Traditionele verbale communicatie Media

De meeste van de andere media tot dit punt besproken is het type dat kan worden vastgelegd in documenten, papier, en virtuele vormen. De overige media zijn verbaal georiënteerd, maar worden vaak ondersteund door papier tools (zoals status van het project bijeenkomsten worden ondersteund door het project status rapport). Deze sectie richt zich op de mondelinge aspecten van de media, in plaats van de documentatie die het ondersteunt. Voor al deze kan een bepaalde vorm van postdiscussion documentatie geschikt.

Ad Hoc Gesprekken

De meest voorkomende verbale communicatie medium is de traditionele gesprek. Het is vaak gesuggereerd dat er meer communicatie-project gaat op bij de koffieautomaat dan ooit zijn uitgevoerd in vergaderingen. Ad hoc gesprekken vergemakkelijken de sociale en economische interacties die de projecten mogelijk te maken. Ze zijn vaak het fundament waarop een groot deel van het project is gebouwd. Hun doel is om de hiaten opvullen van begrip achtergelaten door andere media en te onderstrepen van een gemeenschappelijk begrip van alle aspecten van het project milieu.

Dergelijke gesprekken worden gebruikt wanneer en waar twee project belanghebbenden ontmoeten, en ze worden gebruikt om informatie over het project te verduidelijken, alsmede individuele interpretaties van die informatie. In veel gevallen, de helderheid afgeleid van een aangenaam gesprek in de hal biedt meer diepgang dan kan worden gegenereerd in de Work Breakdown Structure. Omdat deze gesprekken niet gepland, maar moeten ze niet worden gebruikt als een belangrijke aanvulling op andere projectplanning of verduidelijking tools.

Nogmaals, omdat deze gesprekken niet zijn gepland, kan de inhoud ervan niet inherent zijn voorbeschikt. Voor het project manager en project team, moeten evenwel enkele beperkingen worden vastgesteld op de inhoud van dergelijke gesprekken. Wanneer de gesprekken dwalen in vastleggingen aan een klant, herverdeling van de middelen, wijziging van de contractuele afspraken, of iets waarvoor formele goedkeuring, moet het gesprek worden doorgestuurd naar een meer formele instelling (zoals een vergadering). Andere beperkingen (zoals beperkingen op de aard van de gesprekken over andere project belanghebbenden) kunnen worden geordend door het project team, maar kan veel moeilijker te handhaven. Door middel van het project team leden (zodra zij zich bij het projectteam) over de correctheid van een aantal ad hoc gesprekken, wordt het gemakkelijker om te bevestigen andere processen die te moedigen uitgebreide documentatie en het volgen van een project verbintenissen. Hoewel de ad hoc-gesprekken moeten worden aangemoedigd, kunnen zij niet het laatste woord over een project op lange termijn verbintenis of aanpak.

Deze gesprekken kan maken of breken een project, afhankelijk van hun toon, teamlid houding tegenover het project, en de soorten informatie die worden uitgewisseld. Hoewel zij niet direct kan worden gecontroleerd, moeten ze worden aangepakt door de projectmanager in het begin van het project naar de juiste toon voor dergelijke gesprekken, vooral als externe stakeholders betrokken zijn vast te stellen.

Vergaderingen

Veel projecten lijken te draaien rond het idee dat de bijeenkomsten zijn de belangrijkste communicatie medium, en alle vitale communicatie zal plaatsvinden in vergaderingen. Hoewel deze uitspraak is over het algemeen niet waar, de perceptie is er een die aansluit bij de gedachte dat de vergaderingen kunnen bepalen hoe het project en het projectteam worden ervaren binnen hun eigen organisatie, de klant organisatie, en onder andere belanghebbenden.

Vergaderingen zijn bedoeld als het verzamelen van gegevens, data-sharing, en data-organisatie sessies. Ze zijn bedoeld voor het genereren van niet alleen gedeeld begrip, maar ook een algemeen gevoel van richting. Vergaderingen zijn allen tijde gehouden is er behoefte aan consensus over de informatie en de interpretatie ervan te bereiken. Zij moeten worden gebruikt wanneer er een gezamenlijke visie over hoe het project of een project kwestie aanpak is van cruciaal belang (in tegenstelling tot situaties waarin een individuele visie of aanpak zal het streven van de uitgifte). Zij kunnen worden gebruikt voor het genereren van inzicht of wanneer er behoefte is aan wederzijds participeren in de ontwikkeling van de te leveren prestaties.

