وسائل الاتصال التقليديه اللفظيه

اكثر من غيرها من وسائل الاعلام التي نوقشت حتى هذه اللحظة كانت من النوع الذي يمكن ان استولت في الوثائق ، ورقة ، واشكال افتراضيه. تبقى وسائل الاعلام هي الموجة شفهيا ، ولكن كثيرا ما تكون مدعومه ورقة الادوات (كما وضع المشروع اجتماعات يدعمها تقرير حالة المشاريع). يركز هذا القسم على الجوانب الشفوي من وسائل الاعلام ، بدلا من الوثائق الداعمة له. لجميع هذه ، شكلا من اشكال postdiscussion الوثائق يمكن ان تكون مناسبة.

المخصص للمحادثات

الاكثر شيوعا لفظيه الاتصالات المتوسط هو التقليديه المحادثة. ومن كثيرا ما اقترح المشروع ان اكثر الاتصالات ويمضي في القهوه من اى وقت مضى مما هو الآلة التي اجريت في الاجتماعات. المحادثات المخصصه تسهيل التفاعلات الاجتماعية والتجارية التي تجعل من المشاريع الممكنة. اذ كثيرا ما تكون هي الاساس الذي استندت اليه الكثير من هذا المشروع هو بنائها. والغرض منها هو ملء الفجوات في الفهم الذي خلفته وسائل الاعلام الاخرى والتأكيد على التوصل الى فهم مشترك لجميع جوانب المشروع والبيئة.

وتستخدم هذه المحادثات كلما وحيثما يجتمع اثنان من اصحاب المصلحه المشروع ، وانها تستخدم لتوضيح المعلومات عن المشاريع الفرديه وكذلك تفسيرات لتلك المعلومات. وفي كثير من الحالات ، ومدى وضوح المستمده من عارضة المحادثة في قاعة يوفر مزيدا من العمق مما يمكن ان تتولد في اعمال انهيار الهيكل. لان هذه المحادثات ليست المخطط لها ، الا انها لا ينبغي ان تعتمد على كعنصر رئيسي ملحق لتخطيط المشاريع او غيرها من وسائل الايضاح.

مرة اخرى ، لان هذه المحادثات ليست المخطط ، ومضمونها لا يمكن أصلا ان يكون متعمدا. لمدير المشروع وفريق المشروع ، ولكن هناك بعض القيود التي ينبغي ان تنشأ عن مضمون هذه المحادثات. كلما المحادثات تتوه التزامات لاحد الزبائن ، واعادة تخصيص الموارد ، وتعديل الترتيبات التعاقديه ، أو أي شيء تحتاج الى موافقة رسمية ، المحادثة ينبغي ان يعاد توجيهها الى اكثر رسمي (مثل اجتماع). قيود اخرى (مثل فرض قيود على طبيعه المحادثات حول المشاريع الاخرى اصحاب المصلحه) يجوز الاعتراض من قبل فريق المشروع ، ولكن قد تكون اصعب بكثير لانفاذ. عن طريق توجيه اعضاء فريق المشروع (بمجرد الانضمام الى فريق المشروع) على صلاحيه معينة المخصصه المحادثات ، يصبح من الأسهل لتأكيد العمليات الاخرى التي تشجع عددا كبيرا من الوثائق وتتبع أي التزامات المشروع. ورغم ان المحادثات المخصصه ينبغي تشجيعه ، وأنها لا يمكن أن تصبح الكلمه الاخيرة في اي مشروع طويل الاجل أو التزام النهج.

هذه المحادثات يمكن ان تقدم او كسر المشروع ، وبناء على هذه النبره ، عضو فريق المواقف من المشروع ، وانواع المعلومات التي يتم تبادلها. على الرغم من انها لا يمكن ان تسيطر بشكل مباشر ، وينبغي لها ان تكون موجهة من قبل مدير المشروع في وقت مبكر في المشروع لتحديد المناسب لهذه المحادثات لهجة ، وخاصة عندما يشارك اصحاب المصلحه الخارجيين.

اجتماعات

ويبدو ان العديد من المشاريع التي تدور حول فكرة ان الاجتماعات الاولية الاتصالات المتوسطة ، وجميع الحيويه الاتصالات ستجري في الاجتماعات. ورغم ان البيان ليس صحيحا عموما ، تصور واحد هو ان العلاقات بشكل افضل مع الفكره القاءله ان الاجتماعات قد تحدد كيفية المشروع وفريق المشروع وينظر الى داخل منظمتهم ، العميل المنظمه ، وفيما بين اصحاب المصلحه الآخرين.

