Voici comment vous créez des réunions de haut-participation :
Commencez par faire la bienvenue de sensation de personnes.
Prenez du temps de stimuler des raccordements parmi des personnes.
Découvrez que les choses de manière sont—construction par image partagée de la situation actuelle.
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Obtenez les rêves des personnes—établissent une image partagée d'où vous voulez aller.
Décidez de qui fait quoi créer le futur où vous avez convenu.
Salaire autant attention aux fins que vous faites aux commencements.
Puisque nous voyons des réunions comme occasions de participation, nous regardons au delà des notions typiques de ce qui conduit à une bonne réunion. Ce n'est pas que les ordres du jour et les structures efficaces de réunion ne sont pas importants ; il est juste que nous ne pensions pas qu'ils sont assez. Les réunions doivent être plus que quelque chose les gens supportent, elles doit créer l'énergie pour obtenir des choses faites.
Commencez par faire la bienvenue de sensation de personnes. Des foyers sont conçus pour aider à peuple font la transition à partir du monde extérieur au monde intérieur de nos maisons. D'une façon semblable, nous devons aider des personnes en faisant une transition à partir de ce qu'ils avaient fait dans notre réunion. Voici quelques choses pour considérer que les personnes d'aide se sentent bienvenues.
Attention de salaire à la salle. La salle place l'étape et les influences ce qui se produit. Essayez de travailler dans une chambre avec la lumière et l'abondance normales de l'espace de mur. Assurez-vous que chacun peut voir et entendre ce qui continue ; tension à écouter énergie de drains loin du travail qui doit être effectué. Et assurez-vous que la salle est assez grande a laissé chacun respirer.
Prêtez l'attention à la façon dont les gens sont assiss. Asseoir des participants à un cercle est habituellement optimal. Le cercle représente la forme la plus antique d'interaction aussi bien qu'un rapport de l'esprit égalitaire. Nous recommandons d'éviter des arrangements hiérarchiques, comme des personnes de doublure vers le haut dans les rangées ou l'allocation des places elles à de longues tables rectangulaires. Les demi-cercles fonctionnent bien quand le défi principal doit "faire face à l'issue." Les gens assiss dans un demi-cercle peuvent faire face aux deux un autre et le plan qui est signalé sur le mur. Nous conduisons également tenons-vers le haut des réunions de temps en temps. Quand les gens sont sur leurs pieds, l'énergie décale et l'humeur change. Mais tenez-vers le haut les réunions doit être court, naturellement !
Prêtez l'attention à la façon dont vous saluez des personnes. Votre bienvenue peut être aussi simple comme poignée de main ou aussi raffinée qu'ayant un quartet de corde jouer pour créer une humeur d'harmonie et de paix. L'entrée pourrait comporter une bannière simple annonçant la réunion ou une troupe des acteurs exécutant le pantomime. Quelque genre de bienvenue vous projetiez, il devrait rendre la sensation de personnes spéciale dès qu'ils arriveront.
Vous savez déjà rendre le sentir de personnes spécial. Vous le faites dans vos maisons toute l'heure. Pensez à la dernière fois où vous avez eu des invités pour le dîner ou un séjour durant la nuit. Vous avez fait attention spéciale pour nettoyer votre maison à l'avance. Quand vos invités sont arrivés, vous les avez salués dans votre foyer ou sur les étapes de porche plan. Vous leur avez offert le thé, le café, ou un casse-croûte, aussi bien qu'un siège confortable dans lequel pour reposer leurs os las. Chacun de ces gestes a démontré que vous les avez considérés les invités honorés, pour être traité avec la dignité, la courtoisie, et la chaleur.
Pensez maintenant de nouveau aux rassemblements les plus mémorables ou aux événements sociaux que vous avez éprouvés. Les chances sont bonnes que la bienvenue que vous avez reçue ait été quelque chose de spécial. Nous connaissons une compagnie qui a tenu une réunion pour que tous ses employés célèbrent une nouvelle initiative importante d'affaires. Pour donner la tonalité, les planificateurs de réunions ont construit un tunnel pour que les personnes marchent à travers pendant qu'ils écrivaient la réunion. Les murs du tunnel ont été décorés des images dépeignant l'histoire de la compagnie de sa fondation à aujourd'hui. Quelle manière remarquable d'envoyer au message "notre compagnie est une organisation unique et merveilleuse—et tout le vous est une partie importante de lui."
