Agenda Da Reunião De Planeamento

Finalidade

As reuniões do planeamento do projeto são realizadas, enquanto o nome implica, a fim desenvolver o todo ou uma parte da planta do projeto. São pretendidos como sessões do dados-recolhimento e do dataorganization. São pretendidos gerar não somente a planta do projeto, mas um consenso nessa planta e sua execução. A agenda serve como uma guia para como estas sessões serão prendidas.

Aplicação

As reuniões do planeamento do projeto podem ser realizadas quando há um deslocamento principal no sentido do projeto ou quando uma planta nova necessita ser desenvolvida. Devem ser usados quando uma visão unified em como aproximar o projeto é crítica (no contraste às situações onde uma única visão’ou aproximação do indivíduo s dirigirão o esforço inteiro). Podem ser usados gerar um único componente da planta (tal como a planta ou a programação do risco) ou da planta inteira. A agenda deve ser emitida para fora (através do E-mail ou na cópia dura) aos participantes antes da reunião para assegurar-se de que estejam ciente do objetivo, da programação, e da aproximação à reunião.

Índice

Como com um projeto, o objetivo da reunião de planeamento do projeto deve claramente ser definido. É importante delinear os deliverables e os artifacts específicos que serão gerados para o fim da reunião, a fim focalizar o esforço para aqueles artifacts. A agenda para uma reunião de planeamento do projeto pode incluir uma lista e uma informação do participant aproximadamente se estão no local ou “atual” através de um teleconference. Se houver participants do teleconferencing, devem ser identificados como esta'n, porque seus níveis da participação diferirão inerente daqueles que estão fisicamente atuais para tal recolhimento.

1.0 Objetivo

A agenda da reunião de planeamento começa com uma indicação desobstruída, unambiguous dos deliverables ou os artifacts a ser gerados pela reunião e pelo uso pretendido daqueles deliverables.

2.0 Revisão Histórica

A informação de fundo é dada no projeto ou no subproject para fornecer um frame da referência a respeito de como e de porque este jogo dos artifacts é importante ou significativo e porque as aproximações particulares são apropriadas.

3.0 Facilitation dos artifacts

Uma variedade das estratégias (dirigidas abaixo na seção das aproximações) é usada desenvolver a planta ou os componentes do projeto associada com a reunião.

4.0 Revisão e aceitação de Deliverables

Esta seção contem as avaliações’ dos participants dos deliverables da reunião.

5.0 Revisão e aceitação de artigos de ação

Isto é o lugar onde a identificação de artigos e de atribuições proeminentes de ação é documentada.

6.0 Adjustement

Esta é uma linha artigo que indica quando a reunião sobre.

Uma agenda pode ser elaborada ou simples, mas deve incluir ao menos os componentes alistados acima. O nível o mais significativo do esforço será associado com o facilitation dos artifacts, porque muitos componentes da planta do projeto podem ser gerados para a primeira vez dentro esta reunião.

Aproximações

A aproximação à reunião pode, na parte grande, determinar a aproximação à agenda. As aproximações às plantas tornando-se do projeto em um ajuste do grupo são legion. Alguns gerentes de projeto começarão com uma planta sugerida, incentivando participants adicionar ou subtrair elementos da planta como apropriada. Outros identificarão elementos específicos da planta a ser tornada e trabalharão do risco para construir estes componentes. A última aproximação requer uma coordenação mais significativa da equipe e um nível mais elevado de habilidades do facilitation.

O facilitation deve envolver um reiteration do deliverable e a identificação daqueles indivíduos atuais na reunião que pode diretamente contribuir (isto é, aqueles que realmente conduzirão ao trabalho ou executarão o trabalho). Aqueles indivíduos devem ser dados a primeira oportunidade de fornecer a introspecção na aproximação ao projeto que seria o mais apropriado. O projeto manager/facilitator pode extrair esta informação verbal (com uma sessão do brainstorming) ou na documentação (no papel ou nBorne-ele notas) para uma revisão mais adicional por aqueles apresente. O papel chave do facilitator é assegurar-se de que o projeto inteiro esteja coberto pela planta e que o projeto está coberto a um nível consistente da profundidade. Tempting às vezes cobrir áreas familiares do projeto em uma profundidade distante mais grande do que aquelas áreas que são uncharted.

No esforço construir determinados componentes da planta, o conflito não é uncommon. No desenvolvimento da programação usando Borne-o as notas gerar a rede, para o exemplo, membros da equipe podem afirmar-se aggressively para defender uma aproximação ou uma estratégia particular. O facilitator é responsável para stemming tais conflitos trabalhando através das edições sob a consideração para o consenso. Para a agenda, seja certo que distribirão mais hora para esforços do facilitation do que para apresentações ou discussões simples.

Considerações

A agenda ajusta o tom para a reunião. Deve ser realística nos termos da intenção e as expectativas para a quantidade de tempo onde cada artigo de agenda fará exame. Porque a gerência de projeto é percebida pela maior parte enquanto uma função ou uma prática programando, a agenda podem frequentemente emitir a mensagem a respeito de se ou não o gerente de projeto é capaz de aderir a uma programação.

Na reunião, o papel do gerente’de projeto s como o watcher da agenda pode ser comprometido. O gerente de projeto pode fazer exame em uma variedade dos papéis neste ajuste. O gerente de projeto pode ser convidado servir como o facilitator, o minuto-minute-taker, e o participant. Não obstante a eficácia do gerente’de projeto s, ninguém podem servir em todos aqueles papéis sem diminuir ao menos um deles. Esse’s porque os gerentes de projeto podem querer empregar profissionais para servir nos papéis não vêem como sendo parte de suas forças. Os facilitators ou os arquivistas profissionais podem manter a reunião mover-se para a frente, permitindo que o gerente de projeto focalize no projeto e nos interesses ele aumentos. Também, se a reunião incluir um corpo extensivo de participants remotos, determinados tipos de atividades (tais como a rede que programa) podem provar que impossível sem o uso de whiteboards virtuais ou de outros Internet-suportou exposições interativas. Se a reunião de planeamento do projeto incluir o desenvolvimento de quaisquer artifacts gráficos extensivos, as modalidades da participação a ser usadas por participants remotos devem ser consideradas antes que a reunião comece a se assegurar de que a instalação destes elementos não diminua da agenda.

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