اجتماعات يقصد بها جمع البيانات ، وتقاسم البيانات ، وتنظيم دورات للبيانات. وهي تهدف ليس فقط الى توليد فهم مشترك ، ولكن أيضا الشعور العام الاتجاه. وتعقد هذه الاجتماعات في أي وقت وثمة حاجة الى التوصل الى توافق فى الاراء بشأن المعلومات وتفسيرها. انها ينبغي ان تستخدم عند رؤية موحدة حول كيفية التعامل مع هذا المشروع او مشروع المساله الحاسمه (على عكس الحالات التي يكون فرد واحد أو رؤية النهج سوف تدفع قضية). انها يمكن ان تستخدم لتوليد الفهم أو عندما تكون هناك حاجة الى بعضها البعض في المشاركة في التنمية من المقرر انجازها.

اهداف اي اجتماع يجب ان تكون محددة بوضوح. ومن المهم تحديد المحددة المقرر انجازها والاعمال الفنية التي سيتم توليدها من قبل نهاية الاجتماع ، بغية تركيز الجهد في اتجاه تلك الاعمال الفنية.

النهج الى العمل في هذا الفريق هي وضع مختلف على نطاق واسع. وسيشمل معظم كبيرة فريق التنسيق ومهارات التيسير. التيسير ينبغي ان تنطوي على تكرار انجازه من الاجتماع (ق) وتحديد هؤلاء الافراد في هذا الاجتماع الذي يمكن ان تسهم بشكل مباشر. الدور الرئيسي للالميسر هو ضمان ان تكون مشموله في جدول اعمال شامل وان جميع المسائل الاجتماع الى معالجة هي موجهة.

مدير المشروع قد يستغرق على بأدوار متعددة في هذا الاطار. مدير المشروع يمكن ان يسمى على القيام بدور الوسيط ، لحظة - اخذ ، ومشارك. بغض النظر عن مدير المشروع فعالية ، ولا يمكن لأحد ان يعمل في كل تلك الادوار دون الانتقاص من واحد على الاقل منهم. وهذا هو السبب فى مديري المشاريع قد ترغب في توظيف المهنيين للعمل في الادوار انهم لا يرون كجزء من مواطن القوة لديهم. أمناء الأرشيف المهنيه ميسرة أو يمكنه أن يبقى الاجتماع المضي قدما ، ويسمح للمدير المشروع الى التركيز على المشروع والشواغل التي يثيرها.

ايضا ، اذا كان الاجتماع يضم مجموعة واسعة من المشاركين الناءيه ، انواع معينة من الانشطه قد يثبت مستحيلا دون استخدام شاشات الكترونيه او غيرها من الانترنت المدعومه من العروض التفاعلية. واذا كان الاجتماع سيشمل تطوير اي الاعمال الفنية التصويريه واسعة ، بمشاركه وسائط سوف يستخدمها المشاركون الناءيه ينبغي النظر فيها قبل بدء الجلسات.

اجتماعات ايار / مايو الماضي غضون ساعات او ايام. تحديد مدتها ينبغي ان تعبر عن الاجتماع المقرر انجازها 'وحجمها وتعقيدها. اذا كان الاجتماع هو لانتاج نواتج محددة للتعامل مع الزبائن الاستهلاك ، وقد يكون من الجدير عدة ايام من المشتركين الوقت. اذا كان لإنتاج فهم الذين يتمثل في العمل خاصة على مكونات المشروع ، 30 دقائق قد تكون كافية.

في بعض المنظمات ، وحضور الاجتماع هو بمثابة وسام شرف. وهكذا ، قد يصبح الاجتماع الدعوات المشحونه سياسيا ، لان بعض الممثلين سوف يريد ان يكون مجرد دعوة الى التأكيد على وضعها السياسي الداءمه في المنظمه (ق). ينبغي وضع معايير واضحة فيما يتعلق الذين ينبغي حضور اجتماعات محددة ، مما يسمح لللا لبس فيه ان الاساس المنطقي لقائمة الحاضرين.
كما عقد اجتماع تقدم ، ينبغي ان تكون الوثائق المتقدمه. وبمجرد انتهاء الجلسة ، ان الوثائق ينبغي تحريرها من اجل الوضوح وتوزيعها على جميع المشاركين على ما قدموه من السجلات.

