Un nuovo modello per il ~ di riunioni il bordo di partecipazione

Qui è come generate le riunioni di alto-partecipazione:

• Inizi facendo il benvenuto di tatto della gente.

• Occorra tempo promuovere i collegamenti fra la gente.

• Scopra che le cose di senso sono—configurazione un l'immagine comune della situazione attuale.

• Tragga i sogni fuori della gente—sviluppano un'immagine comune di dove desiderate andare.

• Decida di chi fa che cosa generare il futuro che avete accosentito su.

• Paga tant'attenzione alle conclusioni come fate agli inizii.

Poiché vediamo le riunioni come occasioni di partecipazione, osserviamo oltre le nozioni tipiche di che cosa porta ad una buona riunione. Non è che gli ordini del giorno e le strutture efficienti di riunione non sono importanti; è giusto che non pensiamo che siano abbastanza. Le riunioni devono essere più di qualcosa la gente resiste a, deve generare l'energia per ottenere le cose fatte.

Inizi facendo il benvenuto di tatto della gente. Foyers è destinato per contribuire a popolare fa la transizione dal mondo esterno al mondo interno delle nostre sedi. In un modo simile, dobbiamo aiutare la gente nel fare una transizione da che cosa stanno facendo nella nostra riunione. Qui sono alcune cose per considerare che la gente di aiuto ritiene benvenuta.

Attenzione di paga alla stanza. La stanza regola la fase e le influenze che cosa accade. Provi a funzionare in una stanza con luce ed abbondanza naturali dello spazio della parete. Assicurisi che tutto può vedere e sentirsi che cosa sta accendendo; sforzare da ascoltare energia degli scoli via dal lavoro che deve essere fatto. Ed assicurisi che la stanza è abbastanza grande ha lasciato tutto respirare.

Presti l'attenzione a come la gente è messa. La disposizione dei sedili dei partecipanti a sedere ad un cerchio è solitamente ottimale. Il cerchio rappresenta la forma più antica di interazione così come una dichiarazione dello spirito egalitario. Suggeriamo evitare le disposizioni gerarchiche, come la gente del rivestimento in su nelle file o nella disposizione dei posti a sedere loro alle tabelle rettangolari lunghe. I semicerchi funzionano bene quando la sfida chiave deve "affrontare l'edizione." La gente messa in un semicerchio può affrontare entrambe l'un altro ed il programma che è inviato sulla parete. Inoltre conduciamo ci leviamo in piedi-in su le riunioni occasionalmente. Quando la gente è sui loro piedi, l'energia sposta e l'umore cambia. Ma levisi in piedi-in su le riunioni deve essere corto, naturalmente!

Presti l'attenzione a come greet la gente. Il vostro benvenuto può essere semplice come stretta di mano o elaborato quanto avendo un quartetto della stringa giocare per generare un umore di armonia e di pace. L'ingresso ha potuto caratterizzare una bandiera semplice che annuncia la riunione o un troupe degli attori che effettuano il mime. Che cosa genere di benvenuto progettate, dovrebbe rendere il tatto della gente speciale non appena arrivano.

Già sapete rendere il tatto della gente speciale. Lo fate nelle vostre sedi tutto il tempo. Pensi all'ultima volta ch'avete avuti ospiti per il pranzo o un soggiorno di notte. Avete preso la cura speciale per pulire in anticipo la vostra casa. Quando i vostri ospiti sono arrivato, greeted loro nel vostro foyer o sui punti del portico anteriore. Avete offerto loro il tè, il caffè, o uno spuntino, così come una sede comoda in cui riposare le loro ossa stancate. Ciascuno di questi gestures ha dimostrato che li avete considerati ospiti honored, per essere trattato con la dignità, la cortesia ed il calore.

