Um blueprint novo para o ~ das reuniões a borda da participação

É aqui como você cría reuniões da elevado-participação:

• Comece fazendo a boa vinda da sensação dos povos.

• Faça exame do tempo promover conexões entre povos.

• Descubra que as coisas da maneira são—configuração um o retrato compartilhado da situação atual.

• Elicíe sonhos do pessoa—constroem um retrato compartilhado de onde você queira ir.

• Decida-se em quem faz o que criar o futuro onde você concordou.

• Pagamento tanta atenção aos endings como você faz aos começos.

Porque nós vemos reuniões como oportunidades da participação, nós olhamos além das noções típicas de o que faz para uma reunião boa. Não é que as agendas e as estruturas eficientes da reunião não são importantes; é justo que nós não pensamos que são bastante. As reuniões necessitam ser mais do que algo povos resiste, elas necessita criar a energia para começar coisas feitas.

Comece fazendo a boa vinda da sensação dos povos. Foyers é projetado ajudar povoar faz a transição do mundo exterior ao mundo interno de nossos repousos. Em uma maneira similar, nós necessitamos ajudar a povos em fazer uma transição de o que têm feito em nossa reunião. Estão aqui algumas coisas para considerar que os povos da ajuda sentem bem-vindos.

Atenção do pagamento ao quarto. O quarto ajusta o estágio e as influências o que acontece. Tente trabalhar em um quarto com luz e abundância naturais do espaço da parede. Certifique-se que todos pode ver e se ouvir o que está indo sobre; esticar a escutar energia dos drenos away do trabalho que necessita ser feito. E certifique-se que o quarto é grande bastante deixou todos respirar.

Pague a atenção a como os povos são assentados. Assentar participants em um círculo é geralmente optimal. O círculo representa o formulário o mais antigo da interação as.well.as uma indicação do espírito egalitarian. Nós recomendamos evitar arranjos hierárquicos, como povos do forro acima nas fileiras ou no assento eles em tabelas retangulares longas. Os semicircles trabalham bem quando o desafio chave deve "enfrentar a edição." Os povos assentados em um semicircle podem enfrentar ambo o outro e a planta que é afixada na parede. Nós conduzimos também estamos-acima reuniões ocasionalmente. Quando os povos estão em seus pés, a energia desloca e o modo muda. Mas esteja-acima reuniões deve ser curto, naturalmente!

Pague a atenção a como você cumprimenta povos. Sua boa vinda pode ser tão simples quanto um handshake ou tão elaborada quanto tendo um quartet da corda jogar para criar um modo da harmonia e da paz. O lobby pôde caracterizar uma bandeira simples que anuncia a reunião ou um troupe dos atores que executam o mime. O que tipo da boa vinda você planeia, deve fazer a sensação dos povos especial assim que chegarem.

Você sabe já fazer a sensação dos povos especial. Você fá-la em seus repousos toda a hora. Pense sobre a última vez onde você teve convidados para o jantar ou uma estada de noite. Você tomou cuidado especial para limpar de antemão sua casa. Quando seus convidados chegaram, você cumprimentou-os em seu foyer ou nas etapas do pátio de entrada coberto. Você ofereceu-lhes o chá, o café, ou um snack, as.well.as um assento confortável em que para descansar seus ossos cansados. Cada um destes gestos demonstrou que você os considerou convidados honrados, para ser tratado com a dignidade, a cortesia, e o calor.

Pense agora para trás aos recolhimentos os mais memorable ou aos eventos que sociais você experimentou. As possibilidades são boas que a boa vinda que você recebeu era algo especial. Nós conhecemos uma companhia que realize uma reunião para que todos seus empregados comemorem uma iniciativa nova importante do negócio. Para ajustar o tom, os planners de reunião construíram um túnel para que os povos andem completamente enquanto incorporaram a reunião. As paredes do túnel foram decoradas com os retratos que descrevem o history da companhia de seu fundar ao dia atual. Que maneira notável emitir à mensagem "nossa companhia é uma organização original e maravilhosa—e você é uma parte importante dele."

Maneiras do achado criar conexões entre povos. Nas palavras de um provérbio inventou pela faculdade da escola para liderança aplicada, "conexão antes do índice." Ou seja antes que os povos possam trabalhar junto, devem sentir conectados.

Procurar conexões é tão natural quanto respirando. Nós fazemo-lo sempre que nós nos encontramos com alguém novo: "onde você foi carregado? Aonde você foi à escola? Você conhece o so-and-so?" Nós procuraramos por o que nós temos na terra comum de modo que nós possamos sentir mais confortáveis junto. Encontrar algo na terra comum relaxa-nos e começa-o o processo de transformar desconhecido em colegas, em sócios, e em amigos.

