Médias De Communications Verbaux Traditionnels

La plupart des autres médias discutés jusqu'à ce point ont été le type qui peut être capturé sous les documents, le papier, et les formes virtuelles. Les médias restants sont verbalement orientés, mais sont fréquemment soutenus par les outils de papier (pendant que des réunions de statut de projet sont soutenues par le rapport de statut de projet). Cette section se concentre sur les aspects oraux des médias, plutôt que la documentation qui des appuis il. Pour toute la ces derniers, une certaine forme de documentation de postdiscussion peut être appropriée.

Conversations ad hoc

Le milieu de communications verbal le plus commun est la conversation traditionnelle. On le suggère souvent que plus de communication de projet s'attaque dessus à la machine de café qu'est jamais conduit lors des réunions. Les conversations ad hoc facilitent les interactions sociales et d'affaires qui rendent des projets possibles. Elles sont souvent la base sur laquelle une grande partie du projet est construit. Leur but est compléter les lacunes de l'arrangement à gauche par d'autres médias et d'affirmer un arrangement commun de tous les aspects de l'environnement de projet.

De telles conversations sont employées toutes les fois qu'et là où deux dépositaires de projet se réunissent, et ils sont habitués pour clarifier l'information de projet aussi bien que différentes interprétations de cette information. Dans beaucoup de cas, la clarté dérivée d'une conversation occasionnelle dans le hall fournit plus de profondeur que peut être produit dans la structure de panne de travail. Puisque ces conversations ne sont pas projetées, cependant, elles ne devraient pas être comptées dessus comme supplément principal à d'autres outils de planification ou de clarification de projet.

Encore, parce que ces conversations ne sont pas projetées, leur contenu ne peut pas en soi être preordained. Pour le chef de projet et la équipe de projet, cependant, quelques limitations devraient être établies sur la teneur de telles conversations. Toutes les fois que les conversations vaguent dans des engagements à un client, la redistribution des ressources, la modification des arrangements contractuels, ou n'importe quoi qui exige l'approbation formelle, la conversation devrait être réorientée à un arrangement plus formel (tel qu'une réunion). D'autres limitations (telles que des limitations sur la nature des conversations au sujet d'autres dépositaires de projet) peuvent être ordonnées par la équipe de projet, mais peuvent être plus difficiles bien à imposer. En dirigeant des membres de équipe de projet (dès qu'ils joindront la équipe de projet) sur la convenance de certaines conversations ad hoc, il devient plus facile d'affirmer d'autres processus qui encouragent la documentation et le cheminement étendus de tous les engagements de projet. Bien que des conversations ad hoc devraient être encouragées, elles ne peuvent pas devenir le mot final sur aucun engagement à long terme de projet ou s'approcher.

Ces conversations peuvent faire ou casser un projet, selon leur tonalité, attitudes de membre d'équipe vers le projet, et les types d'information qui sont échangés. Bien qu'elles ne puissent pas être directement commandées, elles devraient être adressées par le chef de projet tôt dans le projet pour établir la tonalité appropriée pour de telles conversations, en particulier quand les dépositaires externes sont impliqués.

Réunions

Beaucoup de projets semblent tourner autour de la notion que les réunions sont le milieu de communications primaire, et toutes les communications essentielles auront lieu lors des réunions. Bien que ce rapport ne soit pas généralement vrai, la perception est une qui attache dedans avec la notion que les réunions peuvent déterminer comment le projet et la équipe de projet sont perçus dans leur propre organisation, l'organisation de client, et entre d'autres dépositaires.

Des réunions sont prévues en tant que donnée-recueillant, donnée-partageant, et session d'donnée-organisation. Elles sont prévues pour produire non seulement de l'arrangement partagé, mais également d'un sens général de la direction. Des réunions sont tenues quand il y a un besoin de réaliser le consensus sur l'information et son interprétation. Elles devraient être employées quand une vision unifiée sur la façon dont approcher le projet ou une issue de projet est critique (contrairement aux situations dans lesquelles une vision ou’une approche simple de l'individu s conduira l'issue). Elles peuvent être employées pour produire de l'arrangement ou quand il y a un besoin de participer mutuellement au développement des deliverables.

