Zweck
Projizieren Sie Closeoutsitzungen, wie Projektstartsitzungen, kann intern oder extern sein. Die externe Closeoutsitzung ist entworfen, um zu bestätigen, daß die Kunde’s deliverables produziert worden und angenommen worden sind, während die interne Closeoutsitzung entworfen ist, um sicherzugehen, daß administrative Punkte angesprochen worden sind und daß die organisatorischen Betriebsmittel frei sind, zu ihren anderen Aufgaben zurückzugehen. Die Tagesordnung für jede muß geändert werden, um den korrekten Zweck zu dienen.
Anwendung
Die Sitzungen werden verwendet, um die Wahrscheinlichkeit herabzusetzen, die hervorragende Projektausgaben zu einem späteren Zeitpunkt überziehen, wenn Betriebsmittel nicht mehr für das Projekt innerhalb der Organisation vorhanden sind. Sie werden mit dem Kunden benutzt, um als beendende Tat zu dienen und erklären, daß, nachdem die Sitzung Punkte angesprochen sind, das Projekt formal heraus geschlossen wird. Die Tagesordnung für solche Sitzungen sollte im Vorsprung vor der Sitzung gut nachgeschickt werden Kunden und/oder der Mannschaft, um zu erlauben, daß Zeit für Änderungen und Alternativen dargestellt wird. Weil die Sitzung eine formale Tat (häufig vertraglich erfordert) ist, ist die Tagesordnung abhängig von Bericht vor Gebrauch.
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Inhalt
Closeoutsitzungen und ihre Tagesordnungen sollten auf Annahme gerichtet werden. Der Inhalt der Sitzung sollte auf dem Bestätigen verwiesen werden, daß alle Pakete innerhalb des WBS sind geschlossen worden bearbeiten und daß dem Kunden alle deliverables richtig nachgeschickt worden sind. Externe Closeoutsitzungen können eine Bemühung auch einschließen, die Kunde s’Unterzeichnung auf Annahmedokumenten zu erhalten. Die externe Closeoutsitzung findet normalerweise vor der internen Closeoutsitzung statt.
Beispielexterne Closeout-Sitzung Tagesordnung Teilnehmer: (Names/Organizations)
(dieses schließt den internen oder außergebietlichen Abnehmer, sowie Schlüsselmannschaftmitglieder mit ein, um die Fragen betreffend sind Projektleistung oder -resultate aufzufangen.)
Datum:
Zeit: Platz:
1.0 Projekt-ÜberblickDer Projektüberblick sollte vom Projektmanager oder von seinem designee zur Verfügung gestellt werden. Es sollte sein eine kurze Analyse von, was an den Kunden geliefert worden ist.
2.0 Synopse von Deliverables
Die Synopse sollte einschließen Detail über, wem die deliverables gebracht wurden auf und wem Annahme bestätigte. Alle mögliche Abweichungen von den Spezifikationen sollten, sowie die Berechtigung offenbar gekennzeichnet werden, die die Abweichungen annahm.
3.0 Projekt-AnnahmeWenn der Kunde (intern oder extern) nicht bereits so getan hat, sollte sie gebeten werden, Projektannahmeunterlagen zu unterzeichnen. Dieses entweder beendet das Projekt oder hebt alle last-minute Ausgaben für Auflösung an. Wenn es last-minute Ausgaben gibt, kann der Projektmanager eine Änderung zum Annahmedokument zeichnen, das das anzeigt, wenn die Call-Beendigung Einzelteile adressiert werden, das Projekt gilt “als angenommen” vom Kunden.
4.0 Folgende SchritteIn den meisten Projekt-Verhältnissen gibt es Gelegenheiten für die Folge Arbeit oder zusätzliche Tätigkeit, die mit dem Projekt verbunden sind. Wenn jene Gelegenheiten (oder kann bestehen), bestehen, sollte der Projektmanager sie während der Closeoutsitzung zur weiteren Veranlassung kennzeichnen.