As conversações ajudam-nos conectar. Alguns grupos nós sabemos o começo suas reuniões pedindo todos, "o que você necessitam dizer a fim estar inteiramente atuais nesta reunião?" Um rápido uma vez em torno do quarto com o todos que fornece uma resposta permite aos povos "desobstruídos suas mentes" e podem trazer seus selves inteiros ao recolhimento.

As perguntas pessoais são maneiras poderosas aprofundar nossas conexões. Fazem-nos incômodos, e fazem-nos pensar. Nós usa perguntas como, "por que você veio a esta reunião? Porque é você que permanece?" "que é você disposto fazer para contribuir ao sucesso desta reunião? O que são você que não quer fazer?" "que atos da coragem querem nosso trabalho reque de nós?"

Tão importante como deve conectar com o outro no quarto, é também importante conectar à finalidade, nossa razão para vir junto. Uma frustração comum experimentada por planners de reunião deve trazer junto os povos, faz uma apresentação na importância de o que necessita ser feita, e seja encontrada com então pelo silêncio.

Está aqui um teste padrão que nós observamos freqüentemente que nós acreditamos estamos na raiz do problema. O presenter gastará fifty-five minutos da reunião one-hour que faz uma apresentação aproximadamente porque o tópico é importante. Com os cinco minutos a ir o presenter perguntará se houver alguma pergunta. Não querendo ser a única pessoa que está entre o grupo e sair da reunião sobre o tempo, no.one desafios levantam sua mão.

Nós sugerimos reallocating o tempo fazendo exame de não mais de vinte minutos à informação atual e então usando a quantidade de hora restante para a pergunta e a resposta e a discussão. Antes de começar uma sessão question-and-answer, mande povos discutir junto suas perguntas primeiramente. Este processo de refletir com o outro antes de pedir produz perguntas melhores e ajuda ao processo ir lisamente.

O primeiro refletindo pode também ser usado estimular a discussão. Após ter feito uma apresentação, você pode pedir aqueles atuais para refletir junto em que interesses eles sobre o que você disse, o que querem saber mais sobre.

Ao fazer apresentações, evite a morte por PowerPoint. Uma apresentação que usa corrediças de PowerPoint pode ser uma maneira poderosa de fazer saber à informação visualmente. Mas sentando-se nas imagens olhando escuras em uma tela incentiva o passivity. Use PowerPoint frugalmente e mantenha-o interessar.

Descubra que as coisas da maneira são—configuração um o retrato compartilhado da situação atual. Um interesse que comum nós nos ouvimos é, se nós trouxermos povos diferentes junto a reunião degenerate em um fósforo shouting com todos que advogamos seu ponto da vista, não escutando ou não incorporando outros vistas. Isso é porque os líderes vêem o one-way das coisas, seguidores outros. Os clientes ou os clientes têm seu próprio perspective. Os outsiders tais como vizinhos ou membros de organizações competindo têm contudo uma outra vista.

A maneira a mais fácil começar começada construir esta linha de base deve pedir que os povos seexpliquem- como fazem seu trabalho. As respostas individuais ensinarão todos sobre os desafios que se encontram com em uma base diária. Feita exame junto, revelarão como o sistema inteiro se opera. Quando os povos compreendem como o sistema inteiro se opera, tornam-se mais dispostos desenvolver as soluções que suportam o sistema inteiro que se opera eficazmente.

Suponha que você está trabalhando com associação do Pai-Professor da sua escola (PTA) para melhorar o índice nutritivo do alimento servido no cafeteria. Você pôde começar sua busca para a compreensão comum perguntando os vários povos envolvidos na edição para falar sobre ela de seu perspective. Os cozinheiros puderam falar sobre as fontes que limitadas têm que trabalhar com e as pressões do tempo estão abaixo. Os administradores da escola puderam falar sobre os guidelines federais que têm que ser encontrados com e os confinamentes que do orçamento estão abaixo. Os pais puderam ser preocupados sobre a gordura, o sal, e o índice do açúcar no alimento, sem que os estudantes puderam se queixar que o alimento está furando. Cada um destes perspectives representa uma parte de um enigma. Unido lhes todos e você comece o retrato inteiro que necessita ser examinado se as soluções significativas deverem ser encontradas.

Uma outra aproximação deve promover a curiosidade pedindo que os povos quebrem para baixo e remontem idéias. Para o exemplo, um grupo estudou os sistemas em um hospital designando uma pessoa como um paciente. Desgastando uma placa de sanduíche, este paciente viajou da tabela à tabela, cada tabela que representa um procedimento diferente do hospital. Em cada tabela, os participants escreveram uma descrição de o que fizessem ao paciente e afixaram-na na placa de sanduíche. Para o fim da atividade, as notas na placa de sanduíche representaram a experiência paciente cheia como definida pelo grupo inteiro.

