose qui n'exige
pas une réponse directe, suivi avec eux d'une façon opportune juste
les avez faits savoir que vous avez reçu leur message. Il est
étonnant comment les gens demanderont souvent le conseil, et
aucune réponse avec un short "ne vous remercient" quand ils
reçoivent leur réponse. Un expéditeur simple de message est
suffisant. Et il les aide à savoir que vous ne le recevez pas
didn 'simplement coincé quelque part dans Cyberspace.
S'ils demande de didn la ', n envoient !
N'importe ce que vous pensez pouvez être acceptable, vous ne
pouvez pas E-mail quelqu'un au sujet de votre service de produit sans
leur permission. Au moins ils ne vous demanderont pas que pour
envoyer un email, ou cela vous avez déjà fait des affaires avec eux,
puis il est illégal d'envoyer un E-mail, période. N'importe
quel destinataire peut facilement envoyer votre message au fournisseur
et vous faites rapport à l'envoi du E-mail non sollicité (Spam).
Le rapport aurait comme conséquence le déplacement immédiat de tous vos sites Web ou email address pour la plupart des serveurs. Alors vous joignez la liste "d'expéditeurs interdits," signification que les serveurs ne permettraient pas tous les messages attachés à votre Domain Name à recevoir par leurs clients, les gens à qui vous envoient vos messages.
Vous pouvez vous demander, "mais j'obtiens des E-mails que chaque jour au sujet des produits entretient le didn l''information de I sur demande." Envoyant le E-mail non sollicité (Spam), en nature, telle qu'expédier. Personnes de s de sort les ', mais c'est against.the.law, et n'importe comment long vous pouvez sortir avec elle, vous acceptez de vous faire attraper !
Compresse, Compresse, Compresse !
Si vous envoyez un E-mail avec plusieurs grands attachements, il
vaut mieux de les envoyer dans quelques E-mails séparés, pour pour
ne pas envoyer un document qui est trop grand pour être encore
ouvert. Ou, vous pouvez essayer de comprimer vos messages dans
un dossier de fermeture éclair. Ce ne doit pas réduire les
images de taille beaucoup, mais cela fonctionne très bien pour des
dossiers des textes, de bilan et de programme. Il est très
facile de faire, et rend votre volume de fichier beaucoup plus petit,
et au destinataire beaucoup plus heureux. Voir le www.winzip.com
(pour ceux sur un PC).
Plaisanteries comme conseils.
S'il semble trop bon d'être vrai, il est probablement.
N'expédiez rien qui vous est envoyé. Nous avons toutes
les lettres à chaînes de voir-courrier qui promettent si vous nombre
de l'impatience X de personnes que vous 'avez payées ou vous allant
gagner quelque chose, ou vous serez heureux pour toujours. Ce
'tout un canular, un scam, et le seul résultat est un nombre très
grand de transmissions de E-mail ce lent tous les serveurs à travers
le pays. Si vous recevez un de ces E-mails d'un ami, répondez
à eux (d'une manière gentille), et expliquez pourquoi cet isn
'rectifient, ou pour les demander de cesser de vous les envoyer.
Virus ou conseil de virus ?
Beaucoup de virus sont écartés par le E-mail masquerading
comme avertissements au sujet d'un virus ! Si quelqu'un vous
envoie un avertissement de virus, qui contient typiquement des
instructions sur la façon dont enlever un virus à partir de votre
ordinateur... Google.com pour vérifier que le virus avant de
faire n'importe quoi. Les chances sont, ce 'était également un
canular, et si vous "mauvais dossier" d'effacement juste à partir de
votre ordinateur, vous 'au sujet réellement du besoin d'enlever un
élément crucial du système !
Le défaut de la reproduction sonore, celui était beaucoup d'information de prendre dedans en même temps, mais je vous félicite pour ce service et coller lisant l'article entier. Veuillez le partager avec votre famille, amis et collègues.
Au sujet de l'auteur : Angela Nielsen
est le président du groupe de médias de NCI,
emplacements award-winning d'un Web de compagnie de
développement situés à San Diego, la Californie. Pour
apprendre plus au sujet d'Angela Nielsen, et des médias de NIC
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directement aux 888 médias de NIC. Garantissez les droits
d'auteur 2005 par le groupe de médias d'Angela Nielsen et le NIC
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