Manières de trouvaille de créer des raccordements parmi des personnes. Dans les mots d'une énonciation a inventé par la faculté de l'école pour la conduite appliquée, "raccordement avant contenu." En d'autres termes, avant que les gens puissent travailler ensemble, ils doivent se sentir reliés.
Chercher des raccordements est aussi normal que respirant. Nous le faisons toutes les fois que nous rencontrons quelqu'un nouveau : "où êtes-vous né ? Où êtes-vous allé à l'école ? Vous connaissez le so-and-so?" Nous recherchons ce que nous avons en commun de sorte que nous puissions nous sentir plus confortables ensemble. La conclusion de quelque chose en commun nous détend et commence le processus de transformer des étrangers en collègues, associés, et amis.
Les conversations nous aident à nous relier. Quelques groupes nous savons le début leurs réunions en demandant chacun, "ce qui vous doivent indiquer afin d'être entièrement présents lors de cette réunion?" Un rapide une fois autour de la salle avec chacun qui fournit une réponse permet aux gens "clairs leurs esprits" et ils peuvent apporter leurs individus entiers au rassemblement.
Les questions personnelles sont des manières puissantes d'approfondir nos raccordements. Elles nous rendent inconfortables, et elles nous incitent à penser. Nous employez-vous des questions comme, "pourquoi êtes-vous venu à cette réunion ? Pourquoi êtes vous restant?" "qu'êtes-vous disposé à faire pour contribuer au succès de cette réunion ? Ce qui sont vous ne voulant pas faire?" "quels actes du courage veulent notre travail exigez de nous?"
Aussi important qu'il doit se relier à d'autres dans la chambre, il est également important de se relier au but, notre raison de venir ensemble. Un anéantissement commun éprouvé par des planificateurs de réunions doit réunir des personnes, font une présentation sur l'importance de ce qui doit être faite, et puis soient réunis par silence.
Voici un modèle que nous observons fréquemment que nous croyons est à la racine du problème. Le présentateur passera cinquante-cinq minutes de la réunion d'une heure faisant une présentation environ pourquoi la matière est importante. Avec cinq minutes à aller le présentateur demandera s'il y a des questions. Ne voulant pas être la seule personne qui se tient entre le groupe et sortir de la réunion à l'heure, unique défi ne soulève leur main.
Nous suggérons réapproprier le temps en ne prenant pas plus de vingt minutes à l'information et puis en employant la quantité d'heure restante pour la question et la réponse et la discussion. Avant de commencer une session de questions et réponses, faites discuter aux personnes leurs questions ensemble d'abord. Ce processus de se refléter avec d'autres avant de demander produit de meilleures questions et aide le processus pour aller sans à-coup.
Le premier se reflétant peut également être employé pour stimuler la discussion. Après fabrication d'une présentation, vous pouvez demander à des participants de réfléchir ensemble sur quels intérêts ils au sujet de ce que vous avez dit, au sujet de ce qu'ils veulent savoir plus.
En faisant des présentations, évitez la mort par PowerPoint. Une présentation employant des glissières de PowerPoint peut être une manière puissante de donner l'information visuellement. Mais se reposant dans les images regardantes foncées sur un écran encourage la passivité. Employez PowerPoint économiquement et continuez-l'intéresser.
Découvrez que les choses de manière sont—construction par image partagée de la situation actuelle. Un souci commun que nous entendons est, si nous apportons les personnes différentes ensemble la réunion se dégénérera dans une allumette de cri avec chacun préconisant leur point de vue, n'écoutant pas ou n'incorporant pas d'autres des vues. C'est parce que les chefs voient l'one-way de choses, des palpeurs des autres. Les clients ou les clients ont leur propre perspective. Les étrangers tels que des voisins ou des membres des organismes de concurrence ont encore une autre vue.
