Традиционные словесные средства связи

Большинство других средствах массовой информации обсуждается до настоящего времени были типа, которые могут быть отражены в документах, бумага, и виртуальных формах. Остальные средства массовой информации в устной ориентированной, но часто поддерживает документ инструментов (как статус проекта совещаний при поддержке проекта доклада). Этот раздел посвящен устный аспекты деятельности средств массовой информации, а не документации, которая его поддерживает. За все эти, иной форме postdiscussion документации может быть целесообразным.

Специальная разговоров

Наиболее распространенным средством устного является традиционной цепочки. Он часто предлагает более проект выходит на связь на кофеварку, чем когда-либо проводились в совещаниях. Специальное разговоров содействия социальной и деловой взаимодействия, которые делают возможным проектов. Зачастую они являются фундаментом, на котором большая часть проекта построена. Их цель - восполнить пробелы в понимании, оставленные другими СМИ и подтвердить общее понимание всех аспектов проекта окружающей среды.

Такие цепочки используются в тех случаях, когда два проектных участников заседания, и они используются для уточнения информации по проектам, а также индивидуальных толкований этой информации. Во многих случаях, ясность полученных от случайных разговора в зале обеспечивает более углубленно, чем могут быть получены в работе разбивка структуры. Поскольку эти разговоры не планируется, однако, они не должны полагаться на качестве ключевого дополнения других планирования проекта или уточнение инструментов.

Опять же, потому что эти разговоры не планируется, их содержание не может быть по сути заранее. Для руководителя проекта и проектной группы, однако, некоторые ограничения должны устанавливаться на содержание таких разговоров. Когда разговоры бродячих в связи с клиентом, перераспределение ресурсов, изменение контрактов, или что-либо требует официального утверждения, разговор должен быть перенаправлен в более неформальной обстановке (например, совещания). Другие ограничения (например, ограничения на характер разговоров о других участников проекта), может быть рукоположен в проектную группу, но может быть гораздо более сложно. Направляя проект члены группы (как только они вступают в проектную группу) на уместность некоторых специальных разговоров, то становится легче подтвердить другие процессы, которые способствуют обширная документация и отслеживания любого проекта обязательств. Хотя специальных бесед следует поощрять, они не могут стать последним словом на любой долгосрочный проект обязательства или подхода.

Эти разговоры могут разорвать или проекта, в зависимости от их тона, член группы отношение к проекту, а также виды информации, которые обмениваются. Хотя они не могут непосредственно контролировать, они должны быть рассмотрены руководителем проекта в начале проекта по созданию соответствующих тон для таких разговоров, особенно когда внешние заинтересованные стороны.

Заседания

Многие проекты, похоже, вращаются вокруг понятия, что совещания являются основным средством связи, и все жизненно важные коммуникации будут проходить в заседаниях. Хотя это заявление, не правда, восприятие тех, которые в связи с тем, что заседания могут определить, каким образом этого проекта и проектной группы воспринимаются в их собственной организации, организации заказчика, а также между другими заинтересованными сторонами.

Заседания в качестве сбора данных, обмена данными, и данные организации сессий. Они предназначены для создания не только единого понимания, но и общее чувство направления. Заседания проводятся в любое время существует необходимость достижения консенсуса по информации и ее интерпретации. Они должны использоваться, когда единое видение о том, как подойти к проекта или какого-либо вопроса имеет решающее значение (в отличие от ситуаций, в которых одним человеком видения и подхода будет определяться вопрос). Они могут использоваться для понимания или когда есть необходимость взаимно участвовать в разработке задач.

Цели любого совещания должно быть четко определено. Важно, чтобы обозначить конкретных целей и ценностей, которые будут получены к концу заседания, с тем чтобы сосредоточить усилия на этих артефактов.

Подходы к работе в таких группах, широко разнообразны. Большинство будет привлекать значительные группы координации и содействия навыков. Упрощение должно включать подтверждение совещания продуктом (ы) и выявление лиц, присутствующих в заседании, которые могут непосредственно способствовать. Ключевая роль посредника заключается в том, чтобы в повестку дня покрываются тщательно, и что все вопросы совещания заключалась в адрес решения.

Руководитель проекта может принимать различные функции в этот параметр. Руководитель проекта может быть призвали служить в качестве содействующей стороны, минута - taker, и участник. Независимо от руководителя проекта, эффективности, никто не может выступать во всех этих функций без ущерба по крайней мере одного из них. Именно поэтому руководители проектов, возможно, захотят нанимать специалистов для работы в той роли, которую они не видят, как часть их сильные стороны. Профессиональная посредников или архивов можно сохранить заседании движется вперед, что позволяет руководителю проекта сосредоточиться на проекте и проблем она поднимает.

Кроме того, если совещания включает обширные удаленных участников, некоторых видов деятельности может оказаться невозможным без использования виртуальных досок или других Интернет - поддерживает интерактивных выставок. Если заседание будет включать разработку любого широкие графические артефакты, участие видов, которые будут использоваться дистанционного участники должны быть рассмотрены до начала заседания.