Les objectifs de n'importe quelle réunion devraient être clairement définis. Il est important de tracer les deliverables et les objets façonnés spécifiques qui seront produits vers la fin de la réunion, afin de focaliser l'effort vers ces objets façonnés.

Les approches à travailler dans un tel arrangement de groupe sont considérablement changées. Les la plupart impliqueront des qualifications significatives de coordination et de facilitation d'équipe. La facilitation devrait comporter une réiteration du deliverable(s) de réunion et l'identification de ces individus présents lors de la réunion qui peut directement contribuer. Le rôle principal du facilitant est de s'assurer que l'ordre du jour sont couverts complètement et que toutes les issues la réunion devaient adresser sont adressés.

Le chef de projet peut prendre une variété de rôles dans cet arrangement. Le chef de projet peut être invité à servir de facilitant, de minute-preneur, et de participant. Indépendamment de l'efficacité du chef de projet’s, personne ne peuvent servir en tout de ces rôles sans diminuer au moins l'un d'entre eux. C'est pourquoi les chefs de projet peuvent vouloir louer des professionnels pour servir dans les rôles qu'ils ne voient pas en tant qu'élément de leurs forces. Les facilitants ou les archivistes professionnels peuvent continuer la réunion avancer, permettant au chef de projet de se concentrer sur le projet et les soucis il des augmenter.

En outre, si la réunion inclut un corps étendu des participants à distance, certains types d'activités peuvent s'avérer qu'impossible sans utilisation des whiteboards virtuels ou d'autre Internet-a soutenu les affichages interactifs. Si la réunion inclura le développement de n'importe quels objets façonnés graphiques étendus, les modes de participation à employer par les participants à distance devraient être considérés avant que la réunion commence.

Les réunions peuvent durer une question des heures ou des jours. La détermination au sujet de la durée devrait refléter les deliverables taille’ et complexité de réunion. Si la réunion doit produire les sorties spécifiques pour la consommation de client, elle peut avoir lieu en valeur plusieurs jours de temps’ de participants. Si elle doit produire un arrangement de qui doit travailler aux composants particuliers du projet, 30 minutes peuvent être suffisantes.

Dans quelques organismes, rencontrant le assistance est vu comme insigne d'honneur. Ainsi, rencontrer des invitations peut devenir politiquement chargé, parce que quelques représentants voudront être invités simplement à affirmer leur position politique dans l'organization(s). Des critères clairs devraient être établis concernant qui devrait assister à des réunions spécifiques, qui tient compte d'un raisonnement non ambigu pour la liste de participants.
Pendant qu'une réunion progresse, la documentation devrait être développée. Une fois que la réunion est close, cette documentation devrait être éditée pour la clarté et être disséminée à tous les participants pour leurs disques.

Présentations

Les présentations sont des occasions de partager l'information avec une large assistance. Ils sont souvent habitués pour vendre une perspective ou pour engendrer de plus grands niveaux d'appui. Des présentations sont conçues pour persuader. Des présentations peuvent être employées pour communiquer l'intention ou les actions “vers le haut” de l'organisation à des échelons plus élevés de gestion. Elles peuvent être employées pour fournir des informations aux niveaux de pair dans l'organisation ou pour fournir la formation et/ou la direction aux membres d'équipe, aux utilisateurs, ou à pratiquement n'importe quelles assistances.
Les présentations devraient avoir un foyer spécifique ou l'intention, et cela attentif devrait être clairement exprimé aux assistances au début de la présentation. Les assistances devraient également être données un sens clair de l'ordre du jour pour la présentation et le programme. Ces éléments permettent aux membres d'assistances de dépister leur progrès par l'expérience de présentation. Le contenu et la tonalité de présentation devraient être respectueux, reconnaissant les participants et leur engagement de temps à la présentation. Si des données sont présentées en utilisant le logiciel de présentation (par exemple, PowerPoint ou travaillent en indépendants), l'information devrait être gardée à un niveau raisonnable sur chaque glissière. S'il y a plus d'information que peut raisonnablement être présenté par le logiciel de présentation, des aumônes devraient être employées pour augmenter la présentation. Le logiciel de présentation est une norme généralement admise pour des présentations, mais est nullement exigé. Quelques présentations peuvent être conduites sans un tel appui. Si le logiciel de présentation est employé, le présentateur devrait faire attention extrêmement pas à simple a lu in extenso les glissières. Tandis que
les glissières peuvent fournir des conseils et direction pour la présentation de projet, elles devraient augmenter la présentation verbale, plutôt que la reflètent. Des présentations sont bien reçues quand elles fournissent des informations clairement et mémorablement.