La manière la plus facile d'obtenir commencée à construire cette ligne de base est de demander à des personnes d'expliquer entre eux comment elles font leur travail. Les différentes réponses enseigneront chacun au sujet des défis qu'elles relèvent quotidiennement. Prises ensemble, elles indiqueront comment le système entier fonctionne. Quand les gens comprennent comment le système entier fonctionne, ils deviennent plus disposés à développer les solutions qui soutiennent le système entier fonctionnant efficacement.
Supposez que vous travaillez avec l'association du Parent-Professeur de votre école (PTA) pour améliorer la teneur alimentaire de la nourriture servie dans le cafétéria. Vous pourriez commencer votre recherche d'arrangement commun par demander aux diverses personnes impliquées dans l'issue pour parler d'elle de leur perspective. Les cuisiniers pourraient parler des approvisionnements limités qu'ils doivent travailler avec et les pressions de temps ils sont dessous. Les administrateurs d'école pourraient parler des directives fédérales qui doivent être rencontrées et des contraintes de budget qu'ils sont dessous. Les parents pourraient être inquiétés de la graisse, du sel, et du contenu de sucre dans la nourriture, sans laquelle les étudiants pourraient se plaindre que la nourriture ennuyeux. Chacune de ces perspectives représente un morceau d'un puzzle. Remonté leur toutes et vous obtenez l'image entière qui doit être examinée si des solutions signicatives doivent être trouvées.
Une autre approche est de stimuler la curiosité en demandant à des personnes décomposent et rassemblent des idées. Par exemple, un groupe a étudié les systèmes dans un hôpital en indiquant une personne en tant que patient. Portant un panneau publicitaire porté par un homme-sandwich, ce patient a voyagé de la table à la table, chaque table représentant un procédé différent d'hôpital. À chaque table, les participants ont écrit une description de ce qu'ils feraient au patient et l'ont signalée sur le panneau publicitaire porté par un homme-sandwich. Vers la fin de l'activité, les notes sur le panneau publicitaire porté par un homme-sandwich ont représenté la pleine expérience patiente comme définie par le groupe entier.
Une autre approche est d'aider à peuple découvrent ce qu'elles savent déjà. Au cours d'une réunion de compagnie à une société qui a dû remodeler sa culture d'entreprise, nous avons demandé à des personnes de décrire leur premier jour sur le travail. Pendant que les gens disaient leurs histoires, ils ont découvert l'histoire de l'organisation, enseignant un un autre comment les choses sont venues pour être.
Les approches précédemment mentionnées soutiennent les émissions d'actions et les idées de personnes avec des personnes qu'elles habituellement ne parlent pas à. Ceci signifie créer les conversations qui croisent les directeurs traditionnels—de frontières parlant avec des employés, le département de ventes parlant avec la fabrication, et des citadins parlant avec le directeur d'installation. Il signifie des professeurs, des parents, et des étudiants parlant ensemble au sujet des issues de programme d'études. Il signifie des médecins, des infirmières, des patients, et des cadres de compagnie d'assurance parlant ensemble au sujet de la qualité de la santé.
Quand les gens viennent ensemble pour partager leurs opinions du monde de cette façon, les lumières s'allument.
Obtenez les rêves des personnes—établissent une image partagée d'où vous voulez aller. Avez-vous jamais noté que quand vous décidez que vous voulez acheter une nouvelle voiture vous commencez à voir cette voiture partout ? Ayant une image claire de la situation actuelle (vous avez besoin d'une nouvelle voiture), et une image claire d'où vous voulez aller (posséder une nouvelle voiture), votre cerveau laisse dans la nouvelle information. Maintenant ces voitures étaient toujours dehors là, mais parce que vous avez établi une image claire du futur vous voulez créer votre cerveau commence à voir des possibilités que vous n'avez pas vues avant.
Nous avons trouvé les arts pour être les outils puissants pour créer une image d'où les gens veulent aller. Le talent artistique n'est pas exigé—juste la bonne volonté de partager une vision personnelle du futur.
