Планирование повестки дня

Цель

Планирование проекта проводятся встречи, как видно из названия, для того чтобы развивать все или часть плана проекта. Они предназначены как сбор и dataorganization сессий. Они предназначены для создания не только план, но консенсуса относительно этого плана и его реализации. Программа служит в качестве руководства о том, как эти сессии будут проводиться.

Применению

Планирование проекта, заседания могут проводиться в любое время есть крупный сдвиг в направлении проекта или когда новый план необходимо развивать. Они должны использоваться, когда единое видение о том, как подход проекта является критической (в отличие от ситуации, когда одним человеком видения или подход будет способствовать все усилия). Они могут использоваться для создания единого компонента плана (например, риск плана или графика), или весь план. В повестку дня должны быть направлены (по электронной почте или в печатном виде) до участников до начала совещания для обеспечения того, чтобы они были осведомлены о цели, график, и подход к совещанию.

Содержимое

Как с проектом, цель планирования проектов заседании должна быть четко определена. Важно, чтобы обозначить конкретных целей и ценностей, которые будут получены к концу заседания, с тем чтобы сосредоточить усилия на этих артефактов. В повестке дня заседания планирования проекта может включать в себя список участников и информацию о того, являются ли они на месте или "настоящего" через телеконференции. Если есть телеконференции участников, они должны быть идентифицированы в качестве таковых, поскольку их участие уровнях изначально отличаются от тех, кто физически присутствовать на таком мероприятии.

Планирование повестки дня начинается с четкими, недвусмысленными заявление доставляемые или артефакты, которые будут созданы на совещании и использования этих результатов.

Справочная информация по данной проекта или подпроекта представить точкой, как и почему это набор артефактов является важным или значительным, и почему частности подходы целесообразно.

3,0 упрощению Артефакты

Разнообразие стратегий (рассмотрены ниже в разделе подходы) для разработки проекта плана или компонентов, связанных с совещания.

4,0 Рассмотрение и принятие результаты

Этот раздел содержит участников оценки результатов совещания.

5,0 Рассмотрение и принятие ухищрения

Это где выявление нерешенных действия и задания документально.

Это строка с указанием, когда совещание позади.

Повестка дня может быть разработка или простой, но он должен включать, по крайней мере, компоненты, перечисленные выше. Наиболее значительный уровень усилия будут связаны с облегчением артефакты, поскольку многие компоненты проекта плана может быть впервые в этом заседании.

Подходов

Подход к совещанию, в значительной степени определяет подход к повестке дня. Подходы к разработке проектных планов в группах являются легион. Некоторые руководители проектов начнется с предложенным планом, поощряя участников добавить или вычесть из элементов плана по мере необходимости. Другие определения конкретных элементов плана, которые будут разработаны и будут работать с нуля строить эти компоненты. Последний подход требует более значительных группы координации и повышения уровня упрощения навыков.

Упрощение должно включать подтверждение из осуществимых и выявление тех лиц, присутствующих в заседании, которые могут непосредственно способствовать (т.е. тех, кто будет реально руководить работой или выполняющие работы). Эти лица должны получить первую возможность предоставить информацию о подходе к проектам, которые будут наиболее подходящим. Руководитель проекта / куратор мая извлечь эту информацию устно (с помощью "мозговой атаки"), или в документации (будь то на бумаге или после Он отмечает,) для дальнейшего рассмотрения присутствующих. Ключевая роль посредника заключается в том, чтобы весь проект, охватываемого планом, и что этот проект рассматривается в соответствии уровне глубины. Иногда хочется охватить знакомы области проекта гораздо глубже, чем те районы, которые являются неизведанной.

В целях создания определенных компонентов плана, конфликт не является редкостью. В график разработки с использованием пост - он отмечает для создания сети, например, членов команды может выдвинуть себя агрессивно защищать конкретный подход или стратегия. Посредник несет ответственность за вытекающие таких конфликтов, действуя через рассматриваемых вопросов к консенсусу. Что касается повестки дня, быть уверенным выделять дополнительное время для облегчения усилий, чем для простых презентаций и обсуждений.

Соображения

Повестка дня задает тон совещания. Он должен быть реалистичным с точки зрения намерений и ожиданий по времени каждому пункту повестки дня примет. Поскольку управление проектами в значительной степени воспринимается как графика функции или практикой, в повестку дня могут часто отправьте сообщение о том, стоит ли руководитель проекта способен присоединяться к графику.

В ходе совещания, руководитель проекта в роли повестки watcher может быть нарушена. Руководитель проекта может принимать различные функции в этот параметр. Руководитель проекта может быть призвали служить в качестве содействующей стороны, минута - taker, и участник. Независимо от руководителя проекта, эффективности, никто не может выступать во всех этих функций без ущерба по крайней мере одного из них. Вот почему руководители проектов, возможно, захотят нанимать специалистов для работы в роли они не видят как часть их сильные стороны. Профессиональная посредников или архивов можно сохранить заседании движется вперед, что позволяет руководителю проекта сосредоточиться на проекте и проблем она поднимает. Кроме того, если совещания включает обширные удаленных участников, некоторых видов деятельности (например, планирование сети) может оказаться невозможным без использования виртуальных досок или других Интернет - поддерживает интерактивных выставок. Если проект планирования совещания будет включать разработку любого широкие графические артефакты, участие видов, которые будут использоваться дистанционного участники должны быть рассмотрены до начала совещания для обеспечения того, чтобы настроить эти элементы не умаляет дня.