But
Projetez les réunions de closeout, comme des réunions de début de projet, pouvez être interne ou externe. La réunion externe de closeout est conçue pour affirmer que les deliverables’du client s ont été produits et acceptés, alors que la réunion interne de closeout est conçue pour s'assurer que des questions administratives ont été abordées et que les ressources d'organisation sont libres pour retourner à leurs autres fonctions. L'ordre du jour pour chacun doit être modifié pour atteindre l'objectif approprié.
Application
Les réunions sont employées pour réduire au minimum la probabilité que les issues en suspens de projet apprêteront à une date ultérieure, quand les ressources ne sont plus disponibles pour le projet dans l'organisation. Elles sont employées avec le client pour servir d'acte menant à bonne fin, affirmant qu'après que les questions de réunion soient abordées, le projet sera formellement fermé. L'ordre du jour pour de telles réunions devrait être bien expédié au client et/ou à l'équipe avant la réunion pour accorder l'heure pour des changements et des solutions de rechange être présenté. Puisque la réunion est un acte formel (souvent contractuellement requis), l'ordre du jour est sujet à la revue avant l'utilisation.
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Contenu
Des réunions de closeout et leurs ordres du jour devraient être concentrés sur l'acceptation. La teneur de la réunion devrait être dirigée sur affirmer que toute fonctionne des paquets dans le WBS a été fermée et que tous les deliverables ont été correctement expédiés au client. Les réunions externes de closeout peuvent également inclure un effort d'obtenir la signature’du client s sur des documents d'acceptation. La réunion externe de closeout est normalement tenue avant la réunion interne de closeout.
Participants Externes D'Ordre du jour De Réunion De Closeout D'Échantillon : (Names/Organizations)
(ceci inclura le client interne ou externe, aussi bien que les membres principaux d'équipe aux questions de champ concernant l'exécution ou les résultats de projet.)
Date :
Temps : Endroit :
1.0 Vue d'ensemble De ProjetLa vue d'ensemble de projet devrait être fournie par le chef de projet ou son designee. Ce devrait être une brève analyse de ce qui a été livré au client.
2.0 Synthèse de Deliverables
La synthèse devrait inclure le détail sur qui les deliverables ont été transférés et à qui a reconnu l'acceptation. Toutes les déviations des caractéristiques devraient être clairement identifiées, aussi bien que l'autorité qui a accepté les déviations.
3.0 Acceptation De ProjetSi le client (interne ou externe) n'a pas déjà fait ainsi, elle devrait être invitée à signer la documentation d'acceptation de projet. Ceci mènera le projet ou soulèvera à bonne fin toutes les questions de dernière minute pour la résolution. S'il y a les issues de dernière minute, le chef de projet peut rédiger un amendement au document d'acceptation indiquant cela quand les actions à entreprendre finales sont adressées, le projet sera considéré “admis” par le client.
4.0 Prochaines ÉtapesDans la plupart des rapports de projet, il y a des occasions pour le travail de suite ou l'activité supplémentaire liée au projet. Si ces occasions existent (ou peut exister), le chef de projet devrait les identifier au cours de la réunion de closeout pour davantage d'action.
5.0 Action dans la revueLe chef de projet devrait récapituler les actions à entreprendre recueillies au cours de la réunion et fournir une synthèse de ces conditions. Celles-ci seront finalement entrées le registre d'action à entreprendre.
Ordre du jour Interne De Réunion De Closeout D'Échantillon
Participants : (Names/Organizations)
(ceci n'inclura pas le client, mais devrait inclure les membres principaux d'équipe de tous les aspects du projet. Selon la culture de projet, les sous-traitants de projet peuvent ou ne peuvent être invités à participer.)
Date :
Temps : Endroit :
1.0 Organisation De ProjetLa vue d'ensemble de projet devrait être fournie par le chef de projet ou son designee. Ce devrait être une brève analyse de ce qui a été livré au client et au succès de l'approche.
2.0 Synthèse de Deliverables
Ceci devrait inclure le détail sur qui les deliverables ont été transférés et à qui a reconnu l'acceptation. Toutes les déviations des spécifications devraient être clairement identifiées, aussi bien que l'autorité qui a accepté les déviations.
3.0 Leçons De Projet Apprises
Le chef de projet ou un facilitant devrait mener le groupe dans des leçons se développantes apprises (voir la section postérieure).
4.0 Prochaines ÉtapesDans la plupart des rapports de projet, il y a des occasions pour le travail de suite ou l'activité supplémentaire liée au projet. Si ces occasions existent (ou peut exister), le chef de projet devrait les identifier et identifier les ressources whomay ou peut ne pas participer à n'importe quelle activité supplémentaire.
Le chef de projet devrait récapituler les actions à entreprendre recueillies au cours de la réunion et fournir une synthèse de ces conditions. Celles-ci seront finalement entrées le registre d'action à entreprendre.
Approches
Chaque projet a une certaine mesure de succès. Une composante clé de la réunion de closeout de projet doit identifier ce succès. Projette même où des relations avec le client ont été torturées incluent quelques aspects qui peuvent être considérés réussis. La fermeture avec le succès lors des réunions internes et externes de closeout établit l'espoir que les membres et les clients de équipe de projet voudront continuer le rapport avec le chef de projet et l'organisation de projet.
Considérations
Il est parfois difficile de maintenir des membres d'équipe assez longtemps pour participer aux activités de closeout liées à un projet. Les incitations directement liées à la participation de closeout sont parfois la seule manière de les assurer seront toujours disponibles pour l'expérience. En outre, parce que de telles réunions viennent à un moment où la majeure partie des travaux contraignants de projet a été terminée, un sens d'ennui peut parfois succéder. Le rôle du chef de projet’s comme cheerleader est rarement aussi important qu'il est lors de la réunion de closeout de projet. La fin des projets sur une note positive sert à affirmer des contributions de membre d'équipe aussi bien que la sagesse de client pour choisir l'organisation de projet en premier lieu.
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