خطة جديدة لاجتماعات ~ مشاركة الحافه

هنا هو كيف تصنع اجتماعات رفيعة مشاركة :

• بداية طريق جعل الناس يشعرون ارحب.

• يستغرق بعض الوقت لتعزيز الصلات بين الناس.

• اكتشاف طريقة الامور المشتركة - بناء صورة للحالة الراهنة.

• انتزاع الشعبية الاحلام - بناء صورة مشتركة أين تريد الذهاب.

• اتخاذ قرار بشان الجهة التي تؤدي الى خلق مستقبل قمت المتفق عليها.

• كما تولي اهتماما كبيرا لالنهايات كما تعملون الى البدايات.

لاننا نرى الاجتماعات على النحو مشاركة الفرص ، ونحن ننظر الى ما وراء الافكار النمطيه ما يجعل جيدا للاجتماع. انه غير ان جدول اعمال الاجتماع وكفاءه الهياكل ليست مهمة ؛ انها مجرد اننا لا نعتقد انها تكفي. الاجتماعات تحتاج الى اكثر من شيء يدوم الناس ، وهم بحاجة الى خلق الطاقة لانجاز الامور.

بداية طريق جعل الناس يشعرون ارحب. نواحي تهدف الى مساعدة الناس على تحقيق الانتقال من العالم الخارجي الى داخل بيوتنا من العالم. فى بطريقة مماثلة ، ونحن بحاجة الى مساعدة الناس في جعل الانتقال من ما ظلت تفعله في لقائنا. وها هي بعض الاشياء الى النظر في أن تساعد الناس على الإحساس بأنهم موضع ترحاب.

ايلاء الاهتمام الى الغرفة. الغرفة التي تهيئ المسرح وتأثيرات ما يحدث. نحاول العمل في غرفة مع الضوء الطبيعي والكثير من الجدار الفضاء. تأكد الجميع يستطيع ان نرى ونسمع ما يحدث ؛ اجهاد للاستماع تستنزف الطاقة بعيدا عن العمل الذى يتعين القيام به. وتأكد القاعه كبيرة بما يكفي لنتنفس اسمحوا الجميع.

ايلاء الاهتمام للكيفية التي يجلس الناس. الجلوس المشاركون في شكل داءره عادة الامثل. داءره تمثل اقدم شكل من اشكال التفاعل وكذلك بيان من روح المساواة. ونحن نوصي تجنب الترتيبات الهرميه ، مثل البطانه الناس حتى في الصفوف او الجلوس عليها في الجداول مستطيل طويل. انصاف الدائرة تعمل على ما يرام عندما يكون التحدي الرئيسي هو "مواجهة هذه المساله." الناس في مقاعدهم في نصف الدائرة هي قادرة على مواجهة كل من بعضها البعض والخطة هي ان تنشر على الجدار. ونحن أيضا نقف اجراء متابعة اجتماعات من حين لآخر. عندما الناس على اقدامهم ، وتحولات الطاقة وتغيرات المزاج. ولكن موقف متابعة الاجتماعات يجب ان تكون قصيرة ، طبعا!

ايلاء الاهتمام للكيفية إليكم تحية الشعب. ترحيبكم يمكن ان تكون بسيطة مثل أ المصافحه او كما وضع لها رباعي يلعب لخلق مزاج من الوئام والسلام. اللوبي قد ميزة بسيطة لافتة تعلن عن اجتماع او فرقة تمثيليه صامتة من الجهات المنفذة. ايا كان نوعه من ان ارحب بكم في الخطة ، وينبغي ان تجعل الناس يشعرون الخاصة بمجرد وصولهم.

كنت تعرف كيفية جعل الناس يشعرون الخاصة. عليك ان تفعل ذلك في المنازل الخاصة بك في كل وقت. نفكر في آخر مرة قمت فيها وكان الضيوف لتناول العشاء او مبيت. انت اخذت عنايه خاصة لتنظيف بيتك مسبقا. عندما وصل الضيوف الخاص بك ، لك التحيه لهم في ردهه الخاص بك او على الجبهة السقيفه الخطوات. انت تقدم لهم الشاي ، البن ، او الخفيفه ، وكذلك مريحه في المقعد الذي سئم منها الى بقية العظام. كل من هذه اللفتات اثبت لكم ان ينظر اليها الضيوف الكرام ، الى ان تعامل بكرامه ، او المجامله ، والدفء.

