Ordre du jour De Réunion De Planification

But

Des réunions de planification de projet sont tenues, pendant que le nom implique, afin de développer l'ensemble ou une partie du plan de projet. Elles sont prévues en tant que sessions de donnée-collecte et de dataorganization. Elles sont prévues pour produire non seulement du plan de projet, mais d'un consensus sur ce plan et de son exécution. L'ordre du jour sert de guide à la façon dont ces sessions seront tenues.

Application

Des réunions de planification de projet peuvent être tenues quand il y a une variation importante dans la direction de projet ou quand un nouveau plan doit être développé. Elles devraient être employées quand une vision unifiée sur la façon dont approcher le projet est critique (contrairement aux situations où une vision ou’une approche simple de l'individu s conduira l'effort entier). Elles peuvent être employées pour produire d'un composant simple du plan (tel que le plan ou le programme de risque) ou du plan entier. L'ordre du jour devrait être envoyé (par l'intermédiaire du E-mail ou dans l'imprimé) aux participants avant la réunion pour s'assurer qu'elles se rendent compte de l'objectif, du programme, et de l'approche à la réunion.

Contenu

Comme avec un projet, l'objectif de la réunion de planification de projet devrait être clairement défini. Il est important de tracer les deliverables et les objets façonnés spécifiques qui seront produits vers la fin de la réunion, afin de focaliser l'effort vers ces objets façonnés. L'ordre du jour pour une réunion de planification de projet peut inclure une liste et une information de participant environ si elles sont sur place ou “présentes” par l'intermédiaire d'une téléconférence. S'il y a des participants de système de téléconférences, elles devraient être identifiées en tant que tels, parce que leurs niveaux de participation différeront en soi de ceux qui sont physiquement présents pour une telle réunion.

1.0 Objectif

L'ordre du jour de réunion de planification commence par un rapport clair et non ambigu des deliverables ou des objets façonnés à produire par la réunion et l'utilisation prévue de ces deliverables.

2.0 Revue Historique

L'information de fond est fournie sur le projet ou le subproject pour fournir une armature de la référence quant à la façon dont et à pourquoi cet ensemble d'objets façonnés est important ou significatif et pourquoi les approches particulières sont appropriées.

3.0 Facilitation des objets façonnés

Une variété de stratégies (adressées ci-dessous dans la section d'approches) sont employées pour développer le plan ou les composants de projet liés à la réunion.

4.0 Revue et acceptation de Deliverables

Cette section contient les évaluations’ de participants des deliverables de réunion.

5.0 Revue et acceptation des actions à entreprendre

C'est où l'identification des actions à entreprendre et des tâches exceptionnelles est documentée.

6.0 Adjustement

C'est une ligne article indiquant quand la réunion plus de.

Un ordre du jour peut être raffiné ou simple, mais il devrait inclure au moins les composants énumérés ci-dessus. Le niveau le plus significatif de l'effort sera associé à la facilitation des objets façonnés, parce que beaucoup de composants du plan de projet peuvent être produits pour la première fois lors de cette réunion.

Approches

L'approche à la réunion peut, dans la grande partie, déterminer l'approche à l'ordre du jour. Les approches aux plans se développants de projet dans un arrangement de groupe sont légion. Quelques chefs de projet commenceront par un plan suggéré, encourageant des participants à ajouter ou soustraire des éléments du plan comme approprié. D'autres identifieront les éléments spécifiques du plan à développer et travailleront à partir de zéro pour établir ces composants. La dernière approche exige une coordination plus significative d'équipe et un niveau plus élevé des qualifications de facilitation.

La facilitation devrait comporter une réiteration du livrable et l'identification de ces individus présents lors de la réunion qui peut directement contribuer (c.-à-d., ceux qui réellement mèneront le travail ou effectueront le travail). Ces individus devraient être donnés la première occasion de fournir l'perspicacité dans l'approche au projet qui serait le plus approprié. Le projet manager/facilitator peut extraire cette information verbalement (par une session de séance de réflexion) ou dans la documentation (sur le papier ou Poteau-lui des notes) pour davantage de revue par des participants. Le rôle principal du facilitant est de s'assurer que le projet entier est couvert par le plan et que le projet est couvert à un niveau cohérent de profondeur. Il tente parfois de couvrir des domaines familiers du projet dans une profondeur bien plus grande que ces secteurs qui sont inexplorés.

Dans l'effort d'établir certains composants du plan, le conflit n'est pas rare. Dans le développement de programme en utilisant Poteau-le les notes pour produire du réseau, par exemple, des membres d'équipe peuvent s'affirmer agressivement pour défendre une approche ou une stratégie particulière. Le facilitant est responsable de refouler de tels conflits en travaillant par les issues à l'étude vers le consensus. Pour l'ordre du jour, soyez sûr de répartir plus d'heure pour des efforts de facilitation que pour des présentations ou des discussions simples.

Considérations

L'ordre du jour donne la tonalité pour la réunion. Il devrait être réaliste en termes d'intention et les espérances pour la quantité de temps où chaque point de l'ordre du jour prendra. Puisque la gestion de projet est en grande partie perçue pendant qu'une fonction ou une pratique d'établissement du programme, l'ordre du jour peut souvent envoyer le message de savoir si ou pas le chef de projet est capable d'adhérer à un programme.

Lors de la réunion, le rôle du chef de projet’s comme observateur d'ordre du jour peut être compromis. Le chef de projet peut prendre une variété de rôles dans cet arrangement. Le chef de projet peut être invité à servir de facilitant, de minute-preneur, et de participant. Indépendamment de l'efficacité du chef de projet’s, personne ne peuvent servir en tout de ces rôles sans diminuer au moins l'un d'entre eux. Ce’s pourquoi les chefs de projet peuvent vouloir louer des professionnels pour servir dans les rôles ils ne voient pas en tant que faisant partie de leurs forces. Les facilitants ou les archivistes professionnels peuvent continuer la réunion avancer, permettant au chef de projet de se concentrer sur le projet et les soucis il des augmenter. En outre, si la réunion inclut un corps étendu des participants à distance, certains types d'activités (telles que le réseau programmant) peuvent s'avérer qu'impossible sans utilisation des whiteboards virtuels ou d'autre Internet-a soutenu les affichages interactifs. Si la réunion de planification de projet inclura le développement de n'importe quels objets façonnés graphiques étendus, les modes de participation à employer par les participants à distance devraient être considérés avant que la réunion commence à s'assurer que l'installation de ces éléments n'amoindrit pas l'ordre du jour.

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