Заседания может длиться несколько часов или дней. Решение о продолжительности должен отражать результаты заседания "размера и сложности. Если заседания является подготовка конкретных мероприятий для клиентов потребление, может быть стоит несколько дней участников время. Для того чтобы создать представление о том, кто является работа по отдельным компонентам проекта, 30 минут может быть достаточно.

В некоторых организациях, заседание участников рассматривается как пропуск чести. Таким образом, заседание приглашения могут стать политическими, поскольку некоторые представители захотят пригласить просто подтвердить свою политическую авторитетом в организации (организаций). Открытый критериев относительно которые должны присутствовать специальные совещания, которое позволяет однозначно обоснование для участников списка.
В совещании прогрессирует, документация должна быть разработана. После заседания заканчивается, что документация должна быть отредактированы для ясности и распространены среди всех участников за их записей.

Презентации

Презентации возможности для обмена информацией с широкой аудиторией. Они часто используются для продажи или перспективы формирования более высоких уровней поддержки. Презентации призваны убедить. Презентации могут быть использованы для общения намерениях или действиях "вверх" организации высших эшелонах управления. Они могут использоваться для предоставления информации экспертного уровня в рамках организации или для обеспечения подготовки и / или направление к членам группы, конечным пользователям, или практически в любой аудитории.
Презентации должны иметь конкретную направленность или намерения, и что намерение должно быть четко выраженная аудитория в начале представления. Публика также следует дать четкое повестки дня для представления и графика. Эти элементы позволяют аудитории членов отслеживать их прогресс посредством представления опыта. Презентация содержание и тон должны быть уважение, признав участников и их приверженность время презентации. Если данные представлены презентации с использованием программного обеспечения (например, PowerPoint или Freelance), информация должна храниться до разумного уровня на каждый слайд. Если есть больше информации, чем разумно может быть представлен посредством представления программного обеспечения, материалов должны быть использованы для усиления презентации. Презентация программного обеспечения является общепринятым стандартом для презентаций, но ни в коем случае не требуется. Некоторые сообщения могут проводиться без такой поддержки. Если представление используется программное обеспечение, лектор должны быть чрезвычайно осторожны, чтобы не простым образом слайдов дословно. Хотя
слайдов может предоставить руководство и управление на презентации проекта, они должны увеличить словесные представления, а не отражать его. Выступления хорошо, когда они получили информацию четко и запомнившееся.

Пресса Брифинги

Мало среды как grueling для руководителя проекта, когда он или она должны решать СМИ. Брифинги проводятся для информирования представителей средств массовой информации о ходе проекта, его окружающей среды, или его поддержку организации. Они предназначены для настоящего проекта организации (или принимающая организация) в наилучшем свете. Брифинги проводятся, когда проект или его последствий является достаточно значительным, что государственные информационные кампании с использованием средств массовой информации являются целесообразными. Они должны проводиться в тех случаях, когда проект достиг достаточного признания, что проект организации взгляд на усилия считается представляющим общественный интерес. Это признание может быть положительный или отрицательный характер, и может быть активной или реагирования, в зависимости от характера проекта организации.

Тематика на брифинге должны быть определены заблаговременно брифинг, чтобы исправить осуществляется обмен информацией и любую информацию, что организация не хочет делиться четко определить для проведения брифинга. Представителям средств массовой информации, которые часто прессы "комплекты" на такие встречи, подчеркнув история компании, общая информация, последние пресс-релизы, и любой контакт лиц визитные карточки. Организационная пресс-секретаря (иногда руководитель проекта) должен открываться с заявлением относительно характера проекта и вопрос (ы), который этого проекта в глазах общественности. В заявлении должны предвидеть любые вопросы, возражения или опасения, что могут быть подняты. Если телерадиовещании присутствуют, следует рассмотреть фразы пунктов, или ссылки, которые могут быть представлены в 8 - 20 второй секции (классический "звук укусов").

В брифинге, не обязательно включать вопрос - ответ периоды, однако следует помнить, что большинство представителей СМИ будут вопросы. Хотя пресс-секретарь не вынужден ответить на эти вопросы, не ответил иногда толковать как отказ от сотрудничества или как знак извилистость. В ситуациях, когда внебалансовых, - манжета ответов может быть опасно, это абсолютно целесообразно предложить делать дополнительные исследования и ответить позже. Наиболее эффективным пресс-секретарей будет определять время, когда дополнительная информация будет доступна и как она будет. Если "нет комментариев" - это адекватный ответ, альтернативных способов сформулировать эту фразу может быть очень эффективным и может оставить представителей СМИ с чем-то quotable. Сказать "Это не будет время предложение прокомментировать что-то такого характера", после которого итерации ключевые точки брифинг дает предъявителю возможность подчеркнуть то, что является важным.

Брифинги потенциально взрывоопасных ситуаций, но они принимающей организации для контроля. Простые соображения (как утренний кофе и уютная размещения), может в значительной степени разрядить потенциально враждебной аудитории. Четкие правила поведения и взаимодействия можно также свести к минимуму вероятность того, что сессия, по-видимому, из-под контроля - и более, что можно сделать для того, положительное отношение и перспективную, тем лучше.