Closeout Meeting Agenda / Key Review Meeting Agenda

Doel

Project closeout bijeenkomsten, zoals vergaderingen aftrap project, kan intern of extern. De externe closeout vergadering is ontworpen om te bevestigen dat de resultaten van de klant zijn geproduceerd en aanvaard, terwijl de interne closeout bijeenkomst is bedoeld om ervoor te zorgen dat de administratieve problemen zijn aangepakt en dat de organisatorische middelen zijn vrij om terug te keren naar hun andere taken. De agenda voor elke moet worden aangepast om de goede doel.

Aanvraag

De bijeenkomsten worden gebruikt om de kans dat openstaande kwesties project zal het oppervlaktewater op een later tijdstip te minimaliseren, wanneer de middelen niet meer beschikbaar voor het project binnen de organisatie. Ze worden gebruikt met de klant om te dienen als het finaliseren daad, beweert dat na de vergadering kwesties worden aangepakt, zal het project formeel worden afgesloten uit. De agenda voor deze vergaderingen moeten worden toegezonden aan de klant en / of het team ruim van tevoren van de vergadering om tijd voor veranderingen en alternatieven worden gepresenteerd. Omdat de vergadering is een formele handeling (vaak contractueel verplicht), wordt de agenda getoetst vóór gebruik.

Inhoud

Closeout vergaderdata en de agenda moeten worden gericht op acceptatie. De inhoud van de vergadering dienen te worden gericht aan waarin staat dat alle werkzaamheden binnen de SOW-pakketten zijn afgesloten en dat alle van de resultaten naar behoren zijn doorgegeven aan de klant. Externe closeout vergaderingen kunnen ook een poging om de handtekening van de klant over de aanvaarding documenten. De externe closeout bijeenkomst is normaal voorafgaand aan de interne closeout vergadering.

Sample Externe Closeout Meeting Agenda Deelnemers: (Namen / Organisaties)

(Dit omvat de interne of externe klant, evenals de belangrijkste teamleden veld vragen over het project prestaties of resultaten.)

Datum:

Tijd: Plaats:

1.0 Projectoverzicht

Het project overzicht moet worden verstrekt door de projectmanager of zijn aangewezen. Het moet een korte analyse van wat er is afgeleverd bij de klant.

2.0 Synopsis van Deliverables

De synopsis moet details over de resultaten die werden overgedragen aan en wie erkend acceptatie. Eventuele afwijkingen van de specificaties moeten duidelijk worden geïdentificeerd, evenals de autoriteit die de toegelaten afwijkingen.

3.0 Project Aanvaarding

Indien de klant (intern of extern) nog niet heeft gedaan, moet ze worden gevraagd te ondertekenen project acceptatie documentatie. Dit zal ofwel finaliseren van het project of trekken een last-minute problemen voor een oplossing. Als er last-minute problemen, kan de projectleider ontwerp voor een wijziging van de aanvaarding document waaruit blijkt dat wanneer de definitieve actie-items worden aangepakt, zal het project worden beschouwd als "geaccepteerd" door de klant.

4.0 Volgende stappen

In de meeste relaties project, zijn er mogelijkheden voor de follow-op werk of aanvullende activiteit in verband met het project. Als die mogelijkheden bestaan (of kan bestaan), moet de projectmanager ze te identificeren tijdens de closeout bijeenkomst voor verdere actie.

5.0 Actie in Review

De projectmanager moet een samenvatting van de actie-items verzameld tijdens de vergadering en een samenvatting van deze eisen. Deze zullen uiteindelijk worden ingelogd op het actie-item te registreren.

Sample Interne Closeout Meeting Agenda

Deelnemers: (Namen / Organisaties)

(Dit zal niet de klant, maar moet ook de belangrijkste teamleden uit alle aspecten van het project. Afhankelijk van het project cultuur, kan het project onderaannemers of niet kunnen worden uitgenodigd om deel te nemen.)

Datum:

Tijd: Plaats:

1.0 Projectorganisatie

Het project overzicht moet worden verstrekt door de projectmanager of zijn aangewezen. Het moet een korte analyse van wat er is afgeleverd bij de klant en het succes van de aanpak.

2.0 Synopsis van Deliverables

Dit moet onder meer ingegaan op de resultaten die werden overgedragen aan en wie erkend acceptatie. Eventuele afwijkingen van de specificatie moet duidelijk worden geïdentificeerd, evenals de autoriteit die aanvaard afwijkingen.

3.0 Project Lessons Learned

Het project manager of een facilitator zou moeten leiden van de groep bij de ontwikkeling van lessen (zie later meer).

4.0 Volgende stappen

In de meeste relaties project, zijn er mogelijkheden voor de follow-op werk of aanvullende activiteit in verband met het project. Als die mogelijkheden bestaan (of kan bestaan), moet de projectmanager deze te identificeren en identificeren van de middelen whomay of kunnen niet deelnemen aan een aanvullende activiteit.

Benaderingen

Elk project heeft een zekere mate van succes. Een belangrijke component van het project closeout vergadering is vast te stellen dat succes. Ook projecten waar de betrekkingen met de klant zijn gemarteld met een aantal aspecten die kunnen als succesvol worden beschouwd. Sluiting met succes in zowel de interne en externe vergaderingen closeout bouwt de hoop dat project teamleden en klanten willen de relatie met de projectmanager en de project organisatie voort te zetten.

Overwegingen

Het is soms moeilijk om teamleden lang genoeg om deel te nemen in de closeout activiteiten in verband met een project te behouden. Incentives rechtstreeks verbonden zijn met closeout deelname zijn soms de enige manier om te zorgen dat ze zullen nog steeds beschikbaar zijn voor de ervaring. Ook, omdat dergelijke bijeenkomsten komen op een moment dat de meeste van de dwingende project werk is voltooid, een gevoel van verveling kan soms overnemen. De rol van de projectmanager als cheerleader is zelden zo belangrijk als het is op het project closeout vergadering. Ending projecten op een positieve noot dient om teamlid bijdragen bevestigen als klant wijsheid in de selectie van de project organisatie in de eerste plaats.

een artikel afkomstig van Joel Litherald

Disclaimer: Onze website is niet verantwoordelijk voor de informatie in dit artikel. In dit artikel wordt op geen enkele manier de standpunten, meningen, gedachten of overtuigingen van de artikelen directory personeel.
Vertaling aankondiging: Het artikel "Closeout Meeting Agenda / Key Review Meeting Agenda" is vertaald met behulp van een geautomatiseerde vertaling dienst. Onze excuses voor eventuele vertaalfouten die heeft plaatsgevonden. Dank u voor uw begrip.