الآن اعتقد العودة الى معظم التجمعات لا تنسى او المناسبات الاجتماعية التي قمت ذوي الخبرة. الفرص جيدة ان ارحب بكم تلقت كان شيء خاص. ونحن نعلم ان الشركة عقدت اجتماعا لجميع موظفيها للاحتفال هام المبادرة التجارية الجديدة. لضبط ايقاع ، ومخططي الاجتماعات التي شيدت نفق للشعب على المشي من خلال لانها دخلت الاجتماع. جدران النفق كان زينت مع الصور التي تصور الشركة من تاريخ تأسيسها وحتى يومنا هذا. ما هي طريقة راءعه لارسال الرسالة "شركتنا هي فريدة وراءعه المنظمه - ولكم جميعا تشكل جزءا هاما من ذلك".

ايجاد السبل لخلق صلات بين الناس. في كلمات القول صيغت به كلية من المدرسة التطبيقيه للقيادة ، "قبل ان محتوى الصدد." وبعباره اخرى ، وقبل ان يستطيع الناس العمل معا ، ويجب ان يشعروا صلة بها.

البحث عن صلات وكما هو طبيعي كما في التنفس. ونحن نفعل ذلك كلما نلتقي احدهم الجديدة : "اين ولدت؟ أين ذهبت الى المدرسة؟ هل تعلمون ما و- فهل هذا صحيح؟ " ونحن نبحث عن ما لدينا في مشتركة حتى يمكننا ان نشعر بالراحه اكثر معا. في ايجاد شيء مشترك يرتاح لنا وتبدأ عملية تحويل الغرباء الى الزملاء ، والشركاء ، والأصدقاء.

محادثات تساعدنا على ربط. بعض الجماعات ونحن نعلم ان تبدأ اجتماعاتها ومطالبة الجميع ، "ماذا انت بحاجة الى أن أقول لكي يكون كاملا في هذا الاجتماع؟" سريع مرة واحدة في جميع انحاء الغرفة مع الجميع توفير استجابة يتيح للناس "واضحة عقولهم" وهم قادرون على تقديم كل الأنفس الى اللقاء.

اسءله شخصية قوية سبل تعميق الصلات اعمالنا. انها تجعلنا غير مريحه ، وانها تجعلنا نفكر. ونحن نستخدم اسءله مثل : "لماذا انكم تأتون الى هذا الاجتماع؟ لماذا أنت البقاء؟ " "ماذا انت على استعداد للقيام من اجل المساهمة في انجاح هذا الاجتماع؟ ماذا أنت غير راغبة في ان تفعل؟ " "ما من افعال الاراده والشجاعه عملنا يتطلب منا؟"

هامة بقدر ما هي لربط مع الآخرين في الغرفة ، ومن المهم ايضا ربط لهذا الغرض ، لدينا سبب القادمة معا. مشترك الاحباط التي تعيشها مخططي الاجتماعات هو ان تجمع بين الناس ، وتقديم عرض عن اهمية ما يلزم القيام به ، وعندئذ يتعين ان تفي بها الصمت.

هنا هو وجود نمط ونحن كثيرا ما نلاحظ ان نعتقد هو السبب الجذرى للمشكلة. مقدم سيمضي الخامسة وخمس دقائق من الاجتماع الذى استمر ساعة واحدة تقديم عرض حول لماذا هذا الموضوع المهم. مع خمس دقائق يذهب الى مقدم سوف اسأل ما اذا كان هناك اية اسءله. لا يريد ان يكون الشخص الوحيد الذي يقف بين مجموعة والخروج من الاجتماع في الوقت المحدد ، لم يكن احد يجرؤ رفع ايديهم.