Uma outra aproximação deve ajudar povoar descobre o que sabe já. Durante uma reunião de companhia em uma firma que necessitasse reshape sua cultura incorporada, nós pedimos que os povos descrevessem seu primeiro dia no trabalho. Enquanto os povos disseram suas histórias, descobriram o history da organização, ensinando um outro como as coisas vieram ser.

As aproximações previamente mencionadas suportam edições compartilhando e idéias dos povos com povos que geralmente não falam a. Isto significa criar as conversações que cruzam os gerentes tradicionais—dos limites que falam com os empregados, o departamento das vendas falando com manufacturing, e as populações da cidade que falam com o gerente de planta. Significa professores, pais, e estudantes que falam junto sobre edições do curriculum. Significa doutores, enfermeiras, pacientes, e executivos da companhia de seguro que falam junto sobre a qualidade do cuidado de saúde.

Quando os povos vêm junto compartilhar de suas vistas do mundo nesta maneira, as luzes vão sobre.

Elicíe sonhos do pessoa—constroem um retrato compartilhado de onde você queira ir. Você observou sempre que quando você se decide que você quer comprar um carro novo você começa a ver em toda parte esse carro? Tendo um retrato desobstruído da situação atual (você necessita um carro novo), e um retrato desobstruído de onde você queira ir (para possuir um carro novo), seu cérebro deixa na informação nova. Agora aqueles carros eram sempre para fora lá, mas porque você estabeleceu um retrato desobstruído do futuro você quer criar seu cérebro começa a ver possibilidades que você não viu antes.

Nós encontramos as artes para ser ferramentas poderosas para criar um retrato de onde os povos quisessem ir. O talent artístico não é requerido—apenas o voluntariedade compartilhar de uma visão pessoal do futuro.

Para o exemplo, você pôde convidar os membros de sua equipe fazer os desenhos simples que capturam um aspecto do futuro onde sonham de. Mesmo os esboços crus podem carregar mensagens poderosas sobre o futuro.

Às vezes nós pedimos que os povos críem os skits curtos que lhes mostram cinco anos no futuro. Enquanto agem para fora do futuro, mostram-nos como as coisas poderiam ser, dando a vida a suas imaginações.

Criar "sculptures vivendo" é uma outra aproximação. Uma vez que quando nós estávamos trabalhando com um grupo de povos no meio de criar uma organização nova, nós pedimos que se transformassem a carta de organização, estando nos agrupamentos chamados para. Enquanto os arranjos organizational novos vieram à vida, os membros da equipe descobriram o que gostaram e não gostaram aproximadamente de suas plantas para o futuro.

A escrita pode também ser usada descobrir o futuro. Tente pedir que os povos imaginem-se cinco anos no futuro e gastem-se apenas cinco minutos que escrevem sobre o que vê em um estilo free-flowing, open-ended. As introspecções que emergem podem surpreendê-lo.

Talvez você é dubious sobre usar as artes nesta maneira. Nós encontramos que a maioria de povos são dispostos participar tão por muito tempo nos exercícios como estes como compreendem que o talent artístico não está requerido. O segredo deve dizer, "este não é sobre a arte. Nós não estamos aqui julgar os resultados finais. Nós queremos usar extrair [ ou skits, ou escrever ] como uma maneira de descobrir o futuro."

Se você recuar ainda afastado da aproximação artística, tente a conversação simples. Convide povos fingi-la está a cinco anos de hoje. Peça que discutam o que está fazendo, como está trabalhando junto, o que seu workplace novo, igreja, escola, ou olhares da comunidade gosta. A chave deve conduzir a conversação no tempo atual, como se o futuro está discutindo—agora não como você gostaria d de ser, mas rather como "é."

Muitas observações variadas emergirão desta discussão, mas a tempo alguns temas comuns emergirão. Estes temas representam o retrato compartilhado do futuro—o objetivo para que seu trabalho será dirigido.

Incentive a creatividade como você constrói seus retratos compartilhados de onde você está e de onde você quer ir. Nós fazemos este com uma variedade dos métodos. O exaggeration é um deles. Para o exemplo, ao trabalhar para melhorar a corrente de fonte em uma base de força aérea, nós pedimos que os participants identificassem como poderiam sabotage o processo. Explorar como fazer a falha process forneceu idéias para o que era needed fazer a corrente de fonte projetar um sucesso.

Uma outra aproximação é "único conceito que pensa." Em projetar organizações novas, nós pedimos frequentemente que os participants projetem a organização baseada em um único critério tal como o serviço ou a qualidade de cliente. Nesta maneira, os participants podem delve profundamente naquele variável sem preocupar-se sobre outros confinamentes. Mais tarde nós pedimos que os povos integrem as mais melhores idéias de cada categoria de único pensar do conceito.

