تخطيط جدول اعمال الاجتماع

الغرض

تخطيط المشاريع وتعقد هذه الاجتماعات ، كما يعني الإسم ، من اجل وضع جميع او جزء من خطة المشروع. وهم كل من يقصد جمع البيانات وdataorganization الدورات. وهي تهدف الى توليد ليس فقط خطة المشروع ، ولكن التوصل الى توافق في الآراء على ان الخطة وتنفيذها. جدول الاعمال بمثابة دليل لكيفية هذه الدورات سوف تعقد.

طلب

تخطيط المشاريع ويمكن عقد اجتماعات في اي وقت ان هناك تحولا كبيرا في اتجاه المشروع او عندما خطة جديدة يحتاج الى تطوير. انها ينبغي ان تستخدم عند رؤية موحدة حول كيفية التعامل مع هذا المشروع هو الحاسم (على عكس الحالات التي يكون فيها فرد واحد أو رؤية النهج سيدفع كامل الجهد). انها يمكن ان تستخدم لتوليد واحدة من مكونات الخطة (مثل مخاطر خطة او جدول زمني) او الخطة بأكملها. جدول الأعمال ينبغي أن أرسل (عن طريق البريد الالكتروني او في شكل مطبوع) الى الحضور قبل موعد الاجتماع لضمان ان تكون على بينة من الهدف ، والجدول الزمني ، وعلى نهج الاجتماع.

المحتوى

كما هو الحال مع المشروع ، ويتمثل الهدف من المشروع فى اجتماع التخطيط يجب ان تكون محددة بوضوح. ومن المهم تحديد المحددة المقرر انجازها والاعمال الفنية التي سيتم توليدها من قبل نهاية الاجتماع ، بغية تركيز الجهد في اتجاه تلك الاعمال الفنية. جدول الاعمال لاجتماع وتخطيط المشاريع ويجوز ان تشمل قائمة المشاركين ومعلومات حول ما اذا كانت على الموقع الشبكي أو "الحالي" عبر شاشة التلفزيون. واذا كانت هناك التداول من المشاركين ، فلا بد من تحديدها على هذا النحو ، لان مشاركتهم سوف مستويات بطبيعتها تختلف عن اولئك الذين هم موجودين فعليا لهذا التجمع.

أجتماع التخطيط يبدأ مع جدول اعمال واضح ، لا لبس فيه بيان من المقرر انجازها او الاعمال الفنية لتكون ولدت قبل اللقاء والاستخدام المقصود من تلك القابلة للتنفيذ.

معلومات أساسية ويرد على هذا المشروع او المشاريع الفرعية لتوفير إطار مرجعي لماذا وكيف وهذه المجموعة من الاعمال الفنية هو المهم او كبيرة وخاصة لماذا النهج المناسبه.

3.0 تيسير الاعمال الفنية

مجموعة متنوعة من الاستراتيجيات (موجهة ادناه في الفرع النهج) وتستخدم لوضع خطة المشروع أو المكونات المرتبطه الاجتماع.

4.0 الاستعراض والقبول من المقرر انجازها

ويتضمن هذا القسم المشتركين تقييمات للاجتماع المقرر انجازها.

5.0 استعراض وقبول بنود العمل

هذه هي التي يكون فيها تحديد المعلقه بنود العمل واحالات موثقه.

وهذا هو أحد بنود بيان موعد الاجتماع قد انتهى.

خطة قد تكون بسيطة او وضع ، ولكن ينبغي ان يشمل على الاقل العناصر المذكورة أعلاه. اهم مستوى من الجهد سيكون المرتبطه تيسير الأعمال الفنية ، لأن العديد من مكونات المشروع خطة قد تكون ولدت لاول مرة في هذا الاجتماع.

النهج

النهج الى اجتماع ايار / مايو ، في جزء كبير منه ، وتحديد النهج لجدول الاعمال. النهج لتطوير خطط المشاريع في مجموعة هي تحديد الجحفل. بعض مديري المشاريع ستبدأ مع اقترحت الخطة ، وتشجيع المشاركين اضافة الى او خصما من عناصر الخطة حسب الاقتضاء. آخرون ستحدد عناصر محددة من خطة لتطوير وستعمل من الصفر لبناء هذه المكونات. ويتطلب هذا النهج الاخير اكثر اهمية فريق التنسيق ومستوى اعلى من مهارات التيسير.