Ora pensi di nuovo alle riunioni più memorable o agli eventi che sociali avete sperimentato. Le probabilità sono buone che il benvenuto che avete ricevuto era qualche cosa di speciale. Conosciamo un'azienda che ha tenuto una riunione affinchè tutti gli relativi impiegati celebri una nuova iniziativa importante di affari. Per dare il tono, i pianificatori di riunione hanno costruito un traforo affinchè la gente camminino attraverso mentre hanno entrato nella riunione. Le pareti del traforo sono state decorate con le immagini che descrivono la storia dell'azienda dal relativo fondare ad oggi. Ché senso notevole trasmettere al messaggio "la nostra azienda è un'organizzazione unica e meravigliosa—e tutti voi siete una parte importante di esso."

Sensi del ritrovamento generare i collegamenti fra la gente. Nelle parole di un detto ha coniato dalla facoltà della scuola per direzione applicata, "collegamento prima del soddisfare." Cioè prima che la gente possa lavorare insieme, devono ritenere collegate.

La ricerca dei collegamenti è naturale quanto respirando. La facciamo ogni volta che veniamo a contatto di qualcuno nuovo: "dove siete stati sopportati? Dove siete andato alla scuola? Conoscete il so-and-so?" Cerchiamo che cosa abbiamo il in comune in moda da poterli ritenere insieme noi più comodi. L'individuazione della qualcosa il in comune se li distende e comincia il processo di trasformazione degli sconosciuti nei colleghe, nei soci e negli amici.

Le conversazioni li aiutano a collegare. Alcuni gruppi conosciamo l'inizio le loro riunioni chiedendo tutto, "che cosa voi devono dire per essere completamente presenti a questa riunione?" Un rapido una volta intorno alla stanza con tutto che fornisce una risposta concede alla gente "libera le loro menti" e possono portare i loro auto interi alla riunione.

Le domande personali sono sensi potenti approfondire i nostri collegamenti. Li rendono scomodi e li incitano a pensare. Noi usate le domande come, "perchè siete venuto a questa riunione? Perchè siete che rimanete?" "che cosa siete disposti a fare per contribuire al successo di questa riunione? Che cosa sono voi che non volete fare?" "che atti di coraggio vogliono il nostro lavoro richieda di noi?"

Importante come deve collegare con altri nella stanza, è inoltre importante da collegare allo scopo, il nostro motivo per venire insieme. Una frustrazione comune sperimentata dai pianificatori di riunione deve riunire la gente, fa una presentazione sull'importanza di che cosa deve essere fatta ed allora è venuta a contatto di da silenzio.

Qui è un modello che osserviamo frequentemente che crediamo siamo alla radice del problema. Il presentatore spenderà fifty-five minuti della riunione di un'ora che fa una presentazione circa perchè il soggetto è importante. Con cinque minuti da andare il presentatore chiederà se ci sono delle domande. Non desiderando essere l'unica persona che si leva in piedi fra il gruppo ed uscire della riunione in tempo, nessun sfide sollevano la loro mano.

Suggeriamo la ridistribuzione del tempo occorrendo nient'altro di venti minuti alle informazioni attuali ed allora usando il tempo restante per la domanda e risposta e discussione. Prima di iniziare una sessione di domande e risposte, faccia discutere insieme alla gente le loro domande in primo luogo. Questo processo di riflettere con altri prima di chiedere produce le domande migliori ed aiuta il processo per andare uniformemente.

Il primo riflettente può anche essere usato per stimolare la discussione. Dopo avere fatto una presentazione, potete chiedere ai presenti di riflettere insieme su che interessi loro circa che cosa avete detto, che cosa desiderano conoscere più circa.

Nel fare le presentazioni, eviti la morte da PowerPoint. Una presentazione che usando gli scorrevoli del PowerPoint può essere un senso potente di trasporto delle informazioni visivamente. Ma sedendosi nelle immagini osservanti scure su uno schermo consiglia al passivity. Usi PowerPoint con parsimonia e mantengalo interessare.

Scopra che le cose di senso sono—configurazione un l'immagine comune della situazione attuale. Una preoccupazione che comune ci sentiamo è, se portiamo la gente differente la riunione degenererà insieme in un fiammifero gridante con tutto che sosteniamo il loro punto di vista, non ascoltando o non incorporando altri viste. Quello è perché i capi vedono il one-way di cose, seguicamme un altro. I clienti o i clienti hanno loro propria prospettiva. Gli stranieri quali i vicinoi o i membri delle organizzazioni competenti hanno ancora un altra vista.