Par exemple, vous pourriez inviter les membres de votre équipe à faire les schémas simples qui capturent un aspect du futur où ils rêvent de. Même les croquis bruts peuvent diffuser les messages puissants au sujet du futur.
Parfois nous demandons à des personnes de créer les skits courts qui leur montrent cinq ans à l'avenir. Pendant qu'ils agissent hors du futur, ils nous montrent comment les choses pourraient être, donnant la vie à leurs imaginations.
Créer "les sculptures de vie" est une autre approche. Une fois que quand nous travaillions avec un groupe de personnes au milieu de créer une nouvelle organisation, nous leur demandions de devenir l'organigramme, se tenant dans les groupements préconisés. Pendant que les nouveaux arrangements d'organisation venaient à la vie, les membres d'équipe ont découvert ce qu'ils ont aimé et n'ont pas aimé environ leurs plans à l'avenir.
L'écriture peut également être employée pour découvrir le futur. Essayez de demander à des personnes de s'imaginer cinq ans à l'avenir et de passer juste cinq minutes écrivant au sujet de ce qu'elles voient dans un modèle coulant librement et ouvert. Les perspicacités qui émergent peuvent vous étonner.
Peut-être vous êtes douteux au sujet d'employer les arts de cette façon. Nous avons constaté que la plupart des personnes sont disposées à participer aux exercices comme ces derniers aussi longtemps qu'elles comprennent que le talent artistique n'est pas exigé. Le secret doit dire, "ce n'est pas au sujet d'art. Nous ne sommes pas ici pour juger les résultats finals. Nous voulons employer le dessin [ ou les skits, ou l'inscription ] comme manière de découvrir le futur."
Si vous lancez toujours loin de l'approche artistique, essayez la conversation simple. Invitez les personnes à la feindre est à cinq ans d'aujourd'hui. Demandez-les de discuter ce qu'elles font, comment elles fonctionnent ensemble, ce qui leur nouveau lieu de travail, église, école, ou des regards de la communauté aiment. La clef doit conduire la conversation au présent, comme si le futur discute—maintenant pas comment vous voudriez qu'il soit, mais plutôt comment il "est."
Beaucoup d'observations diverses émergeront de cette discussion, mais à temps quelques thèmes communs émergeront. Ces thèmes représentent l'image partagée du futur—le but vers lequel votre travail sera dirigé.
Encouragez la créativité comme vous établissez vos images partagées d'où vous êtes et d'où vous voulez aller. Nous faisons ceci par une variété de méthodes. L'exagération est l'une d'entre elles. Par exemple, en travaillant pour améliorer la chaîne d'approvisionnements à une base aérienne, nous avons demandé à des participants d'identifier comment ils pourraient saboter le processus. Explorer comment faire l'échouer de processus a fourni des idées pour ce qui était nécessaire pour faire la chaîne d'approvisionnements projeter un succès.
Une autre approche est "concept simple pensant." En concevant de nouveaux organismes, nous demandons souvent à des participants de concevoir l'organisation basée sur un critère simple tel que le service à la clientèle ou la qualité. De cette façon, les participants peuvent fouiller profondément dans cela variable sans s'inquiéter d'autres contraintes. Plus tard nous demandons à des personnes d'intégrer les meilleures idées de chaque catégorie de la pensée simple de concept.
Encore un autre est le concept d'une idée juste, dans laquelle les gens visitent différentes cabines où des idées sont présentées. Avant de partir de chaque cabine, les participants prennent des commentaires sur une note collante, qui donne aux créateurs d'idée un bon nombre d'entrée d'une variété de perspectives.
Décidez de qui fait quoi créer le futur où vous avez convenu. Des chefs et les participants de réunion souvent sont frustrés au sujet de ce qui se produit quand elles viennent ensemble pour obtenir des choses faites. Au lieu de partir avec l'énergie et enthousiasme, espace libre environ où ils sont dirigés, ils laissent souvent confus au sujet de la future direction. Les processus décisionnels peu clairs sont souvent la cause. Afin d'empêcher ces résultats négatifs là sont trois choses à inquiéter environ ici : le comment de la décision, ce qui, et qui.
