How to Control Onderbrekingen

Hoeveel tijd heb je verliest elke dag om onderbrekingen? Dertig minuten? Een uur? Twee uur? Zijn de meeste of deze onderbrekingen van waarde? Wanneer u wordt onderbroken, vind je dat als je terug te gaan naar wat je aan het werk was het duurt bijna net zo lang om terug te komen waar je was als het duurde om het werk oorspronkelijk doen? Zo ja, zijn al het werk dat je deed oorspronkelijk en al de tijd die u investeerde verspild. Als u een van de vele mensen die voortdurend onderbroken, zult u enorm voordeel wanneer u gebruik maken van de ideeën die volgen op een betere controle onderbrekingen. Het helpt om te weten dat er drie soorten onderbrekingen:

• De persoonlijke onderbreking

• De verkeerde-time onderbreking

• De goede onderbreking

Het kennen van het verschil tussen deze drie en wat te doen over hen zal u helpen hen controleren. Je zult niet onderbrekingen te elimineren, maar u kunt ze beter te controleren.

De persoonlijke onderbreking treedt op wanneer iemand wil chatten-over het weekend, het spel, de partij, of wat dan ook. De snelle oplossing is om te zeggen dat je een deadline voor een voorstel, of ander werk moet je afmaken, en dat je inhalen met de bezoeker een andere tijd. Als u uw tijd goed beheren, hebt u echt een deadline en iets aan te vullen, zodat je gewoon eerlijk.

De verkeerde tijd onderbreking gebeurt wanneer u wilt spreken met de persoon die u onderbreken, maar op een later tijdstip. Gebruik een vergelijkbare wijze reageren op de persoonlijke onderbreking, maar meer gestructureerd. Ten eerste, als je in het midden van het schrijven of lezen, hou je werkhouding. Kijk met je ogen, maar zich daar niet op je hoofd. (Het stuurt het eerste signaal dat u terughoudend worden onderbroken.) Don't leg je pen of potlood naar beneden. Niet achterover leunen in je stoel. In plaats daarvan, laat de persoon weet dat u op de hoogte van hem of haar, maar dat heb je een deadline halen, en vervolgens voorstellen te bezoeken als u klaar bent, of op het vroegste tijdstip voor u mogelijk.

De meeste mensen zullen accepteren dit alternatief. Sommigen zullen erop aandringen dat ze nu moet je zien. Soms zijn ze zelfs kunnen ergeren dat je nu niet zal zien. De beste manier om deze situaties om te gaan is mensen te waarschuwen u normaal werken met voor de volgende onderbreking. Leg van tevoren dat er bepaalde tijden die u liever niet te worden onderbroken. Leg uit waarom, en waar mogelijk, laten zien hoe het hen voordelen. Mensen verzetten zich tegen veranderingen, dit geeft hen een kans aan te passen.

Een vrouw op een van mijn seminars werkte voor zeven bazen. Ze vertelde hen: "Als ik mijn roze pet op, het is niet een goed moment om mij te onderbreken." De roze dop mag niet voor je, maar hoe het verkeer over een kegel? Dat is wat een manager vertelde me dat ze deed. Toen ik antwoordde dat het een nieuw idee en vroeg waar ze de kegel, zei ze dat ze liever niet over praten. Als je aan mensen waarom je doet iets en doe het met humor, zijn mensen meer bereid te accepteren.

De goede onderbreking gebeurt als je moet spreken met de persoon nu. Het kan, omdat het invloed op wat je nu bezig bent of omdat het afbreuk doet aan andere hoogwaardige activiteit die dringend moet worden behandeld (met andere woorden, een crisis).

Als u akkoord gaat om te stoppen met wat je doet, krijg je papieren en gedachten zo georganiseerd dat als je terug te gaan naar hen kunt u snel heroveren uw gedachten. Je moet ook het opzetten van een tijdsbestek: hoe lang zou het duren om dit probleem op te lossen? Laat het niet open. Get overeenkomst om de benodigde tijd en leg uit dat deze manier ben je in staat om terug te keren naar uw deadline. Blijf bij de tijd frame. Ik dank de persoon voor zijn of haar medewerking.

De meeste onderbrekingen zijn van het voortijdig type. Helaas te vaak behandelen wij hen alsof ze geschikt zijn. Als iemand u benaderd en gevraagd om tien dollar, zou je ermee stoppen? In de meeste gevallen, waarschijnlijk niet. Waarom zijn we zo bereid om tien minuten van onze tijd te geven? Don't Give Up op het controleren van onderbrekingen. Zelfs als u niet in staat geweest ze te bestrijden, zal u met de methoden die ik heb die hier wordt beschreven, en de uitbetaling zal zijn dat je in staat zijn om uw inspanningen te concentreren en je je werk sneller gedaan met betere resultaten.

Braaklegging blokken van tijd (dertig tot zestig minuten) te voltooien werken waar je moet werken ononderbroken. Laat uw oproepen naar voice mail of iemand anders ze omgaan in die tijd. Nogmaals, is het onmogelijk om onderbrekingen te elimineren, maar je kan en moet hen controleren.

Na een discussie tijdens een programma over hoe onderbrekingen, een van de deelnemers controle merkte ik dat haar klanten waren haar onderbrekingen. Ze werkte in een bank en kon niet voorbijgaan aan de klanten, zei ze. Zij voegde hieraan toe dat ze verplicht was om een verslag indienen elke week en kon niet het uur duurde om het te voltooien tijdens de normale kantooruren te vinden. Ik aanbevolen dat ze een goed geïnformeerde collega vragen om de klanten te helpen tijdens de uren dat hij neemt haar mee naar het rapport volledig is en dat ze proberen om dit te regelen tijdens een langzame tijd voor de bank (niet op maandag of vrijdag, bijvoorbeeld). Dat is wat ik bedoel met controle onderbrekingen. (Een bonus: ze kunnen ook gebruik maken van de mogelijkheid om verantwoordelijke taken te delegeren aan iemand die ze zag dat zij het potentieel om meer verantwoordelijkheid.)