Serrez Les Briefings

Peu d'environnements sont aussi épuisants pour un chef de projet que quand lui ou elle doit faire face aux médias. Des briefings de pression sont tenus pour informer des membres des médias au sujet du statut d'un projet, de son environnement, ou de sa organisation de support. Ils sont prévus pour présenter l'organisation de projet (ou le serveur) dans la meilleure lumière. Des briefings de pression sont tenus quand un projet ou son impact est suffisamment significatif que les campagnes publiques de l'information employant des mass media soient appropriées. Ils devraient être tenus toutes les fois que le projet a réalisé l'identification suffisante que la perspective de l'organisation’s de projet sur l'effort est considérée pour être d'intérêt public. Que l'identification peut être positive ou négatif en nature, et peut être proactive ou réactive, selon la nature de l'organisation de projet.

Les thèmes pour un briefing de pression devraient être bien déterminés avant le briefing pour s'assurer que l'information correcte est partagée et toute information que l'organisation ne veut pas partager est clairement défini pour ceux qui accueillent le briefing. Des membres des médias sont souvent donnés “des dossiers de presse” à de tels rassemblements, accentuant l'histoire de corporation, informations générales, après des communiqués de presse, et en entrent en contact avec des cartes de visite professionnelle’ de visite de personnes. Le porte-parole d'organisation (parfois, le chef de projet) devrait s'ouvrir avec un rapport concernant la nature du projet et de l'issue(s) qui ont introduit le projet dans l'oeil public. Le rapport devrait prévoir toutes les questions, objections, ou inquiétudes qui peuvent être soulevées. Si les médias d'émission sont présents, la considération devrait être donnée aux expressions, paragraphes, ou les références qui peuvent être présentées dans 8 aux 20-deuxièmes sectionne (les morsures “saines classiques”).

Un briefing de pression n'a pas besoin nécessairement d'inclure les périodes de questions et réponses, mais maintient dans l'esprit que la plupart des membres des médias auront des questions. Bien que le porte-parole ne soit pas obligé de répondre à ces questions, le manque de répondre est parfois interprété comme manque de coopération ou comme signe de deviousness. Dans les situations où les réponses impromptues peuvent être dangereuses, il est complètement approprié d'offrir de faire la recherche supplémentaire et de répondre à un temps postérieur. Les porte-parole les plus efficaces identifieront le moment où l'information additionnelle sera disponible et comment elle sera rendue disponible. Si “aucun commentaire” n'est la réponse appropriée, l'alternative signifie pour coucher que l'expression peut être très efficace et peut laisser des représentants de médias avec quelque chose de citables. Dire “ceci ne serait pas l'heure d'offrir le commentaire sur quelque chose de cette nature,” suivi d'une itération du point clé du briefing a les moyens le présentateur l'occasion de souligner ce qui est important.

Les briefings de pression sont des situations potentiellement volatiles, mais ils sont le serveur’s à commander. Les considérations simples (comme le café de matin et des arrangements confortables d'allocation des places) peuvent aller un long chemin de désamorcer une assistance potentiellement hostile. Les règles claires de la conduite et de l'enclenchement peuvent également réduire au minimum la possibilité que la session semble être hors de commande—et de plus peut être fait pour assurer une attitude positive et une perspective vers l'avant-regardante, le meilleur.

Déni : Notre site Web n'est pas responsable de l'information contenue par cet article. Cet article reflète nullement les vues, les avis, les pensées ou la croyance du personnel d'annuaire d'articles.

Notification de traduction : L'article "médias de communications verbaux traditionnels" a été traduit en utilisant un service de traduction automatisé. Nous faisons des excuses sincèrement pour toutes les erreurs de traduction qui se sont produites. Merci de l'arrangement.