Planning Meeting Agenda

Doel

Projectplanning vergaderingen worden gehouden, zoals de naam al zegt, met het oog op de ontwikkeling van alle of een deel van het projectplan. Ze zijn bedoeld als zowel het verzamelen van gegevens en dataorganization sessies. Ze zijn bedoeld voor het genereren van niet alleen het projectplan, maar een consensus over dat plan en de uitvoering ervan. De agenda dient als leidraad voor de manier waarop deze sessies zullen worden gehouden.

Aanvraag

Project planning vergaderingen kunnen worden gehouden elk moment is er een belangrijke verschuiving in de richting project of wanneer een nieuw plan moet worden ontwikkeld. Zij moeten worden gebruikt wanneer er een gezamenlijke visie over hoe de projectmatige aanpak is van cruciaal belang (in tegenstelling tot situaties waarin de visie van een enkele persoon of de aanpak van de gehele inspanning zal rijden). Ze kunnen worden gebruikt om een enkel onderdeel van het plan (zoals het risico plan of schema) of het gehele plan. De agenda moet worden verzonden (via e-mail of op papier) aan de deelnemers voorafgaand aan de vergadering om ervoor te zorgen dat zij zich bewust zijn van de doelstelling, planning en aanpak van de vergadering.

Inhoud

Net als bij een project moet de doelstelling van het project planning bijeenkomst duidelijk worden omschreven. Het is belangrijk om de specifieke resultaten en artefacten die worden gegenereerd door het einde van de vergadering af te bakenen, om zich te richten die inspanningen in de richting van artefacten. De agenda voor een project planning vergadering kan ook een deelnemer lijst en informatie over de vraag of zij on-site of "aanwezig" via een teleconferentie. Als er een teleconferentie deelnemers, moeten ze worden geïdentificeerd als zodanig, omdat hun deelname niveaus inherent zal verschillen van degenen die fysiek aanwezig zijn voor een dergelijke bijeenkomst.

1.0 Doelstelling

De planning agenda van de vergadering begint met een duidelijke en ondubbelzinnige verklaring van de op te leveren of artefacten worden gegenereerd door de vergadering en het beoogde gebruik van deze resultaten.

2,0 Historical Review

Achtergrond informatie wordt gegeven over het project of deelproject om een referentiekader te verstrekken over hoe en waarom deze set van artefacten is belangrijk of belangrijk en waarom bepaalde benaderingen zijn nodig.

3.0 vergemakkelijking van Artifacts

Een verscheidenheid van strategieën (gericht hieronder in de benaderingen sectie) worden gebruikt om de ontwikkeling van het projectplan of onderdelen in verband met de vergadering.

4.0 Review en de aanvaarding van Deliverables

Deze sectie bevat de beoordelingen van de deelnemers van de vergadering te leveren prestaties.

5.0 Review en de aanvaarding van Actie Items

Dit is waar de identificatie van de uitstaande actiepunten en opdrachten wordt gedocumenteerd.

6,0 aanpassingscoëfficiënt

Dit is een regel die aangeeft wanneer de vergadering is afgelopen.

Een agenda kan worden uitgebreid of eenvoudig, maar het moet ten minste de onderdelen hierboven vermeld. De meest significante mate van inspanning zal geassocieerd worden met de versoepeling van de artefacten, omdat veel onderdelen van het projectplan kan worden gegenereerd voor het eerst in deze vergadering.

Benaderingen

De aanpak van de vergadering kan, voor een groot deel bepalen de aanpak van de agenda. De toegangen tot de ontwikkeling van projectplannen in een groep zijn legio. Sommige projectmanagers zal beginnen met een voorgestelde plan, het aanmoedigen van de deelnemers toe te voegen of af te trekken van elementen uit het plan waar nodig. Anderen zullen vaststellen van specifieke onderdelen van het plan moet worden ontwikkeld en zal werken vanuit het niets om deze componenten te bouwen. De laatste aanpak vereist meer significante team coördinatie en een hoger niveau van facilitering vaardigheden.

De versoepeling moet leiden tot een herhaling van de prestatie en de identificatie van deze personen aanwezig in de vergadering die kunnen direct bijdragen (dat wil zeggen, degenen die daadwerkelijk zal leiden het werk of het uitvoeren van de werkzaamheden). Die personen moeten worden gezien de eerste gelegenheid om inzicht te verschaffen in de aanpak van het project dat het meest geschikt. Het project manager / facilitator kan extract deze informatie mondeling (via een brainstorm-sessie) of in de documentatie (op papier of Post-It notes) voor verdere beoordeling door de aanwezigen. De belangrijkste rol van de begeleider is ervoor te zorgen dat het hele project valt onder het plan en dat het project wordt bedekt voor een consistent niveau van diepte. Het is soms verleidelijk om bekende gebieden van het project in veel grotere diepte dan de gebieden die onbekend zijn te dekken.

In de poging om bepaalde onderdelen van het plan te bouwen, conflict is niet ongebruikelijk. In het schema ontwikkeling met behulp van Post-it toelichting op het netwerk te genereren, bijvoorbeeld, kan teamleden stellen zich agressief te verdedigen een bepaalde aanpak of strategie. De begeleider is verantwoordelijk voor het gevolg dergelijke conflicten door te werken door middel van de kwesties die in behandeling in de richting van consensus. Voor de agenda, zeker meer tijd voor bemiddelingspogingen dan voor eenvoudige presentaties of discussies toe te wijzen.

Overwegingen

De agenda zet de toon voor de vergadering. Het moet realistisch zijn in termen van de intentie en de verwachtingen voor de hoeveelheid tijd elk agendapunt zal nemen. Omdat projectmanagement grotendeels wordt opgevat als een rooster functie of praktijken, kan de agenda vaak u het bericht over de vraag of de projectmanager is in staat zich aan een schema.

In de vergadering kan de rol van de projectmanager als agenda watcher in gevaar worden gebracht. De projectmanager kan op verschillende rollen in deze instelling. De projectmanager kan worden opgeroepen om te dienen als facilitator, minuut-nemer, en deelnemer. Los van de effectiviteit van het project manager, kan niemand dienen in al die rollen zonder afbreuk te doen ten minste een van hen. Dat is waarom het project managers zou willen huren voor professionals om te dienen in de rollen die zij niet zien als een deel van hun sterke punten. Professionele facilitator of archivarissen kunnen houden de vergadering vooruit, waardoor de projectmanager zich te richten op het project en het gaat het om verhogingen. Ook als de bijeenkomst bevat een grote hoeveelheid deelnemers op afstand, bepaalde types van activiteiten (zoals netwerk-planning) kan onmogelijk blijken zonder het gebruik van virtuele whiteboard of andere Internet-ondersteunde interactieve displays. Als het project planning vergadering ontwikkeling van een uitgebreide grafische artefacten omvatten, om de deelname modi worden gebruikt door deelnemers op afstand moet worden overwogen voordat de vergadering begint om ervoor te zorgen dat de installatie van deze elementen niet ten koste van de agenda.

een artikel afkomstig van Kristine Reagan

Disclaimer: Onze website is niet verantwoordelijk voor de informatie in dit artikel. In dit artikel wordt op geen enkele manier de standpunten, meningen, gedachten of overtuigingen van de artikelen directory personeel.
Vertaling aankondiging: Het artikel "Planning Meeting Agenda" is vertaald met behulp van een geautomatiseerde vertaling dienst. Onze excuses voor eventuele vertaalfouten die heeft plaatsgevonden. Dank u voor uw begrip.