نقترح اعادة تخصيص الوقت قبل اتخاذ أي أكثر من عشرين دقيقة لعرض المعلومات وثم استخدام المبلغ المتبقي من الوقت لطرح الاسءله والاجابه عليها والمناقشه. وقبل ان أشرع في طرح الاسءله والاجوبه ، فقد بحث الناس عن اسئلتهم الاولى معا. هذه العملية التى تعكس مع غيرها من قبل ان اطرح الاسءله التي تنتج افضل ويساعد في عملية الذهاب بسلاسه.

يعكس الاولى يمكن ان تستخدم ايضا لحفز النقاش. بعد تقديم عرض ، يمكنك ان تسأل الحاضرين لنفكر معا في ما لهم مصالح حول ما قلتم ، ما يريدون معرفة المزيد عن.

عند تقديم العروض ، وتفادي الموت على يد powerpoint. عرض powerpoint باستخدام الشرائح يمكن ان تكون وسيلة قوية لنقل المعلومات بصريا. ولكن يجلس في الظلام يبحثون في الصور على الشاشه يشجع الاستسلام. استخدام powerpoint مقتصد ويبقيه للاهتمام.

اكتشاف طريقة الامور المشتركة - بناء صورة للحالة الراهنة. أ الاهتمام المشترك نسمع هو ، اذا اتحنا لأشخاص مختلفين معا الاجتماع سوف تتحول الى آ الصيحه المباراة مع الجميع الدعوة وجهة نظره ، وليس الاستماع الى الآخرين أو دمج آراء. وذلك لأن قادة رؤية الامور بطريقة واحدة ، واتباع آخر. الزبائن او العملاء لديها منظور. الغرباء مثل الجيران او اعضاء المنظمات المتنافسه قد راي اخر ايضا.

وأسهل طريقة للبدء في بناء هذا الاساس هو ان نطلب الى الناس لبعضهم بعضا شرح كيفية القيام بالمهمه المنوطه بهم. كل الاجابات تعليم الجميع عن التحديات التي يجتمعون على اساس يومى. أخذت معا ، وانهم سوف تكشف كيف يعمل النظام كله. الناس عندما نفهم كيف يعمل النظام كله ، ويصبحون اكثر استعدادا لوضع الحلول التي تدعم النظام برمته يعمل بصورة فعالة.

لنفترض انك تعمل مع مدرستك للرابطة الآباء والمعلمين (منطقة التجارة التفضيليه) لتحسين المحتوى الغذائي للاغذية خدم في مطعم. انك قد تبدأ بحثك من اجل فهم مشترك بطرح مختلف الاشخاص المتورطين في القضية الى أن نتحدث عنه من منظورهم. الطباخون يمكن الحديث عن محدوديه الامدادات لها للعمل مع والضغوط الزمنية لانهم يخضعون. فان مديري المدارس قد الاتحادي الحديث عن المبادئ التوجيهيه التي يتعين الوفاء بها وقيود الميزانيه لانهم يخضعون. الوالدان قد يكون قلق من الدهون والملح والسكر والمحتوى في الغذاء ، والتي بدونها قد يشكو الطلاب ان الغذاء هو ممله. كل واحد من هذه المناظير يمثل قطعة من اللغز. وضعهم جميعا معا وحصولك على الصورة الكاملة التي تحتاج الى درس مفيد اذا التوصل الى حلول.

وثمة نهج آخر هو تعزيز الفضول ومطالبة الناس الى تحطيم واعادة تجميع الأفكار. على سبيل المثال ، مجموعة درس نظم في احدى المستشفيات عن طريق تعيين شخص واحد كما المريض. يرتدي ساندويتش المجلس ، وهذا المريض سافر من الجدول الى الجدول ، كل الجدول يمثل مختلف المستشفى الاجراء. في كل ماءده ، كتب المشاركون وصف ما يجب عليهم القيام به لحالة المريض ونشرها على انها سندويتش المجلس. وبحلول نهاية هذا النشاط ، ويلاحظ على سندويتش المجلس ممثلة الكامل المريض التجربه على النحو الذى حددته المجموعة بأسرها.

