غلق جدول اعمال الاجتماع / الرئيسية استعراض جدول اعمال الاجتماع

الغرض

غلق المشروع الاجتماعات ، مثل اجتماعات المشروع ضربة البداية ، قد تكون داخلية او خارجية. الخارجية غلق الاجتماع يهدف الى التأكيد على ان العميل انجازها وقد تم انتاج والمقبولة ، في حين ان الداخلية غلق الاجتماع يهدف الى ضمان الاداريه التي عولجت بها قضايا وان الموارد التنظيمية احرار في العودة الى وطنهم واجبات اخرى. جدول الاعمال لكل يجب تعديلها لتخدم الغرض السليم.

طلب

اجتماعات تستخدم للتقليل الى أدنى حد احتمال ان القضايا المعلقه المشروع سوف السطح في وقت لاحق ، عندما لم تعد الموارد المتاحة لهذا المشروع داخل المنظمه. فهي تستخدم مع العميل لتكون بمثابة وضع اللمسات الاخيرة على القانون ، مؤكدا انه بعد اللقاء تناول المسائل ، وسيكون المشروع رسميا مغلقة. جدول اعمال لمثل هذه الاجتماعات يجب ان توجه الى العميل و / او الفريق جيدا قبل انعقاد الجلسة لاتاحة الوقت لاجراء تغييرات وبدائل لتقديمها. لان هذا الاجتماع هو فعل رسمي (تعاقديا المطلوب في كثير من الاحيان) ، وجدول الاعمال تخضع للمراجعة قبل استخدامها.

المحتوى

غلق الاجتماعات وجداول اعمالها ينبغي أن تركز على القبول. مضمون هذا الاجتماع ينبغي ان توجه ، مؤكدا على أن جميع مجموعات العمل داخل wbs تم اغلاقها وان جميع من المقرر انجازها بصورة صحيحة ارسالها الى الزبون. الخارجية غلق الجلسات قد تشمل ايضا محاولة للحصول العميل على قبول التوقيع على الوثائق. الخارجية غلق جلسة تعقد عادة قبل غلق الداخلية الاجتماع.

عينه الخارجية غلق المشاركون جدول اعمال الاجتماع : (أسماء / المنظمات)

(وسيشمل هذا العميل الداخلي او الخارجي ، وكذلك مفتاح لاعضاء فريق الميدانيه اسءله بخصوص المشروع الاداء او النتائج.)

التاريخ :

الوقت : المكان :

نظرة عامة على المشروع ينبغي ان يقدمها مدير المشروع او يعينه. وتجدر تحليلا موجزا لما تم تسليمها الى العميل.

2.0 خلاصة إنجازها

الخلاصه ينبغي ان تتضمن تفاصيل عن الذين المشاريع القابلة للتنفيذ ونقلوا الى الذين اعترف القبول. اي انحرافات عن المواصفات التي ينبغي تحديدها بوضوح ، وكذلك السلطة الذين قبلوا الانحرافات.

واذا كان الزبون (داخلية او خارجية) لم تفعل ذلك ، فإنها ينبغي أن يطلب من علامة قبول المشروع الوثائق. اما الصيغة النهائية لهذا المشروع او اثارة أي قضايا في آخر لحظة للقرار. واذا كانت هناك قضايا في آخر لحظة ، مدير المشروع قد مشروع تعديل لقبول الوثيقة مشيرا إلى ان الاجراء الاخير عندما يتم تناول البنود ، وسيكون المشروع يعتبر "المقبولة" من جانب العميل.

في معظم العلاقات المشروع ، وهناك فرص للمتابعة على عمل او نشاط اضافي المرتبطه بالمشروع. واذا كانت تلك الفرص موجودة (أو قد تكون موجودة) ، ومدير المشروع وينبغي ان تحدد لها خلال غلق الجلسة لاتخاذ مزيد من الاجراءات.

مدير المشروع ينبغي تلخيص بنود العمل التي جمعت اثناء الاجتماع وتقديم خلاصة لتلك الاحتياجات. وسوف تكون هذه نهاية المطاف يتم الدخول على العمل البند السجل.

عينه الداخلية غلق الاجتماع جدول الأعمال

المشاركون : (أسماء / المنظمات)

(وهذا لن تشمل الزبون ، ولكن ينبغي ان تشمل الرئيسية اعضاء الفريق من جميع جوانب المشروع. اعتمادا على ثقافة المشروع ، المشروع من الباطن قد تكون أو لا تكون دعوتهم الى المشاركة.)

التاريخ :

الوقت : المكان :

نظرة عامة على المشروع ينبغي ان يقدمها مدير المشروع او يعينه. وتجدر تحليلا موجزا لما تم تسليمها الى العميل ونجاح هذا النهج.

2.0 خلاصة إنجازها

وينبغي ان يشمل هذا التفصيل على انجازها الذين نقلوا الى والذين اعترف القبول. اي انحرافات عن مواصفات ينبغي تحديدها بوضوح ، وكذلك السلطة الذين قبلوا الانحرافات.

المشروع 3.0 الدروس المستفاده

مدير المشروع او ميسر ينبغي ان يقود الفريق في وضع الدروس المستفاده (انظر القسم في وقت لاحق).

في معظم العلاقات المشروع ، وهناك فرص للمتابعة على عمل او نشاط اضافي المرتبطه بالمشروع. واذا كانت تلك الفرص موجودة (أو قد تكون موجودة) ، ومدير المشروع وينبغي ان تحدد لها وتحديد الموارد whomay أو لا يجوز لهم المشاركة في أي نشاط اضافي.

مدير المشروع ينبغي تلخيص بنود العمل التي جمعت اثناء الاجتماع وتقديم خلاصة لتلك الاحتياجات. وسوف تكون هذه نهاية المطاف يتم الدخول على العمل البند السجل.

النهج

كل المشروع قدرا من النجاح. ومن المكونات الرئيسية للمشروع غلق الاجتماع هو تحديد هذا النجاح. وحتى المشاريع حيث العلاقات مع العملاء قد تعرضوا للتعذيب وتشمل بعض الجوانب التي يمكن اعتبارها ناجحه. اغلاق مع النجاح فى الداخلية والخارجية معا غلق اجتماعات يبني امله في ان اعضاء فريق المشروع والزبائن يريدون الاستمرار في العلاقة مع مدير المشروع والمشروع في المنظمه.

أعتبارات

ومن الصعب أحيانا إلى الإبقاء على اعضاء الفريق وقتا كافيا للمشاركة في الانشطه المرتبطه غلق المشروع. الحوافز المرتبطه مباشرة غلق المشاركة احيانا الطريقة الوحيدة لضمان انها ستظل متاحة للتجربة. ايضا ، لأن مثل هذه الاجتماعات تاتي في وقت كانت فيه معظم من المشروع اضطراريه من العمل قد أنجز ، واحساس الملل قد يؤدي احيانا الى اتخاذ اكثر. مدير المشروع دور رئيس المشجعين نادرا ما هامة بقدر ما هو في المشروع غلق الجلسة. انهاء المشاريع وفي ملاحظه ايجابية تخدم التأكيد على فريق مساهمات الاعضاء فضلا عن العملاء والحكمة في اختيار المشروع المنظمه في المقام الأول.