Meios De Comunicações Verbais Tradicionais

A maioria dos outros meios discutidos até este ponto foram o tipo que pode ser capturado nos originais, no papel, e em formulários virtuais. Os meios restantes estão orientados verbal, mas suportados freqüentemente pelas ferramentas de papel (enquanto as reuniões do status do projeto são suportadas pelo relatório de status do projeto). Esta seção focaliza nos aspectos orais dos meios, melhor que na documentação que sustentações ele. Para toda a estes, algum formulário da documentação do postdiscussion pode ser apropriado.

Conversações Hoc Do Anúncio

O meio de comunicações verbal o mais comum é a conversação tradicional. Sugere-se frequentemente que mais comunicação do projeto vai sobre na máquina do café do que é conduzido sempre nas reuniões. As conversações hoc do anúncio facilitam as interações sociais e do negócio que fazem projetos possíveis. São frequentemente a fundação em que muito do projeto é construído. Sua finalidade é preencher as aberturas da compreensão à esquerda por outros meios e afirmar uma compreensão comum de todos os aspectos do ambiente do projeto.

Tais conversações são usadas sempre que e wherever duas partes interessadas do projeto se encontram com, e são usadas esclarecer a informação do projeto as.well.as interpretações individuais dessa informação. Em muitos exemplos, a claridade derivada de uma conversação ocasional no salão fornece mais profundidade do que pode ser gerado na estrutura da avaria do trabalho. Porque estas conversações não são planeadas, entretanto, não devem ser confiadas sobre como um suplemento chave a outras ferramentas do planeamento ou do esclarecimento do projeto.

Outra vez, porque estas conversações não são planeadas, seu índice não pode inerente ser preordained. Para o gerente de projeto e a equipe de projeto, entretanto, algumas limitações devem ser estabelecidas no índice de tais conversações. Sempre que as conversações vagueiam em compromissos a um cliente, em reallocation dos recursos, em modificação de arranjos contractual, ou em qualquer coisa que requer a aprovaçã0 formal, a conversação deve ser dirigida de novo a um ajuste mais formal (tal como uma reunião). Outras limitações (tais como limitações na natureza das conversações sobre outras partes interessadas do projeto) podem ordained pela equipe de projeto, mas podem ser mais difíceis distante de reforçar. Dirigindo membros da equipe de projeto (assim que juntam a equipe de projeto) no propriety de conversações hoc de determinado anúncio, torna-se mais fácil afirmar outros processos que incentivam a documentação e seguir extensivos de todos os compromissos do projeto. Embora as conversações hoc do anúncio devam ser incentivadas, não podem transformar-se a palavra final em nenhum compromisso a longo prazo do projeto ou aproximar-se.

Estas conversações podem fazer ou quebrar um projeto, dependendo de seu tom, de atitudes do membro da equipe para o projeto, e dos tipos de informação que são trocados. Embora não possam diretamente ser controlados, devem ser dirigidos pelo gerente de projeto cedo no projeto para estabelecer o tom apropriado para tais conversações, particularmente quando as partes interessadas externas são involvidas.

Reuniões

Muitos projetos parecem revolver em torno da noção que as reuniões são o meio de comunicações preliminar, e todas as comunicações vitais ocorrerão nas reuniões. Embora essa indicação não seja geralmente verdadeira, a percepção é uma que amarra dentro com a noção que as reuniões podem determinar como o projeto e a equipe de projeto são percebidos dentro de sua própria organização, a organização do cliente, e entre outras partes interessadas.

As reuniões são pretendidas como dados-recolhendo, dados-compartilhando, e o sessão da dados-organização. São pretendidos gerar não somente a compreensão compartilhada, mas também um sentido geral do sentido. As reuniões são realizadas quando há uma necessidade conseguir o consenso na informação e na sua interpretação. Devem ser usados quando uma visão unified em como aproximar o projeto ou uma edição do projeto é crítica (no contraste às situações em que uma única visão’ou aproximação do indivíduo s dirigirão a edição). Podem ser usados gerar a compreensão ou quando houver uma necessidade participar mutuamente no desenvolvimento dos deliverables.