Il senso più facile ottenere cominciato costruire questa linea di base deve chiedere alla gente di spiegare l'un l'altro come fanno il loro lavoro. Le diverse risposte insegneranno tutto circa le sfide che vengono a contatto di su una base quotidiana. Prese insieme, riveleranno come il sistema intero funziona. Quando la gente capisce come il sistema intero funziona, diventano più disposte a sviluppare le soluzioni che sostengono il sistema intero che funziona efficacemente.

Supponga che state lavorando con l'associazione dell'Genitore-Insegnante della vostra scuola (PTA) per migliorare il contenuto nutrizionale dell'alimento servito nel self-service. Potreste iniziare la vostra ricerca di comprensione comune chiedendo alla varia gente coinvolgere nell'edizione per parlarla dalla loro prospettiva. I cuochi potrebbero parlare dei rifornimenti che limitati devono lavorare con e le pressioni di tempo sono sotto. I coordinatori della scuola potrebbero parlare della guida di riferimento federale che deve essere venuta a contatto di e dei vincoli che del preventivo sono sotto. I genitori potrebbero essere preoccupati per il grasso, il sale ed il soddisfare dello zucchero nell'alimento, senza cui gli allievi potrebbero protestare che l'alimento sta alesando. Ciascuna di queste prospettive rappresenta una parte di un puzzle. Unito loro tutte e voi ottenga l'immagine intera che deve essere esaminata se le soluzioni espressive devono essere trovate.

Un altro metodo deve promuovere la curiosità chiedendo alla gente suddivide e riunisce le idee. Per esempio, un gruppo ha studiato i sistemi in un ospedale indicando una persona come paziente. Portando un bordo del panino, questo paziente ha viaggiato dalla tabella alla tabella, ogni tabella che rappresenta una procedura differente dell'ospedale. Ad ogni tabella, i partecipanti hanno scritto una descrizione di che cosa farebbero al paziente e la hanno inviata sul bordo del panino. Per la fine dell'attività, le note sul bordo del panino hanno rappresentato l'esperienza paziente completa come definita dall'intero gruppo.

Un altro metodo deve contribuire a popolare scopre che cosa già conoscono. Nel corso di una riunione dell'azienda ad una ditta che ha dovuto rimodellare la relativa coltura corporativa, abbiamo chiesto alla gente di descrivere il loro primo giorno sul lavoro. Mentre la gente ha detto alle loro storia, hanno scoperto la storia dell'organizzazione, d'istruzione uno un altro come le cose sono venuto essere.

I metodi precedentemente accennati sostengono le edizioni e le idee di compartecipazione della gente con la gente che non comunicano solitamente con. Ciò significa la generazione delle conversazioni che attraversano i responsabili tradizionali—di contorni che comunicano con gli impiegati, il reparto di vendite comunicanti con il manufacturing ed i cittadini che comunicano con il direttore di stabilimento. Significa gli insegnanti, i genitori e gli allievi che comunicano insieme circa le edizioni di programma di studi. Significa i medici, le infermiere, i pazienti ed i quadri della società di assicurazioni che comunicano insieme circa la qualità di sanità.

Quando la gente viene insieme ripartire i loro punti di vista del mondo in questo modo, le luci accendono.

Tragga i sogni fuori della gente—sviluppano un'immagine comune di dove desiderate andare. Avete notato mai che quando decidete che desiderate comprare un nuovo automobile cominciate a vedere quell'automobile dappertutto? Avendo un'immagine libera della situazione attuale (avete bisogno di nuovo automobile) e un'immagine libera di dove desiderate andare (possedere un nuovo automobile), il vostro cervello lascia nelle nuove informazioni. Ora quegli automobili erano sempre fuori là, ma perché avete stabilito un'immagine libera del futuro desiderate generare il vostro cervello cominciate a vedere le possibilità che non avete visto prima.

Abbiamo trovato le arti per essere attrezzi potenti per la generazione dell'immagine di dove la gente desidera andare. Il talento artistico non è richiesto—appena la compiacenza ripartire una visione personale del futuro.