De doelstellingen van een vergadering moet duidelijk worden omschreven. Het is belangrijk om de specifieke resultaten en artefacten die worden gegenereerd door het einde van de vergadering af te bakenen, om zich te richten die inspanningen in de richting van artefacten.

De methoden voor het werken in een dergelijke groep instelling worden op grote schaal gevarieerd. De meeste zullen betrekken significante team coördinatie en facilitering vaardigheden. De versoepeling moet leiden tot een herhaling van de vergadering te leveren (s) en de identificatie van deze personen aanwezig in de vergadering die rechtstreeks kan bijdragen. De belangrijkste rol van de begeleider is ervoor te zorgen dat de agenda grondig worden gedekt en dat alle van de onderwerpen van de vergadering aan te pakken worden aangepakt.

De projectmanager kan op verschillende rollen in deze instelling. De projectmanager kan worden opgeroepen om te dienen als facilitator, minuut-nemer, en deelnemer. Los van de effectiviteit van het project manager, kan niemand dienen in al die rollen zonder afbreuk te doen ten minste een van hen. Dat is de reden waarom het project managers zou willen huren voor professionals om te dienen in de rollen die ze niet zien als onderdeel van hun sterke punten. Professionele facilitator of archivarissen kunnen houden de vergadering vooruit, waardoor de projectmanager zich te richten op het project en het gaat het om verhogingen.

Ook als de vergadering bevat een grote hoeveelheid deelnemers op afstand, bepaalde types van activiteiten kan onmogelijk blijken zonder het gebruik van virtuele whiteboard of andere Internet-ondersteunde interactieve displays. Indien de vergadering ontwikkeling van een uitgebreide grafische artefacten omvatten, om de deelname modi worden gebruikt door deelnemers op afstand moeten worden overwogen voordat de vergadering begint.

Vergaderingen kunnen het laatst een kwestie van uren of dagen. De bepaling over de duur moet weerspiegelen de grootte van de vergadering deliverables 'en complexiteit. Indien de vergadering is om specifieke resultaten voor de klant consumptie produceren, kan het de moeite waard enkele dagen van de tijd van de deelnemers. Als het is om een goed begrip van die werken op bepaalde onderdelen van het project veroorzaken, kan 30 minuten worden volstaan.

In sommige organisaties is vergadering bijwonen gezien als een blijk van eer. Zo kan uitnodigingen politiek worden aangerekend, omdat sommige vertegenwoordigers zullen willen gewoon worden uitgenodigd om hun politieke positie in de organisatie (s bevestigen). Duidelijke criteria moeten worden vastgesteld met betrekking tot die specifieke vergaderingen moeten bijwonen, die zorgt voor een eenduidige reden voor de deelnemers lijst.
Als een vergadering vordert, moet de documentatie worden ontwikkeld. Zodra de vergadering eindigt, moet deze documentatie worden bewerkt voor de duidelijkheid en verspreid aan alle deelnemers voor hun administratie.

Presentaties

Presentaties zijn mogelijkheden om informatie te delen met een breed publiek. Ze worden vaak gebruikt om een perspectief te verkopen of om hogere niveaus van ondersteuning meebrengen. Presentaties zijn ontworpen om te overtuigen. Presentaties kunnen worden gebruikt om opzet of acties te communiceren "boven" de organisatie naar hogere echelons van het management. Ze kunnen gebruikt worden om informatie te verschaffen tot een niveau peer binnen de organisatie of de opleiding en / of richting aan teamleden, eindgebruikers, of vrijwel elk publiek.
Presentaties moeten een specifieke focus of opzet, en dat de bedoeling moet duidelijk worden uitgedrukt aan het publiek aan het begin van de presentatie. Het publiek moet ook worden voorzien van een duidelijk gevoel van de agenda voor de presentatie en de planning. Deze elementen maken het publiek leden om hun voortgang door de presentatie ervaring. Presentatie inhoud en de toon moet worden respectvol, erkenning van de deelnemers en hun inzet van tijd voor de presentatie. Als de gegevens worden gepresenteerd met behulp van presentatie-software (bijvoorbeeld PowerPoint of Freelance), moet de informatie worden bewaard tot een redelijk niveau op elke dia. Als er meer informatie dan redelijkerwijs kan worden gepresenteerd door middel van de presentatie-software, moet hand-outs worden gebruikt voor het verhogen van de presentatie. Presentatie-software is een algemeen aanvaarde norm voor presentaties, maar is geenszins noodzakelijk. Sommige presentaties kunnen worden uitgevoerd zonder deze steun. Als presentatie-software wordt gebruikt, moet de presentator uiterst voorzichtig niet te eenvoudig lezen de dia's letterlijk. Hoewel
dia's kunnen begeleiden en richting voor het project presentatie, moeten zij verhogen de verbale presentatie, in plaats van deze spiegel. Presentaties zijn goed ontvangen wanneer zij informatie duidelijk en de memorabele.

