Mezzi Di Comunicazioni Verbali Tradizionali

La maggior parte degli altri mezzi discussi fino a questo punto sono stati il tipo che può essere bloccato nei documenti, in carta e nelle forme virtuali. I mezzi restanti sono orientati verbalmente, ma frequentemente sono sostenuti dagli attrezzi di carta (mentre le riunioni di condizione di progetto sono sostenute dalla relazione di progetto). Questa sezione mette a fuoco sulle funzioni orali dei mezzi, piuttosto che sulla documentazione che supporti esso. Per tutti i questi, certa forma della documentazione di postdiscussion può essere adatta.

Conversazioni Ad-hoc

Il mezzo di comunicazioni verbale più comune è la conversazione tradizionale. È suggerito spesso che più comunicazione di progetto accende alla macchina del caffè che mai è condotto nelle riunioni. Le conversazioni ad-hoc facilitano le interazioni di affari e sociali che permettono i progetti. Sono spesso il fondamento su cui gran parte del progetto è costruito. Il loro scopo è di riempire le lacune di capire a sinistra da altri mezzi ed affermare una comprensione comune di tutte le funzioni dell'ambiente di progetto.

Tali conversazioni sono usate ogni volta che e laddove due consegnatari di progetto vengono a contatto di e sono usati per chiarire le informazioni di progetto così come le diverse interpretazioni di quelle informazioni. In molti casi, la chiarezza derivata da una conversazione casuale nel corridoio fornisce più profondità che può essere generato nella struttura di ripartizione del lavoro. Poiché queste conversazioni non sono progettate, tuttavia, non dovrebbero essere contate sopra come supplemento chiave ad altri attrezzi di pianificazione o di chiarificazione di progetto.

Di nuovo, perché queste conversazioni non sono progettate, il loro soddisfare non può inerentemente essere preordained. Per il responsabile di progetto ed il personale addetto al programma, tuttavia, alcune limitazioni dovrebbero essere stabilite sul contenuto di tali conversazioni. Ogni volta che le conversazioni si smarriscono negli impegni ad un cliente, nello nuovo stanziamento delle risorse, nella modifica delle disposizioni contrattuali, o in qualche cosa che richiede l'approvazione convenzionale, la conversazione dovrebbe essere riorientata ad una regolazione più convenzionale (quale una riunione). Altre limitazioni (quali le limitazioni della natura delle conversazioni circa altri consegnatari di progetto) possono ordained dal personale addetto al programma, ma possono essere molto più difficile da fare rispettare. Dirigendo i membri del personale addetto al programma (non appena fanno parte del personale addetto al programma) sulla convenienza di determinate conversazioni ad-hoc, diventa più facile da affermare altri processi che consigliano alla al vasti documentazione ed inseguimento di tutti gli impegni di progetto. Anche se le conversazioni ad-hoc dovrebbero essere consigliate a, non possono transformarsi in nella parola finale su alcun impegno di lunga durata di progetto o avvicinarsi a.

Queste conversazioni possono fare o rompere un progetto, secondo il loro tono, gli atteggiamenti del membro della squadra verso il progetto ed i tipi di informazioni che sono scambiati. Anche se non possono direttamente essere controllate, dovrebbero essere indirizzate dal responsabile di progetto presto nel progetto per stabilire il tono adatto per tali conversazioni, specialmente quando i consegnatari esterni sono implicati.

Riunioni

Molti progetti sembrano girare intorno alla nozione che le riunioni sono il mezzo di comunicazioni primario e tutte le comunicazioni vitali avverranno nelle riunioni. Anche se quella dichiarazione non è generalmente allineare, la percezione è una che lega dentro con la nozione che le riunioni possono determinare come il progetto ed il personale addetto al programma sono percepiti all'interno della loro propria organizzazione, l'organizzazione del cliente e tra altri consegnatari.

Le riunioni sono intese come data-riunione, la dato-compartecipazione e sessioni di dato-organizzazione. Sono intese per generare non soltanto la comprensione comune, ma anche un senso dell'orientamento generale. Le riunioni sono tenute qualunque momento ci è una necessità di realizzare il consenso sulle informazioni e sulla relativa interpretazione. Dovrebbero essere usate quando una visione unificata su come avvicinarsi al progetto o ad un'edizione di progetto è critica (contrariamente alle situazioni in cui una singola visione’o metodo dell'individuo s guiderà l'edizione). Possono essere usate per generare capire o quando ci è una necessità di partecipare reciprocamente allo sviluppo dei deliverables.