Per esempio, potreste invitare i membri della vostra squadra a fare le illustrazioni semplici che bloccano una funzione del futuro che sognano di. Anche gli abbozzi grezzi possono trasportare i messaggi potenti circa il futuro.

A volte chiediamo alla gente di generare gli skits corti che mostrano loro cinque anni in avvenire. Mentre si comportano verso l'esterno il futuro, li mostrano come le cose potrebbero essere, dando la vita alle loro immaginazioni.

La generazione "delle sculture viventi" è un altro metodo. Una volta che quando stavamo lavorando con un gruppo di persone in mezzo a che generano una nuova organizzazione, chiedessimo loro di transformarsi in nell'organigramma, levantesi in piedi nei raggruppamenti richiesti. Mentre le nuove misure organizzative sono venuto a vita, i membri della squadra hanno scoperto che cosa hanno gradito e non hanno gradito circa i loro programmi per il futuro.

La scrittura può anche essere usata per scoprire il futuro. Provi a chiedere alla gente di immaginarsi cinque anni in avvenire e di spendere appena cinque minuti che scrivono circa che cosa vedono in uno stile a flusso libero e espandibile. Le comprensioni che emergono possono sorpreserle.

Forse siete dubbi circa usando le arti in questo modo. Abbiamo trovato che la maggior parte della gente è disposta a partecipare finchè alle esercitazioni come questi capiscono che il talento artistico non è richiesto. Il segreto deve dire, "questo non è circa l'arte. Non siamo qui giudicare i risultati finali. Desideriamo usare il disegno [ o gli skits, o scrittura ] come senso di scoprire il futuro."

Se ancora lanciate via dal metodo artistico, provi la conversazione semplice. Inviti la gente a fingerlo è a cinque anni da oggi. Chieda loro di discutere che cosa stanno facendo, come stanno funzionando insieme, che cosa il loro nuovo posto di lavoro, la chiesa, scuola, o sguardi della Comunità gradisce. La chiave deve condurre la conversazione nel presente, come se il futuro ora—stia discutendo non come lo vorreste per essere, ma piuttosto come "è."

Molte osservazioni varie emergeranno da questa discussione, ma a tempo alcuni temi comuni emergeranno. Questi temi rappresentano l'immagine comune del futuro—l'obiettivo verso cui il vostro lavoro sarà diretto.

Consigli alla creatività come sviluppate le vostre immagini comuni di dove siete e di dove desiderate andare. Facciamo questo con una varietà di metodi. L'esagerazione è uno di loro. Per esempio quando lavora per migliorare la catena di rifornimento ad una base di aeronautica, abbiamo chiesto ai partecipanti di identificare come potrebbero sabotare il processo. L'esplorazione come fare il venire a mancare trattato ha fornito le idee per che cosa era necessario fare la catena di rifornimento proiettare un successo.

Un altro metodo è "singolo concetto che pensa." Nella progettazione delle organizzazioni nuove, chiediamo spesso ai partecipanti di progettare l'organizzazione basata su un singolo test di verifica quali servizio o qualità di cliente. In questo modo, i partecipanti possono ricercare profondamente in quello variabile senza preoccuparsi per altri vincoli. Più successivamente chiediamo alla gente di integrare le idee migliori da ogni categoria di singolo pensare di concetto.

Ancora un altro è il concetto di un'idea giusta, in cui la gente visita le cabine differenti in cui le idee sono presentate. Prima di lasciare ogni cabina, i partecipanti annotano le osservazioni su una nota appiccicosa, che dà ai creatori di idea i lotti di input da una varietà di prospettive.

Decida di chi fa che cosa generare il futuro che Avete accosentito su. I capi ed i partecipanti di riunione sono frustrati spesso circa che cosa accade quando vengono insieme ottenere le cose fatte. Invece di andare con l'energia e l'entusiasmo, radura circa dove capo, spesso lasciano confuso circa l'orientamento futuro. I processi decisionali poco chiari sono spesso la causa. Per evitare questi risultati negativi là sono tre cose da preoccuparsi circa qui: come della decisione, che cosa e che.