Os objetivos de toda a reunião devem claramente ser definidos. É importante delinear os deliverables e os artifacts específicos que serão gerados para o fim da reunião, a fim focalizar o esforço para aqueles artifacts.

As aproximações a trabalhar em tal ajuste do grupo são variadas extensamente. A maioria envolverão habilidades significativas da coordenação e do facilitation da equipe. O facilitation deve envolver um reiteration do deliverable(s) da reunião e a identificação daqueles indivíduos atuais na reunião que pode diretamente contribuir. O papel chave do facilitator é assegurar-se de que a agenda esteja coberta completamente e que todas as edições a reunião deviam se dirigir estão dirigidos.

O gerente de projeto pode fazer exame em uma variedade dos papéis neste ajuste. O gerente de projeto pode ser convidado servir como o facilitator, o minuto-minute-taker, e o participant. Não obstante a eficácia do gerente’de projeto s, ninguém podem servir em todos aqueles papéis sem diminuir ao menos um deles. Isso é porque os gerentes de projeto podem querer empregar profissionais para servir nos papéis que não vêem como a parte de suas forças. Os facilitators ou os arquivistas profissionais podem manter a reunião mover-se para a frente, permitindo que o gerente de projeto focalize no projeto e nos interesses ele aumentos.

Também, se a reunião incluir um corpo extensivo de participants remotos, determinados tipos de atividades podem provar que impossível sem o uso de whiteboards virtuais ou de outros Internet-suportou exposições interativas. Se a reunião incluir o desenvolvimento de quaisquer artifacts gráficos extensivos, as modalidades da participação a ser usadas por participants remotos devem ser consideradas antes que a reunião comece.

As reuniões podem durar uma matéria das horas ou dos dias. A determinação sobre a duração deve refletir os deliverables tamanho’ e complexidade da reunião. Se a reunião dever produzir saídas específicas para o consumo do cliente, pode valer a pena diversos dias do tempo’ dos participants. Se dever produzir uma compreensão de quem deve trabalhar em componentes particulares do projeto, 30 minutos podem ser suficientes.

Em algumas organizações, encontrando-se com o comparecimento é visto como um emblema da honra. Assim, encontrar-se com invitations pode tornar-se carregado polìtica, porque alguns representantes quererão ser convidados simplesmente afirmar sua posição política no organization(s). Os critérios desobstruídos devem ser estabelecidos a respeito de quem deve assistir a reuniões específicas, que permite um rationale unambiguous para a lista dos participantes.
Enquanto uma reunião progride, a documentação deve ser desenvolvida. Uma vez que a reunião termina, essa documentação deve ser editada para maior clareza e disseminated a todos os participants para seus registros.

Apresentações

As apresentações são oportunidades de compartilhar da informação com uma audiência larga. São usados frequentemente vender um perspective ou engender uns níveis mais grandes da sustentação. As apresentações são projetadas persuadir. As apresentações podem ser usadas comunicar a intenção ou as ações “acima” da organização a uns echelons mais elevados da gerência. Podem ser usados fornecer a informação aos níveis do par dentro da organização ou fornecer o treinamento e/ou o sentido aos membros da equipe, aos usuários da extremidade, ou às virtualmente todas as audiências.
As apresentações devem ter um foco específico ou a intenção, e aquela atenta deve claramente ser expressada às audiências no começo da apresentação. As audiências devem também ser dadas um sentido desobstruído da agenda para a apresentação e a programação. Aqueles elementos permitem que os membros das audiências sigam seu progresso com a experiência da apresentação. O índice e o tom da apresentação devem ser respectful, reconhecendo os participants e seu compromisso do tempo à apresentação. Se os dados estiverem apresentados usando o software da apresentação (por exemplo, PowerPoint ou freelance), a informação deve ser mantida a um nível razoável em cada corrediça. Se houver mais informação do que pode razoavelmente ser apresentado através do software da apresentação, os handouts devem ser usados aumentar a apresentação. O software da apresentação é um padrão geralmente aceitado para apresentações, mas é requerido de nenhuma maneira. Algumas apresentações podem ser conduzidas sem tal sustentação. Se o software da apresentação for usado, o presenter deve ter extremamente cuidado não a simples leu as corrediças verbatim. Quando
as corrediças podem fornecer a orientação e sentido para a apresentação do projeto, devem aumentar a apresentação verbal, melhor que espelham-no. As apresentações são recebidas bem quando fornecem a informação claramente e memorably.

