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La mayoría de los otros medios discutidos hasta este punto han sido el tipo que se puede capturar en documentos, papel, y formas virtuales. Los medios restantes son orientados verbalmente, pero apoyados con frecuencia por las herramientas de papel (mientras que las reuniones del estado del proyecto son apoyadas por el informe del proyecto). Esta sección se centra en los aspectos orales de los medios, más bien que la documentación que las ayudas él. Para todos los éstos, una cierta forma de documentación del postdiscussion puede ser apropiada.
El medio de comunicaciones verbal más común es la conversación tradicional. Se sugiere a menudo que más comunicación del proyecto se enciende en la máquina del café que se conduce siempre en reuniones. Las conversaciones hoc del anuncio facilitan las interacciones sociales y del negocio que hacen proyectos posibles. Son a menudo la fundación en la cual mucho del proyecto se construye. Su propósito es completar los boquetes de entender a la izquierda por otros medios y afirmar una comprensión común de todos los aspectos del ambiente del proyecto.
Se utilizan tales conversaciones siempre que y dondequiera que dos tenedores de apuestas del proyecto satisfagan, y los utilizan para clarificar la información del proyecto así como interpretaciones individuales de esa información. En muchos casos, la claridad derivada de una conversación ocasional en el pasillo proporciona más profundidad que puede ser generado en la estructura de la interrupción del trabajo. Porque estas conversaciones no se planean, sin embargo, no deben ser confiadas encendido como suplemento dominante a otras herramientas del planeamiento o de la clarificación del proyecto.
Una vez más porque estas conversaciones no se planean, su contenido no puede intrínsecamente estar preordained. Para el encargado de proyecto y el equipo de proyecto, sin embargo, algunas limitaciones se deben establecer en el contenido de tales conversaciones. Siempre que las conversaciones se pierdan en comisiones a un cliente, la reasignación de recursos, la modificación de arreglos contractuales, o cualquier cosa que requiere la aprobación formal, la conversación se debe volver a dirigir a un ajuste más formal (tal como una reunión). Otras limitaciones (tales como limitaciones en la naturaleza de conversaciones sobre otros tenedores de apuestas del proyecto) se pueden ordained por el equipo de proyecto, pero pueden ser más difíciles lejano de hacer cumplir. Dirigiendo a miembros del equipo de proyecto (tan pronto como ensamblan a equipo de proyecto) en la propiedad de las conversaciones hoc de cierto anuncio, llega a ser más fácil afirmar otros procesos que animen la documentación y seguir extensos de cualquier comisión del proyecto. Aunque las conversaciones hoc del anuncio deben ser animadas, no pueden convertirse en la palabra final en ninguna comisión a largo plazo del proyecto o acercarse.
Estas conversaciones pueden hacer o romper un proyecto, dependiendo de su tono, de actitudes del miembro del equipo hacia el proyecto, y de los tipos de información se intercambian que. Aunque no pueden ser controladas directamente, deben ser tratadas por el encargado de proyecto temprano en el proyecto para establecer el tono apropiado para tales conversaciones, particularmente cuando los tenedores de apuestas externos están implicados.
Muchos proyectos se parecen girar alrededor de la noción que las reuniones son el medio de comunicaciones primario, y todas las comunicaciones vitales ocurrirán en reuniones. Aunque esa declaración no es generalmente verdad, la opinión es una que ata adentro con la noción que las reuniones pueden determinarse cómo perciben el proyecto y al equipo de proyecto dentro de su propia organización, la organización del cliente, y entre otros tenedores de apuestas.
Las reuniones se piensan como dato-recolectando, dato-compartiendo, y sesión de la dato-organizacio'n. Se piensan para generar no solamente la comprensión compartida, pero también un sentido general de la dirección. Se celebran las reuniones cualquier momento hay una necesidad de alcanzar consenso en la información y su interpretación. Deben ser utilizadas cuando una visión unificada en cómo acercar al proyecto o a una edición del proyecto es crítica (en contraste con las situaciones en las cuales una sola visión’o acercamiento del individuo s conducirá la edición). Pueden ser utilizadas para generar entender o cuando hay una necesidad de participar mutuamente en el desarrollo de deliverables.
Los objetivos de cualquier reunión deben ser definidos claramente. Es importante delinear los deliverables y los artefactos específicos que serán generados para el final de la reunión, para enfocar esfuerzo hacia esos artefactos.
Los acercamientos al trabajo en tal ajuste del grupo se varían extensamente. La mayoría implicarán habilidades significativas de la coordinación y de la facilitación del equipo. La facilitación debe implicar una reiteración del deliverable(s) de la reunión y la identificación de esos individuos presentes en la reunión que puede contribuir directamente. El papel dominante del facilitator es asegurarse de que la agenda está cubierta a fondo y de que todas las ediciones la reunión debían tratar están tratados.
El encargado de proyecto puede adquirir una variedad de papeles en este ajuste. El encargado de proyecto puede ser invitado a servir como facilitator, minuto-tomador, y participante. Sin importar la eficacia del encargado’de proyecto s, nadie pueden servir en todos esos papeles sin disminuir por lo menos uno de ellos. Ése es porqué los encargados de proyecto pueden desear emplear a profesionales para desempen'ar servicios en los papeles que no ven como parte de sus fuerzas. Los facilitators o los archivistas profesionales pueden guardar la reunión el moverse adelante, permitiendo que el encargado de proyecto se centre en el proyecto y las preocupaciones él los aumentos.
También, si la reunión incluye a cuerpo extenso de participantes alejados, ciertos tipos de actividades pueden probar que imposible sin el uso de whiteboards virtuales o de otro Internet-apoyo' exhibiciones interactivas. Si la reunión incluye el desarrollo de cualesquiera artefactos gráficos extensos, los modos de la participación que se utilizarán por los participantes alejados deben ser considerados antes de que la reunión comience.