Persconferenties

Weinig omgevingen zijn als afmattend voor een project manager als wanneer hij of zij moet het gezicht van de media. Persconferenties worden gehouden om leden te informeren over de media over de status van een project, de omgeving, of de ondersteunende organisatie. Ze zijn bedoeld om de huidige organisatie van het project (of de ontvangende organisatie) in de best mogelijke licht. Persconferenties worden gehouden wanneer een project of de impact ervan is voldoende belangrijk dat voorlichtingscampagnes via massamedia geschikt zijn. Zij moeten worden gehouden wanneer het project voldoende erkenning heeft bereikt dat het perspectief van de project organisatie op de inspanning wordt geacht te zijn van openbaar belang. Deze erkenning kan positief of negatief in de natuur, en kan proactief of reactief, afhankelijk van de aard van het project organisatie.

Het onderwerp voor een persbriefing moet ruim op voorhand worden bepaald van de briefing om ervoor te zorgen dat de juiste informatie wordt uitgewisseld en alle informatie die de organisatie niet wil delen is duidelijk omschreven voor de hosting van de briefing. Leden van de media zijn vaak gegeven "pers kits" op dergelijke bijeenkomsten, met de nadruk corporate geschiedenis, algemene informatie, oude persberichten en het bedrijfsleven elk contact personen "kaarten. De organisatorische woordvoerder (soms moet het project manager) openen met een verklaring over de aard van het project en de kwestie (s) dat het project die in het publieke oog. De verklaring moet anticiperen op eventuele vragen, bezwaren, of zorgen dat kan worden verhoogd. Als uitzending media aanwezig zijn, moet aandacht worden besteed aan zinnen, alinea's, of verwijzingen die kunnen worden gepresenteerd in 8 - tot 20-seconden secties (klassieke "sound bites").

Een persconferentie hoeft niet noodzakelijkerwijs met vraag-en-antwoord periodes, maar houd in gedachten dat de meeste leden van de media vragen zullen hebben. Hoewel de woordvoerder niet wordt gedwongen om deze vragen te beantwoorden, is niet reageren soms uitgelegd als een gebrek aan samenwerking of als een teken van Deviousness. In situaties waarin off-the-respons manchet kan gevaarlijk zijn, het geheel dient te bieden aan aanvullend onderzoek te doen en te reageren op een later tijdstip. De meest effectieve woordvoerders identificeert het moment dat de aanvullende informatie beschikbaar zal zijn en hoe het zal beschikbaar worden gesteld. Als "geen commentaar" is het juiste antwoord, alternatieve middelen om bank die zin zeer effectief kan zijn en kan vertegenwoordigers van de media laten met iets Quotable. Zeggen "Dit zou niet de tijd om commentaar te leveren op iets van die aard te bieden zijn," gevolgd door een iteratie van de belangrijkste punt van de briefing biedt de presentator de kans om wat belangrijk is te benadrukken.

Persconferenties zijn potentieel instabiele situaties, maar ze zijn de ontvangende organisatie te controleren. Eenvoudige overwegingen (zoals 's ochtends koffie en comfortabele zitplaatsen) kan een lange weg te gaan om een potentieel vijandige publiek onschadelijk. Duidelijke gedragsregels en engagement kan ook het minimaliseren van de mogelijkheid dat de zitting lijkt niet onder controle is en het meer kan worden gedaan om een positieve houding en een toekomstgericht perspectief, hoe beter waarborgen.

een artikel afkomstig van Timms David

Disclaimer: Onze website is niet verantwoordelijk voor de informatie in dit artikel. In dit artikel wordt op geen enkele manier de standpunten, meningen, gedachten of overtuigingen van de artikelen directory personeel.
Vertaling aankondiging: Het artikel "Traditionele verbale communicatie Media" is vertaald met behulp van een geautomatiseerde vertaling dienst. Onze excuses voor eventuele vertaalfouten die heeft plaatsgevonden. Dank u voor uw begrip.