Pressione Instruções

Poucos ambientes são tão grueling para um gerente de projeto quanto quando ou devem enfrentar os meios. As instruções da imprensa são prendidas para informar membros dos meios sobre o status de um projeto, de seu ambiente, ou de sua organização suportando. São pretendidos apresentar a organização do projeto (ou a organização de anfitrião) na mais melhor luz possível. As instruções da imprensa são prendidas quando um projeto ou seu impacto são suficientemente significativo que as campanhas públicas da informação que usam meios maciços são apropriadas. Devem ser prendidos sempre que o projeto conseguiu o recognition suficiente que o perspective da organização’s do projeto no esforço está julgado para ser do interesse público. Que o recognition pode ser positivo ou negativo na natureza, e pode ser proactive ou reactive, dependendo da natureza da organização do projeto.

A matéria sujeita para uma instrução da imprensa deve ser determinada bem adiantado da instrução assegurar-se de que a informação correta esteja compartilhada e alguma informação de que a organização não quiser compartilhar é definido claramente para aqueles que hospedam a instrução. Os membros dos meios são dados frequentemente “jogos de imprensa” em tais recolhimentos, destacando o history incorporado, informação geral, após liberações de imprensa, e alguns contatam cartões’ de negócio das pessoas. O spokesperson organizational (às vezes, gerente de projeto) deve abrir com uma indicação a respeito da natureza do projeto e do issue(s) que trouxeram o projeto no olho público. A indicação deve antecipar todas as perguntas, objeções, ou interesses que puderem ser levantados. Se os meios de transmissão estiverem atuais, a consideração deve ser dada às frases, parágrafos, ou as referências que podem ser apresentadas em 8- ao 20-segundos secionam (mordidas “sadias clássicas”).

Uma instrução da imprensa não necessita necessariamente incluir os períodos question-and-answer, mas mantem-se na mente que a maioria de membros dos meios terão perguntas. Embora o spokesperson não seja compelido responder a estas perguntas, a falha responder é interpretada às vezes como uma falta da cooperação ou como um sinal do deviousness. Nas situações onde as respostas off-the-cuff podem ser perigosas, é completamente apropriado oferecer fazer a pesquisa suplementar e responder em uma estadia mais atrasada. Os spokespersons os mais eficazes identificarão o tempo em que a informação adicional estará disponível e como será feita disponível. Se “nenhum comentário” for a resposta apropriada, a alternativa significa couch que a frase pode ser muito eficaz e pode deixar representantes dos meios com o algo quotable. Dizer “isto não seria o momento de oferecer o comentário em algo dessa natureza,” seguido por uma iteração do ponto chave da instrução tem recursos para o presenter a oportunidade de emfatizar o que é importante.

As instruções da imprensa são situações potencial temporárias, mas são a organização de anfitrião’s a controlar. As considerações simples (como o café da manhã e arranjos confortáveis do assento) podem ir uma maneira longa defuse uma audiência potencial hostil. As réguas desobstruídas da conduta e do acoplamento podem também minimizar a possibilidade que a sessão parece ser fora do controle—e do mais pode ser feito para assegurar uma atitude positiva e um perspective para diante-olhando, o melhor.

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