وثمة نهج آخر هو مساعدة الناس على اكتشاف ما يعرف بالفعل. وخلال اجتماع للشركة في الشركة التي تحتاج الى اعادة بناء الهياكل دورته ثقافة الشركات ، وطلبنا من الناس لوصف اول يوم عمل. كما اخبر الناس قصصهم ، انها كشفت عن تاريخ المنظمه ، تدريس بعضهم البعض كيف جاءت لتكون الامور.

سبق ذكرها نهج دعم الشعب تقاسم القضايا والافكار مع الناس ولا يتمتعون عادة التحدث الي. وهذا يعني خلق المحادثات التي تعبر الحدود التقليديه بين مديري يتحدث مع الموظفين ، ادارة المبيعات يتحدث مع الصناعات التحويليه ، وسكان المدينة يتحدث مع مدير المعمل. وهو يعني المعلمين والآباء ، والطلاب معا يتحدث عن قضايا المنهج. يعني الأطباء والممرضات والمرضى ، والمسؤولين التنفيذيين لشركة التأمين نتحدث معا عن جودة الرعايه الصحية.

عندما يأتي الناس معا لتبادل وجهات نظرهم من العالم في هذا السبيل ، واضواء على الذهاب.

انتزاع الشعبية الاحلام - بناء صورة مشتركة أين تريد الذهاب. هل من اي وقت مضى لاحظت انه عندما قررت انك تريد شراء سيارة جديدة لكم ابدا ان انظر الى السيارات في كل مكان؟ وبعد صورة واضحة عن الوضع الحالي (أنت بحاجة الى سيارة جديدة) ، وصورة واضحة من اين تريد الذهاب الى (امتلاك السياره الجديدة) ، الخاصة بك في الدماغ يتيح له المعلومات الجديدة. ان تلك السيارات كانت دائما الى هناك ، ولكن لأنك انشأت صورة واضحة للمستقبل الذي تريد اصنع الدماغ يبدأ انظر الى امكانيات أنت لم تر من قبل.

لقد وجدنا الفنون لتكون ادوات قوية لخلق صورة فيها الناس يرغبون في الذهاب. المواهب الفنية المطلوبة ليست مجرد استعداد لتقاسم شخصية رؤية للمستقبل.

فعلى سبيل المثال ، يمكن لك ان تدعو اعضاء فريقكم لجعل الرسوم البسيطة من شأنها المحافظة جانبا من جوانب المستقبل انها حلم. حتى الخام ملامح قوية قادرة على نقل رسائل عن المستقبل.

احيانا نطلب من الناس لخلق القصيره القصص الفكاهيه ان تبين لهم خمس سنوات في المستقبل. كما انهم يتصرفون في المستقبل ، فهي تبين لنا كيف ان الامور يمكن ان تكون ، مع اعطاء الحياة الى التخيلات.

خلق "الذين يعيشون النحت" هو نهج آخر. مرة عندما كنا نعمل مع مجموعة من الناس في خضم انشاء منظمة جديدة ، وطلبنا منهم ان يصبحوا التنظيمي ، والتي تقف في التجمعات دعا. وكما جاء في الترتيبات التنظيمية الجديدة الى الحياة ، واعضاء فريق ما اكتشفت انها ونود ان لا يحبذون عن خططها للمستقبل.

الكتابة يمكن أن تستخدم أيضا لكشف المستقبل. نحاول ان نتصور طالبا الناس انفسهم في السنوات الخمس المقبلة لتمضية خمس دقائق فقط عن كتابة ما يرونه في التدفق الحر ، مفتوحة الاسلوب. الأفكار التي قد تظهر مفاجاه لكم.