Ainda outro é o conceito de uma idéia justa, em que os povos visitam as cabines diferentes onde as idéias são apresentadas. Antes de sair de cada cabine, os participants jot comentários em uma nota pegajosa, que dê aos criadores da idéia lotes da entrada de uma variedade dos perspectives.

Decida-se em quem faz o que criar o futuro onde você concordou. Os líderes e os participants da reunião são frustrados frequentemente sobre o que acontece quando vem junto começar coisas feitas. Em vez de sair com a energia e o entusiasmo, espaço livre aproximadamente onde são dirigidos, saem frequentemente confused sobre o sentido futuro. Os processos de tomada de decisão unclear são frequentemente a causa. A fim impedir estes resultados negativos lá são três coisas a preocupar-se aproximadamente aqui: como da decisão, que, e que.

O grupo deve saber antes de o tempo está indo se decidir. Há diversas opções. O líder pode simplesmente decidir-se; o líder pode pedir que os povos ofereçam recomendações e decidam-se então; ou o grupo pode fazer a decisão conjuntamente, com o todos que tem uma voz igual. Algumas destas aproximações podem ser válidas. O que é o mais importante é que o método que você escolhe é desobstruído e compreendido por tudo.

Identificando que necessidades ser feito pode ser segurado pelo brainstorming simples. Às vezes os líderes têm já uma idéia de o que necessita ser feito. Podem oferecer sua própria lista como um lugar começando e pedir que os povos adicionem a ou subtraiam da lista.

Em outros casos, o grupo partirá do risco. Uma técnica que nós encontramos útil deve mandar todos jot idéias de o que necessita ser feito em notas pegajosas. Afixe todas as notas em uma armação ou em uma parede, e as notas similares do grupo junto. Dê cada um que agrupa um nome e identifique-o para cada um que agrupa a tarefa principal e os subtasks que necessitam ser feitos.

Uma outra aproximação deve criar uma linha do tempo em uma folha de papel gigante gravada a uma parede. Convide o pessoa identificar o que necessita ser feito e mande-o jot suas idéias em notas pegajosas. Mande-os então colocar cada idéia na linha do tempo no ponto onde necessita ser feita. Nesta maneira uma planta emergirá.

Finalmente, há que. Outra vez, há umas várias aproximações. O líder pode apontar povos para ser responsável para cada tarefa. Os voluntários podem ser chamados para, talvez criando uma folha do sinal-acima. Um método misturado deve atribuir alguém para conduzir a uma tarefa e então para ter o voluntário dos povos a trabalhar na tarefa.

Uma versão mais sofisticada da folha do sinal-acima deve identificar os tipos dos povos que ought ser envolvido em uma tarefa particular. Você pode então pedir que os povos ofereçam-se para as tarefas baseadas nos entalhes disponíveis.

Identificando o que e que, ele é crítico que você revê as decisões alcançaram e se certificam de que todos compreende o que foram decididas e que está indo fazer que.

Atenda à extremidade: Pagamento tanta atenção aos endings como você faz aos começos. este som óbvio? Não necessariamente. Recentemente Dick fêz exame de algumas lições no discurso público. Em um ponto, o instrutor perguntou-lhe como fechou seus discursos. de "I extremidade geralmente com uma sessão question-and-answer," respondeu.

"absolutamente a maneira errada terminar um discurso," o instrutor disse-lhe. "como o peter das perguntas e das respostas gradualmente para fora, você desvanece-se ao nothingness. O impacto de seu discurso desvanece-se com ele."

Se você não quiser suas reuniões terminar em um choramingo, você necessita pôr tantos pensamento e atenção em dizer adeus como você fêz a dizer o hello.

Em nosso trabalho, nós gostamos de terminar fazendo exame do tempo rever decisões e acordos de modo que todos seja certo o que foram decididas e o que são as etapas seguintes. Então nós refletimos junto no trabalho que foi realizado. Nós pedimos que os povos identifiquem o que apreciaram sobre trabalhar com outro. Que ajudou ao trabalho ir lisamente? Que inspirou a creatividade? Que momentos eram divertimento? Às vezes nós comemoramos nosso trabalho junto com o alimento e a bebida. Nós não apressamos o ending nem não nós arrastamo-lo para fora.

Todos deixa reuniões com os pensamentos sobre como poderiam ser melhoradas. Por que não trazer aquelas conversações em sua reunião de modo que você possa melhorar a maneira você trabalham junto? Se você terminar suas reuniões pedindo aqueles atuais, "o que nós jorra hoje e o que nós necessitam fazer a vez onde diferentemente seguinte nós nos encontramos com?" nós garantimos que suas reuniões melhorarão.

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