Las reuniones pueden durar una cuestión de horas o de días. La determinación sobre la duración debe reflejar los deliverables tamaño’ y complejidad de la reunión. Si la reunión es producir las salidas específicas para la consumición del cliente, puede valer varios días del tiempo’ de los participantes. Si debe producir una comprensión de quién debe trabajar en los componentes particulares del proyecto, 30 minutos pueden ser suficientes.
En algunas organizaciones, resolviendo la atención se ve
como divisa del honor. Así, resolver invitaciones puede
cargarse político, porque invitase a algunos representantes desearán
simplemente que afirmen su situación política en el organization(s).
Los criterios claros deben ser establecidos con respecto quién
debe assistir a reuniones específicas, que permite un análisis
razonado inequívoco para la lista de los asistentes.
Mientras que progresa una reunión, la documentación debe ser
desarrollada. Una vez que la reunión termine, esa
documentación se debe corregir para la claridad y diseminar entre
todos los participantes para sus expedientes.
Las presentaciones son oportunidades de compartir
la información con una amplia audiencia. Los utilizan a menudo
para vender una perspectiva o para engendrar mayores niveles de la
ayuda. Las presentaciones se diseñan para persuadir. Las
presentaciones se pueden utilizar para comunicar intento o acciones “encima” de la organización a grados más
altos de la gerencia. Pueden ser utilizadas para proporcionar la
información a los niveles del par dentro de la organización o para
proporcionar el entrenamiento y/o la dirección a los miembros del
equipo, a los usuarios del extremo, o a virtualmente cualquier
audiencia.
Las presentaciones deben tener un foco específico o intento, y
eso atento se debe expresar claramente a las audiencias al principio
de la presentación. Las audiencias deben también ser dadas un
sentido claro de la agenda para la presentación y el horario.
Esos elementos permiten que los miembros de las audiencias sigan
su progreso con la experiencia de la presentación. El contenido
y el tono de la presentación deben ser respetuosos, reconociendo los
participantes y su comisión del tiempo a la presentación. Si
se presentan los datos usando software de la presentación (e.g.,
PowerPoint o trabaja independientemente), la información se debe
guardar a un nivel razonable en cada diapositiva. Si hay más
información que puede razonablemente ser presentado a través del
software de la presentación, los folletos se deben utilizar para
aumentar la presentación. El software de la presentación es un
estándar generalmente aceptado para las presentaciones, pero se
requiere de ninguna manera. Algunas presentaciones se pueden
conducir sin tal ayuda. Si se utiliza el software de la
presentación, el presentador debe tener extremadamente cuidado no a
simple leyó las diapositivas in extenso. Mientras que
las diapositivas pueden proporcionar la dirección y
dirección para la presentación del proyecto, deben aumentar la
presentación verbal, más bien que la reflejan. Las
presentaciones se reciben bien cuando proporcionan la información
claramente y memorablemente.
Pocos ambientes son tan grueling para un encargado de proyecto como cuando él o ella debe hacer frente a los medios. Los informes de la prensa se llevan a cabo para informar a los miembros los medios sobre el estado de un proyecto, de su ambiente, o de su organización de soporte. Se piensan para presentar la organización del proyecto (o la organización anfitriona) en la mejor luz posible. Se llevan a cabo los informes de la prensa cuando un proyecto o su impacto es suficientemente significativo que las campañas públicas de la información que usan medioses de comunicación son apropiadas. Deben ser sostenidos siempre que el proyecto haya alcanzado el suficiente reconocimiento que la perspectiva de la organización’s del proyecto en el esfuerzo está juzgada para estar de interés público. Que el reconocimiento puede ser positivo o negativa en naturaleza, y puede ser proactive o reactivo, dependiendo de la naturaleza de la organización del proyecto.
El tema para un informe de la prensa se debe determinar
bien por adelantado del informe para asegurarse de que la información
correcta está compartida y cualquier información que la
organización no desee compartir se define claramente para ésos que
reciben el informe. Dan los miembros de los medios a menudo “kits de prensa” en tales reuniones,
destacando la historia corporativa, información de carácter general,
más allá de lanzamientos de prensa, y cualesquiera entran en
contacto con tarjetas’ de visita de las personas. El
portavoz de organización (a veces, el encargado de proyecto) debe
abrirse con una declaración con respecto a la naturaleza del proyecto
y del issue(s) que trajeron el proyecto en el ojo público. La
declaración debe anticipar cualesquiera preguntas, objeciones, o
preocupación que pueda ser levantada. Si los medios de
difusión están presentes, la consideración se debe dar a las
frases, párrafos, o las referencias que se pueden presentar en 8 a
20-segundos seccionan (las mordeduras “clásicas de los
sonidos”).
Un informe de la prensa no necesita necesariamente incluir los
períodos question-and-answer, sino tiene presente que la mayoría de
los miembros de los medios tendrán preguntas. Aunque no se
obliga al portavoz que conteste a estas preguntas, la falta de
responder se interpreta a veces como carencia de la cooperación o
como muestra del deviousness. En las situaciones donde las
respuestas espontáneas pueden ser peligrosas, es enteramente
apropiado ofrecer hacer la investigación suplemental y responder en
un rato más último. Los portavoces más eficaces
identificarán el tiempo en que la información adicional estará
disponible y cómo será hecha disponible. Si “no
hay comentario” la respuesta apropiada, el alternativa
significa acostar que la frase puede ser muy eficaz y puede dejar
representantes de los medios con algo quotable. Decir “esto no sería la época de ofrecer el comentario sobre
algo de esa naturaleza,” seguido por una iteración del
punto dominante del informe produce a presentador la oportunidad de
acentuar cuál es importante.
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