Il gruppo deve sapere davanti a tempo sta andando decidere. Ci sono parecchie opzioni. Il capo può decidere semplicemente; il capo può chiedere alla gente di offrire le raccomandazioni ed allora di decidere; o il gruppo può prendere insieme la decisione, con tutto che ha una voce uguale. C'è ne di questi metodi possono essere validi. Che cosa è il più importante è che il metodo che scegliete è chiaro e capito da tutti.

Accertando che necessità essere fatto può essere maneggiato tramite "brainstorming" semplice. A volte i capi già hanno un'idea di che cosa deve essere fatto. Possono offrire la loro propria lista come posto cominciante e chiedere alla gente di aggiungere a o sottrarre dalla lista.

In altri casi, il gruppo cominci da zero. Una tecnica che abbiamo trovato utile deve fare annotare tutto le idee di che cosa deve essere fatto sulle note appiccicose. Invii insieme tutte le note su un supporto o su una parete e le note simili del gruppo. Dia ciascuno che raggruppa un nome ed identifichi per ciascuno che raggruppa l'operazione principale ed i compiti secondari che devono essere fatti.

Un altro metodo deve generare una linea di tempo su un foglio di carta gigante registrato ad una parete. Inviti la gente ad identificare che cosa deve essere fatta e facciale annotare le loro idee sulle note appiccicose. Allora facciale disporre ogni idea sulla linea di tempo al punto in cui deve essere fatta. In questo modo un programma emergerà.

Per concludere, ci è che. Di nuovo, ci sono vari metodi. Il capo può nominare la gente per essere responsabile di ogni operazione. I volontari possono essere richiesti, forse generando un foglio del segno-in su. Un metodo mixed deve assegnare qualcuno per condurre un'operazione ed allora per avere volontario della gente da lavorare all'operazione.

Una versione più specializzata del foglio del segno-in su deve identificare i generi di gente che deve partecipare ad un'operazione particolare. Potete allora chiedere alla gente di offrirsi volontariamente per le mansioni basate sulle scanalature disponibili.

Identificando che cosa e che, esso è critico che rivedete le decisioni hanno raggiunto e si assicurano che tutta capisce che cosa è stato deciso e che sta andando fare che cosa.

Assista all'estremità: Paga tant'attenzione alle conclusioni come fate agli inizii. questo suono evidente? Non necessariamente. Recentemente Dick ha preso alcune lezioni nel parlare pubblico. Ad un punto, l'istruttore gli ha chiesto come lui chiuso i suoi discorsi. "di I estremità solitamente con una sessione di domande e risposte," ha risposto.

"assolutamente il senso errato concludere un discorso," l'istruttore gli ha detto. "come le domande e le risposte vi fermate gradualmente, vi sbiadite a nothingness. L'effetto del vostro discorso si sbiad con esso."

Se non desiderate le vostre riunioni concludersi su un piagnisteo, dovete mettere tanti pensiero ed attenzione nel dire arrivederci come avete fatto a dire il ciao.

Nel nostro lavoro, gradiamo concludersi occorrendo tempo rivedere le decisioni e gli accordi in modo che tutto sia sicuro che cosa è stato deciso e che cosa sono i punti seguenti. Allora riflettiamo insieme sul lavoro che è stato compiuto. Chiediamo alla gente di identificare che cosa hanno apprezzato circa il funzionamento con altri. Che cosa ha aiutato il lavoro per andare uniformemente? Che cosa ha ispirato la creatività? Quali momenti erano divertimento? A volte celebriamo il nostro lavoro insieme ad alimento ed alla bevanda. Non scorriamo veloce la conclusione né non noi la trasciniamo fuori.

Tutto lascia le riunioni con i pensieri circa come potrebbero essere migliorate. Perchè non introdurre quelle conversazioni nella vostra riunione in moda da poterli migliorare voi il senso voi funzionano insieme? Se concludete le vostre riunioni chiedendo ai presenti, "che cosa noi scaturisce oggi e che cosa noi devono fare la volta che diversamente prossima veniamo a contatto di?" garantiamo che le vostre riunioni miglioreranno.

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