Agenda De la Reunión De Planeamiento

Propósito

Las reuniones de planeamiento del proyecto se celebran, mientras que el nombre implica, para desarrollar el todo o una parte del plan del proyecto. Se piensan como sesiones de la dato-acopio y del dataorganization. Se piensan para generar no solamente el plan del proyecto, pero un consenso en ese plan y su puesta en práctica. La agenda sirve como guía para cómo estas sesiones serán llevadas a cabo.

Uso

Las reuniones de planeamiento del proyecto pueden ser celebradas cualquier momento hay una cambio importante en la dirección del proyecto o cuando un nuevo plan necesita ser desarrollado. Deben ser utilizadas cuando una visión unificada en cómo acercar al proyecto es crítica (en contraste con las situaciones donde una sola visión’o acercamiento del individuo s conducirá el esfuerzo entero). Pueden ser utilizadas para generar un solo componente del plan (tal como el plan u horario del riesgo) o del plan entero. La agenda se debe enviar (vía E-mail o en copia dura) a los asistentes antes de la reunión para asegurarse de que están enteradas del objetivo, del horario, y del acercamiento a la reunión.

Contenido

Como con un proyecto, el objetivo de la reunión de planeamiento del proyecto debe ser definido claramente. Es importante delinear los deliverables y los artefactos específicos que serán generados para el final de la reunión, para enfocar esfuerzo hacia esos artefactos. La agenda para una reunión de planeamiento del proyecto puede incluir una lista y una información del participante alrededor si están en sitio o “presentes” vía una teleconferencia. Si hay participantes del teleconferencing, deben ser identificadas como tal, porque sus niveles de la participación intrínsecamente diferenciarán de los que estén físicamente presentes para tal reunión.

1.0 Objetivo

La agenda de la reunión de planeamiento comienza con una declaración clara, inequívoca de los deliverables o los artefactos que se generarán por la reunión y el uso previsto de esos deliverables.

2.0 Revisión Histórica

La información de fondo se da en el proyecto o el subproject para proporcionar un marco de la referencia en cuanto a cómo y porqué este sistema de artefactos es importante o significativo y porqué los acercamientos particulares son apropiados.

3.0 Facilitación de artefactos

Una variedad de estrategias (tratadas abajo en la sección de los acercamientos) se utiliza para desarrollar el plan o los componentes del proyecto asociados a la reunión.

4.0 Revisión y aceptación de Deliverables

Esta sección contiene los gravámenes’ de los participantes de los deliverables de la reunión.

5.0 Revisión y aceptación de los artículos de acción

Aquí es donde la identificación de los artículos y de las asignaciones excepcionales de acción se documenta.

6.0 Adjustement

Esto es una línea artículo que indica cuando la reunión encima.

Una agenda puede ser elaborada o simple, pero debe incluir por lo menos los componentes enumerados arriba. El nivel más significativo del esfuerzo será asociado a la facilitación de artefactos, porque muchos componentes del plan del proyecto se pueden generar para la primera vez adentro esta reunión.

Acercamientos

El acercamiento a la reunión puede, en parte grande, determinar el acercamiento a la agenda. Los acercamientos a los planes del proyecto que se convierten en un ajuste del grupo son legión. Algunos encargados de proyecto comenzarán con un plan sugerido, animando a participantes que agreguen o resten elementos del plan como apropiado. Otros identificarán los elementos específicos del plan que se convertirá y trabajarán de rasguño para construir estos componentes. El último acercamiento requiere una coordinación más significativa del equipo y un nivel más alto de las habilidades de la facilitación.

La facilitación debe implicar una reiteración del entregable y la identificación de esos individuos presentes en la reunión que puede contribuir directamente (es decir, los que conducirán el trabajo o realizarán realmente el trabajo). Esos individuos deben ser dados la primera oportunidad de proporcionar la penetración en el acercamiento al proyecto que sería el más apropiado. El proyecto manager/facilitator puede extraer esta información verbalmente (con una sesión de la reunión de reflexión) o en la documentación (en el papel o Poste-él las notas) para la revisión adicional de los presentes. El papel dominante del facilitator es asegurarse de que el proyecto entero es cubierto por el plan y de que el proyecto está cubierto a un nivel constante de la profundidad. Está tentando a veces a cubrir las áreas familiares del proyecto en profundidad lejos mayor que esas áreas que son uncharted.

En el esfuerzo de construir ciertos componentes del plan, el conflicto no es infrecuente. En el desarrollo del horario usándolo Poste- las notas para generar la red, por ejemplo, los miembros del equipo pueden afirmarse agresivamente para defender un acercamiento o una estrategia particular. El facilitator es responsable de provenir tales conflictos trabajando a través de las ediciones bajo consideración hacia consenso. Para la agenda, esté seguro de asignar más hora para los esfuerzos de la facilitación que para las presentaciones o las discusiones simples.

Consideraciones

La agenda fija el tono para la reunión. Debe ser realista en los términos del intento y las expectativas para la cantidad de tiempo que cada asunto del orden del día tomará. Porque perciben a la gerencia de proyecto en gran parte mientras que una función o una práctica programar, la agenda puede enviar a menudo el mensaje si o no el encargado de proyecto es capaz de adherir a un horario.

En la reunión, el papel del encargado’de proyecto s como vigilante de la agenda puede ser comprometido. El encargado de proyecto puede adquirir una variedad de papeles en este ajuste. El encargado de proyecto puede ser invitado a servir como facilitator, minuto-tomador, y participante. Sin importar la eficacia del encargado’de proyecto s, nadie pueden servir en todos esos papeles sin disminuir por lo menos uno de ellos. Ese’s porqué los encargados de proyecto pueden desear emplear a profesionales para desempen'ar servicios en los papeles no ven como siendo parte de sus fuerzas. Los facilitators o los archivistas profesionales pueden guardar la reunión el moverse adelante, permitiendo que el encargado de proyecto se centre en el proyecto y las preocupaciones él los aumentos. También, si la reunión incluye a cuerpo extenso de participantes alejados, ciertos tipos de actividades (tales como red programar) pueden probar que imposible sin el uso de whiteboards virtuales o de otro Internet-apoyo' exhibiciones interactivas. Si la reunión de planeamiento del proyecto incluye el desarrollo de cualesquiera artefactos gráficos extensos, los modos de la participación que se utilizarán por los participantes alejados deben ser considerados antes de que la reunión comience a asegurarse de que la disposición de estos elementos no detrae de la agenda.

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