Gli obiettivi di tutta la riunione dovrebbero essere definiti chiaramente. È importante delineare i deliverables ed i manufatti specifici che saranno generati per la fine della riunione, per concentrare lo sforzo verso quei manufatti.

I metodi al funzionamento in una tal regolazione del gruppo ampiamente sono variati. La maggior parte coinvolgeranno le abilità significative di coordinazione e di facilitazione della squadra. La facilitazione dovrebbe coinvolgere una reiterazione del deliverable(s) di riunione e l'identificazione di quegli individui presenti nella riunione che può direttamente contribuire. Il ruolo chiave del facilitator è di accertarsi che l'ordine del giorno sia coperto completamente e che tutte le edizioni la riunione abbiano dovute richiamare sono richiamati.

Il responsabile di progetto può intraprendere una varietà di ruoli in questa regolazione. Il responsabile di progetto può essere invitato servire da facilitator, minuto-acquirente e partecipante. Senza riguardo all'efficacia del responsabile’di progetto s, nessuno possono servire in tutto di quei ruoli senza diminuire loro almeno uno. Ecco perchè i responsabili di progetto possono desiderare assumere i professionisti per servire nei ruoli che non vedono come componente delle loro resistenze. I facilitators o gli archivisti professionisti possono mantenere la riunione muoversi in avanti, permettendo che il responsabile di progetto metta a fuoco sul progetto e sulle preoccupazioni esso gli aumenti.

Inoltre, se la riunione include un vasto corpo dei partecipanti a distanza, determinati tipi di attività possono risultare che impossibile senza l'uso dei whiteboards virtuali o di altro Internet-ha sostenuto le esposizioni interattive. Se la riunione includerà lo sviluppo di qualunque vasti manufatti grafici, i modi di partecipazione da usare dai partecipanti a distanza dovrebbero essere considerati prima che la riunione cominci.

Le riunioni possono durare un aspetto delle ore o dei giorni. La determinazione circa durata dovrebbe riflettere i deliverables formato’ e complessità di riunione. Se la riunione deve produrre le uscite specifiche per il consumo del cliente, può valere parecchi giorni di tempo’ dei partecipanti. Se deve produrre una comprensione di chi deve lavorare ai componenti particolari del progetto, 30 minuti possono essere sufficienti.

In alcune organizzazioni, venenti a contatto della presenza è visto come distintivo di honor. Quindi, venire a contatto degli inviti può essere caricato politicamente, perché alcuni rappresentanti desidereranno essere invitati semplicemente ad affermare la loro condizione politica nel organization(s). I test di verifica liberi dovrebbero essere stabiliti per quanto riguarda chi dovrebbe presenziare alle riunioni specifiche, che tiene conto una spiegazione razionale inequivocabile per la lista dei membri.
Mentre una riunione progredisce, la documentazione dovrebbe essere sviluppata. Una volta che la riunione si conclude, quella documentazione dovrebbe essere pubblicata per chiarezza ed essere diffusa a tutti i partecipanti per le loro annotazioni.

Presentazioni

Le presentazioni sono occasioni ripartire le informazioni con un vasto pubblico. Sono usati spesso per vendere una prospettiva o per generare i livelli più grandi di supporto. Le presentazioni sono destinate per persaudere. Le presentazioni possono essere usate per comunicare l'intenzione o le azioni “” sull'organizzazione agli più alti gradi dell'amministrazione. Possono essere usate per fornire le informazioni ai livelli del pari all'interno dell'organizzazione o per fornire l'addestramento e/o il senso ai membri della squadra, agli utilizzatori finali, o a virtualmente tutti i pubblici.
Le presentazioni dovrebbero avere un fuoco specifico o intenzione e quella attenta dovrebbe essere espressa chiaramente ai pubblici all'inizio della presentazione. I pubblici dovrebbero anche essere dati un senso libero dell'ordine del giorno per la presentazione ed il programma. Quegli elementi permettono che i membri dei pubblici rintraccino il loro progresso con l'esperienza di presentazione. Il soddisfare ed il tono di presentazione dovrebbero essere rispettosi, riconoscendo i partecipanti ed il loro impegno di tempo alla presentazione. Se i dati sono presentati usando il software di presentazione (per esempio, PowerPoint o freelance), le informazioni dovrebbero attenersi ad un livello ragionevole su ogni scorrevole. Se ci sono le più informazioni che può ragionevolmente essere presentato attraverso il software di presentazione, le dispense dovrebbero essere usate per aumentare la presentazione. Il software di presentazione è un campione generalmente accettato per le presentazioni, ma affatto è richiesto. Alcune presentazioni possono essere condotte senza tale supporto. Se il software di presentazione è usato, il presentatore dovrebbe fare attenzione estremamente non a semplice ha letto gli scorrevoli verbatim. Mentre
gli scorrevoli possono fornire il consiglio e senso per la presentazione di progetto, dovrebbero aumentare la presentazione verbale, piuttosto che lo rispecchiano. Le presentazioni sono ricevute bene quando forniscono chiaramente e memorably le informazioni.