ربما كنت مريبه حول استخدام الفنون في هذا السبيل. لقد وجدنا ان معظم الناس على استعداد للمشاركة في مثل هذه التمارين طالما انهم يفهمون ان الموهبه الفنية لا يلزم. سر النجاح هو ان نقول ، "هذا ليس عن الفن. نحن لسنا هنا لنحكم على النتائج النهائية. نريد استخدام السحب [أو القصص الفكاهيه ، او كتابة] كطريقه لكشف المستقبل. "

اذا كنت لا تزال نخجل من الوسط الفني النهج ، في محاولة بسيطة المحادثة. ادعو الناس الى التظاهر ومن خمس سنوات من اليوم. نطلب منهم ان يناقشوا ما يفعلونه ، وكيف انهم يعملون معا ، ما الجديد في مكان العمل ، والكنيسة والمدرسة ، او يشبه المجتمع. والسبيل الى ذلك هو اجراء المحادثة في المضارع ، كما لو ان المستقبل هو الآن - لم نناقش كيف تريد لها أن تكون ، بل كيف انها "هي".

تفاوتت ملاحظات كثيرة ستخرج من هذه المناقشه ، ولكن في الوقت بعض المواضيع المشتركة التي ستخرج. هذه المواضيع تمثل صورة مشتركة للمستقبل - في اتجاه الهدف الذي عملكم سيتم توجيهه.

تشجيع الابداع وانتم قم ببناء يشارك فيها صور من انت وأين تريد الذهاب. ونحن نفعل ذلك من خلال مجموعة متنوعة من الطرق. مبالغة هو واحد منهم. فعلى سبيل المثال ، عندما تعمل على تحسين سلسلة التوريد في قاعدة للقوات الجوية ، وطلبنا من المشاركين لتحديد الكيفيه التي يمكن تخريب العملية. استكشاف كيفية جعل العملية تفشل وقدمت افكارا لما هو مطلوب لجعل سلسلة الامداد المشروع نجاحا.

وثمة نهج آخر هو "وحيد مفهوم التفكير." تصميم جديد في المنظمات ، ونحن كثيرا ما أسأل المشاركين الى تصميم المنظمه على اساس معيار واحد مثل خدمة العملاء أو نوعية. وبهذه الطريقة ، المشاركون قادرون على ان ننقب عميقا في المتغير دون القلق بشأن القيود الأخرى. في وقت لاحق نسأل الناس الى ادماج افضل الافكار من كل فئة واحدة من مفهوم التفكير.

وهناك طريقة اخرى هي مفهوم فكرة عادلة ، في زيارة مختلف الشعب التي اكشاك تعرض فيها الافكار. وقبل مغادرته الى كل حجرة ، الذرة تعليقات المشاركين على مذكرة اللزجه ، والذي يعطي فكرة المبدعين ووجد الكثير من المدخلات من مجموعة متنوعة من وجهات النظر.

اتخاذ قرار بشان الجهة التي تؤدي الى خلق مستقبل قمت المتفق عليها. اجتماع القادة المشاركين وغالبا ما يشعرون بالاحباط ازاء ما يحدث عندما يأتون معا من اجل انجاز الامور. بدلا من ترك مع الطاقة والحماس ، واضحة ازاء حيث ترأس ، فإنهم غالبا ما يترك الخلط بين الاتجاه نحو المستقبل. واضح عمليات صنع القرار غالبا ما كان السبب. من اجل منع هذه النتائج السلبيه وهناك ثلاثة امور تقلق هنا : كيف للقرار ، ما ، ومنظمة الصحة العالمية.

الفريق يجب أن يعرف في وقت سابق كيف يحدث أن يقرروا. وهناك عدة خيارات. زعيم يستطيع ان يقرر ببساطة ؛ زعيم يمكن ان نسأل الشعب لتقديم التوصيات وتقرر بعدئذ ؛ أو مجموعة يمكن ان تتخذ قرارا مشتركا ، مع الجميع بعد ان صوت متكافئ. أي من هذه النهج يمكن ان يكون صحيحا. ما هو أهم هو ان الطريقة التي تختارها هي واضحة ومفهومة للجميع.

تحديد ما ينبغي القيام به يمكن ان تكون محور نقاش وتبادل الافكار البسيطة. احيانا الزعماء بالفعل فكرة عما ينبغي القيام به. الذي يمكن ان تقدمه الخاصة بها القائمة على النحو انطلاق مكان ونطلب الى الناس اضافة الى او خصما من القائمة.