5.0 Tätigkeit im BerichtDer Projektmanager sollte die Tätigkeit Einzelteile zusammenfassen, die während der Sitzung erfaßt werden und eine Synopse jener Anforderungen zur Verfügung stellen. Diesen werden schließlich das Tätigkeit Einzelteilregister angemeldet.
Beispielinterne Closeout-Sitzung Tagesordnung
Teilnehmer: (Names/Organizations)
(dieses schließt nicht den Kunden mit ein, aber sollte Schlüsselmannschaftmitglieder von allen Aspekten des Projektes einschließen. Abhängig von der Projektkultur können Projektunterlieferanten oder können möglicherweise nicht eingeladen werden, um teilzunehmen.)
Datum:
Zeit: Platz:
1.0 Projekt-OrganisationDer Projektüberblick sollte vom Projektmanager oder von seinem designee zur Verfügung gestellt werden. Es sollte sein eine kurze Analyse von, was an den Kunden und den Erfolg der Annäherung geliefert worden ist.
2.0 Synopse von Deliverables
Dieses sollte einschließen Detail über, wem die deliverables gebracht wurden auf und wem Annahme bestätigte. Alle mögliche Abweichungen von der Spezifikation sollten, sowie die Berechtigung offenbar gekennzeichnet werden, die die Abweichungen annahm.
3.0 Projekt-Lektionen Erlernten
Der Projektmanager oder ein Vermittler sollten die Gruppe in sich entwickelnden erlernten Lektionen führen (sehen Sie neueren Abschnitt).
4.0 Folgende SchritteIn den meisten Projekt-Verhältnissen gibt es Gelegenheiten für die Folge Arbeit oder zusätzliche Tätigkeit, die mit dem Projekt verbunden sind. Wenn jene Gelegenheiten (oder kann bestehen), bestehen, sollte der Projektmanager sie kennzeichnen und die whomay Betriebsmittel kennzeichnen oder kann möglicherweise nicht an irgendeiner zusätzlichen Tätigkeit teilnehmen.
Der Projektmanager sollte die Tätigkeit Einzelteile zusammenfassen, die während der Sitzung erfaßt werden und eine Synopse jener Anforderungen zur Verfügung stellen. Diesen werden schließlich das Tätigkeit Einzelteilregister angemeldet.
Annäherungen
Jedes Projekt hat irgendein Maß Erfolg. Ein Schlüsselbestandteil der Projekt Closeoutsitzung soll diesen Erfolg kennzeichnen. Projiziert sogar, wo Relationen mit dem Kunden einschließen einige Aspekte gequält worden sind, die erfolgreich gemeint werden können. Das Schließen mit Erfolg in den internen und externen Closeoutsitzungen errichtet die Hoffnung, daß Projektmannschaftmitglieder und -kunden das Verhältnis zum Projektmanager und zur Projektorganisation fortsetzen wünschen.
Betrachtungen
Es ist manchmal schwierig, die Mannschaftmitglieder zu behalten, die genug, um an den Closeouttätigkeiten teilzunehmen lang sind, die mit einem Projekt verbunden sind. Anreize verbanden direkt mit Closeoutteilnahme sind manchmal die einzige Weise, sie sicherzustellen sind noch vorhanden für die Erfahrung. Auch weil solche Sitzungen kommen, zu einer Zeit als die meisten der unwiderstehlichen Projektarbeit durchgeführt worden ist, kann eine Richtung der Langeweile manchmal übernehmen. Die Rolle des Projekt’managers s als Cheerleader ist selten so wichtig, wie sie bei der Projekt Closeoutsitzung ist. Das Ende von von Projekten auf einer positiven Anmerkung dient, Mannschaftmitgliedsbeiträge sowie Kunde Klugheit zu bestätigen, wenn es die Projektorganisation an erster Stelle vorwählt.
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