Premi Le Istruzioni

Pochi ambienti sono faticosi per un responsabile di progetto quanto quando lui o lei deve affrontare i mezzi. Le istruzioni della pressa sono tenute per informare i membri dei mezzi circa la condizione di un progetto, del relativo ambiente, o della relativa organizzazione di sostegno. Sono intese per presentare l'organizzazione di progetto (o organismo ospite) alla luce migliore. Le istruzioni della pressa sono tenute quando un progetto o il relativo effetto è sufficiente significativo che le campagne pubbliche delle informazioni che usando i mass-media sono adatte. Dovrebbero essere tenute ogni volta che il progetto ha realizzato il riconoscimento sufficiente che la prospettiva di organizzazione’s di progetto sullo sforzo è ritenuta per essere di interesse pubblico. Che il riconoscimento può essere positivo o negazione in natura e può essere proactive o reattivo, secondo la natura dell'organizzazione di progetto.

Il tema per un'istruzione della pressa dovrebbe essere determinato bene in anticipo dell'istruzione per accertarsi che le informazioni corrette siano ripartite e qualsiasi informazioni che l'organizzazione non desidera ripartire è definito chiaramente per quelli che ospitano l'istruzione. I membri dei mezzi sono dati spesso “i corredi di pressa” a tali riunioni, evidenzianti la storia corporativa, generalità, oltre i comunicati stampa e c'è ne si mettono in contatto con le schede’ di affari delle persone. Lo spokesperson organizzativo (a volte, il responsabile di progetto) dovrebbe aprirsi con una dichiarazione per quanto riguarda la natura del progetto e del issue(s) che hanno introdotto il progetto nell'occhio pubblico. La dichiarazione dovrebbe prevedere tutte le domande, obiezioni, o inquietudini che possono essere suscitate. Se i mezzi di radiodiffusione sono presenti, la considerazione dovrebbe essere data alle frasi, paragrafi, o i riferimenti che possono essere presentati in 8 ai 20-secondi seziona (morsi “sani classici”).

Un'istruzione della pressa non deve necessariamente includere i periodi di domande e risposte, ma tiene presente che la maggior parte dei membri dei mezzi avranno domande. Anche se lo spokesperson non è costretto a rispondere a queste domande, l'omissione di rispondere a volte è interpretata come mancanza di cooperazione o come segno del deviousness. Nelle situazioni dove le risposte off-the-cuff possono essere pericolose, è interamente adatto da offrire fare la ricerca supplementare e rispondere al tempo più tardo. Gli spokespersons più efficaci identificheranno il tempo in cui le informazioni supplementari saranno disponibili e come saranno rese disponibili. Se “non c'è nessun” commento la risposta adatta, l'alternativa significa coricarsi che la frase può essere molto efficace e può lasciare i rappresentanti di mezzi con qualche cosa di quotable. Dire “questo non sarebbe il momento di offrire il commento su qualcosa di quella natura,” seguito da una ripetizione del punto chiave dell'istruzione si permette il presentatore l'occasione dare risalto a che cosa è importante.

Le istruzioni della pressa sono situazioni potenzialmente volatili, ma sono l'organismo ospite’s da controllare. Le considerazioni semplici (come il caffè di mattina e le disposizioni comode della disposizione dei posti a sedere) possono andare un senso lungo disinnescare un pubblico potenzialmente ostile. Le regole libere di comportamento e dell'aggancio possono anche minimizzare la possibilità che la sessione sembra essere da controllo—e dai più può essere fatto per accertare un atteggiamento positivo e una prospettiva di andata-osservante, il migliore.

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