Le groupe doit savoir en avant du temps il va décider. Il y a plusieurs options. Le chef peut simplement décider ; le chef peut demander à des personnes d'offrir des recommandations et puis de décider ; ou le groupe peut prendre la décision conjointement, avec chacun qui a une voix égale. N'importe laquelle de ces approches peut être valide. Ce qui est le plus important est que la méthode que vous choisissez est claire et comprise par tous.
Identifiant quels besoins d'être fait peut être manipulé par séance de réflexion simple. Parfois les chefs ont déjà une idée de ce qui doit être fait. Ils peuvent offrir leur propre liste comme endroit commençant et demander à des personnes de s'ajouter à ou soustraire de la liste.
Dans d'autres cas, le groupe commencera à partir de l'éraflure. Une technique que nous avons trouvée utile doit faire prendre chacun des idées de ce qui doit être fait sur les notes collantes. Signalez toutes les notes sur un support ou un mur, et les notes semblables de groupe ensemble. Donnez chacun qui groupe un nom et l'identifiez pour chacun qui groupe la force chargent et les tâches secondaires qui doivent être faites.
Une autre approche est de créer une ligne de temps sur une feuille géante de papier attachée du ruban adhésif à un mur. Invitez les personnes à identifier ce qui doit être faite et faites-prendre les leurs idées sur les notes collantes. Faites-alors placer les chaque idée sur la ligne de temps au point où elle doit être faite. De cette façon un plan émergera.
En conclusion, il y a qui. Encore, il y a de diverses approches. Le chef peut nommer des personnes pour être responsable de chacun chargent. Des volontaires peuvent s'appeler pour, peut-être en créant une feuille de signe-vers le haut. Une méthode mélangée est d'affecter quelqu'un pour mener un charger et puis pour avoir le volontaire de personnes à travailler au charger.
Une version plus sophistiquée de la feuille de signe-vers le haut doit identifier les genres de personnes qui doivent être impliquées dans un détail chargent. Vous pouvez alors demander à des personnes d'offrir pour charge basé sur les fentes disponibles.
Après avoir identifié ce qui et qui, il est critique que vous passiez en revue les décisions ont atteint et s'assurent que chacun comprend ce qui a été décidé et qui va faire ce qui.
Occupez-vous l'extrémité : Salaire autant attention aux fins que vous faites aux commencements. ce bruit évident ? Pas nécessairement. Récemment Dick a pris quelques leçons dans la prise de parole en public. À un point, l'instructeur lui a demandé comment il a clôturé ses discours. "de I extrémité habituellement avec une session de questions et réponses," il a répondu.
"absolument la manière fausse de finir un discours," l'instructeur lui a indiqué. "comme questions et réponses vous arrêtez graduellement, vous vous fanez au néant. L'impact de votre discours se fane avec lui."
Si vous ne voulez pas que vos réunions finissent sur une pleurnicherie, vous devez mettre autant pensée et attention dans dire au revoir comme vous avez fait à dire le bonjour.
Dans notre travail, nous aimons finir en prenant du temps de passer en revue des décisions et des accords de sorte que chacun soit sûr ce qui a été décidé et ce qui sont les prochaines étapes. Alors nous réfléchissons ensemble sur le travail qui a été accompli. Nous demandons à des personnes d'identifier ce qu'ils ont apprécié au sujet de travailler avec d'autres. Qu'a aidé le travail pour aller sans à-coup ? Qu'a inspiré la créativité ? Quels moments étaient de l'amusement ? Parfois nous célébrons notre travail ainsi que la nourriture et la boisson. Nous ne précipitons pas la fin ni pas nous la traînons dehors.
Chacun quitte des réunions avec des pensées au sujet de la façon dont elles pourraient être améliorées. Pourquoi ne pas introduire ces conversations dans votre réunion de sorte que vous puissiez améliorer la manière vous travaillent ensemble ? Si vous finissez vos réunions en demandant à des participants, "ce qui nous jaillit aujourd'hui et ce qui nous doivent faire la fois différent prochaine que nous rencontrons?" nous garantissons que vos réunions s'amélioreront.
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