وفي حالات أخرى ، فإن المجموعة سوف نبدأ من الصفر. الاسلوب واحد وجدنا من المفيد هو ان يكون الجميع الذرة من الافكار ما يلزم القيام به على اللزجه الملاحظات. بعد انتهاء جميع الملاحظات على الحامل او الجدار ، ومجموعة مماثلة تلاحظ معا. اعطاء كل مجموعة من مجموعات وتحديد اسم لكل مجموعة المهمة الرئيسية والانشاء التي تحتاج الى القيام به.

وثمة نهج آخر هو ايجاد الوقت على خط عملاق صفحة من ورقة مسجل لجدار. ادعو الناس لتحديد ما ينبغي القيام به ويكون لهم الذرة افكارهم على اللزجه الملاحظات. ثم يكون لهم مكان كل فكرة على خط الزمن عند نقطة حيث يتعين القيام به. وبهذه الطريقة خطة ستخرج.

وأخيرا ، هناك منظمة الصحة العالمية. مرة أخرى ، هناك نهج مختلفة. زعيم يمكن تعيين شخص ليكون مسؤولا عن كل مهمة. المتطوعين قد يكون مطلوبا ، وربما عن طريق ايجاد طريقة الاشتراك الصاج. مختلطه الاسلوب هو تكليف شخص ما لقيادة مهمة وعندئذ يكون الشعب في التطوع من اجل العمل على المهمة.

نسخة اكثر تطورا من الاشتراك الصاج هو التعرف على أنواع من الناس الذين يجب ان تشارك في مهمة خاصة. يمكنك عندئذ ان نسأل الناس على التطوع للمهام تستند الى الاماكن الشاغره المتاحة.

وبعد تحديد ما ومنظمة الصحة العالمية ، فمن الاهميه بمكان ان لكم مراجعة القرارات التي يتم التوصل اليها والتاكد من ان الجميع يفهم ما لم يتقرر وعساه ان يفعل ما.

حضور الى النهاية : ما دفع الكثير من الاهتمام الى ما تفعله النهايات إلى البدايات. هل هذا الصوت واضح؟ ليس بالضروره. اتخذ مؤخرا ديك بعض الدروس في مخاطبة الجماهير. عند نقطة واحدة ، المدرب طلب منه كيف انه مغلقة خطبه. "انا عادة مع نهاية جولة من الاسءله والاجوبه ،" فاجاب.

"بأسلوب خاطئ تماما إلى نهاية كلمة ،" المدرب قال له. "كما الاسءله والاجوبه تدريجيا بيتر بها ، وانت تخبو الى العدم. أثر الخطاب الخاص بك يتلاشى معها. "

اذا كنت لا تريد ان الاجتماعات الخاصة بك الى نهاية على تذمر ، انت بحاجة الى وضع أكبر قدر من الاهتمام في الفكر والقول وداعا كما فعلتم ليقول مرحبا.

في عملنا ، ونحن مثل نهاية لطريق اتخاذ الوقت لمراجعة القرارات والاتفاقات بحيث يحصل كل فرد على ما هو متأكد وقد قررت وما هي الخطوات المقبلة. ثم اننا نفكر معا على العمل الذي تم انجازه. ونحن نطلب الى الناس لتحديد ما اعربوا عن تقديرهم للعن العمل مع الآخرين. ما ساعد العمل بسلاسه أذهب؟ من وحي ما الابداع؟ اللحظات التي كانت متعة؟ احيانا نحن نحتفل عملنا جنبا إلى جنب مع الطعام والشراب. نحن لا يستعجل انهاء كما اننا لا تطول بها.

الجميع يترك لقاءات مع الافكار حول كيفية تحسينها. لماذا لم تحقق تلك المحادثات الى اجتماعكم بحيث يمكنك تحسين الطريقة لكم ان نعمل معا؟ اذا كنت نهاية الجلسات الخاصة بك بسؤال الحاضرين ، "ماذا نفعل جيدا اليوم وماذا علينا ان نفعل بشكل مختلف في المرة القادمة نلتقي؟" يضمن لنا بأن ما تتمتعون به اجتماعات سيحسن.