التيسير ينبغي ان تنطوي على تكرار لانجازه وتحديد هوية هؤلاء الأفراد في هذا الاجتماع الذي يمكن ان تسهم بشكل مباشر (أي ، اولئك الذين سوف تؤدي فعلا عمل او اداء العمل). هؤلاء الافراد ينبغي ان تعطى الفرصة الاولى لتقديم نظرة ثاقبه النهج الى ان المشروع سيكون الخيار الانسب. مدير المشروع / ميسر يمكن استخلاص هذه المعلومات شفهيا) خلال جلسة لطرح الافكار) او في الوثائق (سواء على الورق أو في مرحلة ما بعد انها تلاحظ) لمزيد من الاستعراض من جانب الحاضرين. الدور الرئيسي للالميسر هو التأكد من ان المشروع بكامله هي التي تشملها الخطة والمشروع ان يغطي على مستوى ثابت من العمق. ومن المغري احيانا لتغطية مناطق مالوفه للمشروع في عمق اكبر بكثير من تلك المناطق التي هي مجهول.

في الجهود الراميه الى بناء بعض عناصر الخطة ، والصراع ليس من غير المألوف. في الجدول التنمية باستخدام ما بعد انها تلاحظ لتوليد الشبكه ، على سبيل المثال ، يمكن التأكيد على أعضاء فريق الدفاع عن أنفسهم بقوة لنهج معين او استراتيجية. الميسر هو المسؤول عن هذه النزاعات الناشءه خلال العمل في القضايا قيد النظر تجاه الآراء. للاطلاع على جدول الاعمال ، لتكون معينة على تخصيص المزيد من الوقت لتيسير الجهود من اجل العروض بسيطة او المناقشات.

أعتبارات

جدول الاعمال يحدد طابع للاجتماع. وينبغي ان تكون واقعيه من حيث القصد والتوقعات بالنسبة الى كم من الوقت يحتاج كل بند من جدول الاعمال سوف تتخذ. لأن ادارة المشاريع الى حد كبير ينظرون اليها على انها وظيفة الجدوله او الممارسه ، ويمكن في كثير من الأحيان جدول ارسال الرسالة ما اذا كان ينبغي ام لا مدير المشروع قادرة على الانضمام الى جدول زمني.

في هذا الاجتماع ، مدير المشروع في جدول اعمال دوره كمركز مراقب يجوز للخطر. مدير المشروع قد يستغرق على بأدوار متعددة في هذا الاطار. مدير المشروع يمكن ان يسمى على القيام بدور الوسيط ، لحظة - اخذ ، ومشارك. بغض النظر عن مدير المشروع فعالية ، ولا يمكن لأحد ان يعمل في كل تلك الادوار دون الانتقاص من واحد على الاقل منهم. ان السبب مديري المشاريع قد ترغب في توظيف المهنيين للعمل في الادوار انهم لا يرون انها جزء من قوتها. أمناء الأرشيف المهنيه ميسرة أو يمكنه أن يبقى الاجتماع المضي قدما ، ويسمح للمدير المشروع الى التركيز على المشروع والشواغل التي يثيرها. ايضا ، اذا كان الاجتماع يضم مجموعة واسعة من المشاركين الناءيه ، انواع معينة من الانشطه (مثل شبكة جدولة) قد يثبت مستحيلا دون استخدام شاشات الكترونيه او غيرها من الانترنت المدعومه من العروض التفاعلية. واذا كان المشروع سيتضمن الاجتماع التخطيطي للتنمية واسعة النطاق من اي رسوم بيانية الاعمال الفنية ، بمشاركه وسائط سوف يستخدمها المشاركون الناءيه ينبغي النظر فيها قبل الاجتماع لضمان ان يبدأ الاعداد لهذه العناصر لا ينتقص من جدول الاعمال.