عروض

عروض هي فرص لتبادل المعلومات مع جمهور عريض. فهي كثيرا ما تستخدم لبيع أو منظور لتولد مستويات أكبر من الدعم. عروض تهدف الى اقناع. العروض يمكن ان تستخدم في الاتصال او القصد او الاجراءات "الدخول" الى المنظمه الى المراتب العليا من الادارة. انها يمكن ان تستخدم لتقديم معلومات الى الأقران المستويات داخل المنظمه او لتوفير التدريب و / او الاتجاه الى أعضاء الفريق ، والمستخدمين النهائيين ، او تقريبا اي جمهور.
عروض ينبغي ان يكون التركيز على وجه التحديد او القصد ، والقصد أنه ينبغي أن يعبر عنه بوضوح الى الجمهور في بداية العرض. الجمهور ينبغي ايضا اعطاء احساس واضح من جدول الاعمال ، لعرض والجدول الزمني. هذه العناصر تسمح للجمهور اعضاء لتتبع تطورها من خلال عرض التجربه. عرض محتوى ونبرة ينبغي ان تحترم ، ويعترف المشاركون التزامهم من الوقت لعرض. اذا كانت البيانات معروضه عرضا باستخدام البرمجيات (سياسي ، أو لحسابهم الخاص powerpoint) ، المعلومات التي ينبغي الابقاء على مستوى معقول على كل الشرائح المصوره. واذا كانت هناك معلومات اكثر يمكن ان تعرض بشكل معقول عن طريق عرض البرامج ، والصدقات وينبغى ان تستخدم لزيادة العرض. عرض البرمجيات هو مقبول عموما القياسيه لتقديم العروض ، ولكن ليس باى حال من الاحوال المطلوبة. بعض العروض التي يمكن أن تجري من دون هذا الدعم. اذا عرض البرمجيات المستخدمة ، ومقدم للغاية وينبغي الحرص على عدم قراءة بسيطة الشرائح حرفيا. بينما
شرائح يجوز تقديم الارشاد والتوجيه لعرض المشروع ، فانها ينبغى ان يعزز عرض شفهي ، وليس انعكاسا له. هذه العروض استحسانا عندما تقدم معلومات واضح وبارز.

الاحاطات الصحفيه

قليلة هي كما البيئات شاقة دامت لمدير المشروع كما هو الحال عندما قال انه او انها يجب ان تواجه وسائل الاعلام. الصحافة هي عقد اجتماعات لابلاغ اعضاء من وسائل الاعلام عن حالة مشروع ، وبيئتها ، او الداعمة لها المنظمه. وهي تهدف الى تنظيم هذا المشروع (أو المنظمه المضيفه) في افضل ضوء ممكن. الاحاطات الصحفيه تجري فيه المشروع أو أثره كبيرا بما فيه الكفايه ان الحملات الاعلاميه باستخدام وسائل الاعلام المناسبه. انها ينبغي ان تعقد كلما كان المشروع قد حقق ما يكفي من الاعتراف بأن المشروع منظور المنظمه على الجهد يعتبر ان من المصلحه العامة. ان الاعتراف قد تكون ايجابية او سلبية في الطبيعة ، ويمكن ان تكون سباقة أو رد الفعل ، وهذا يتوقف على طبيعه المشروع المنظمه.

الموضوع للاحاطة صحفية ينبغي ان يتحدد بوقت كاف للاحاطة لضمان ان يجرى تقاسم المعلومات الصحيحه والمعلومات اي ان المنظمه لا تريد حصة محددة بوضوح لتلك التي تستضيف الاجتماع. اعضاء من وسائل الاعلام في كثير من الاحيان نظرا "الملفات الصحفيه" فى هذه اللقاءات ، وتسليط الضوء على تاريخ الشركات ، والمعلومات العامة ، والنشرات الصحفيه الماضية ، وكان اي اتصال الاشخاص بطاقات الأعمال. التنظيمية الناطق (احيانا ، مدير المشروع) ينبغي مفتوحة مع اللجنة بيانا بشأن طبيعه المشروع وقضية (ق) هي التي جلبت المشروع موضع التنفيذ أعين الجمهور. البيان الذي ينبغي ان نتوقع أي اسءله أو اعتراضات ، او الاهتمامات التي قد تكون آثارها. اذا كانت وسائل الاعلام الاذاعيه موجودة ، وينبغي النظر الى العبارات ، والفقرات ، او الاشارات التي يمكن ان تعرض في 8 - 20 - الفروع الثانية (الكلاسيكيه "سليم العضات").

احاطه صحفية ولا يلزم بالضروره ان تشمل طرح الاسءله والاجابه عنها الفترات ، ولكن تذكر ان معظم اعضاء وسائل الاعلام سيكون لها الاسءله. ورغم أن الناطق ليس مضطرا الى الاجابه عن هذه الاسءله ، وعدم التجاوب في بعض الاحيان تفسير ذلك انعدام التعاون او كدليل على المكر. في الحالات التي يكون فيها من صفر - الردود الكفه قد تكون خطرة ، ومن المناسب تماما لتقديم القيام تكميلي بحوث والاستجابة فى وقت لاحق. انجع وناطقين رسميين وسيحدد الوقت الذى يزداد فيه المعلومات الاضافيه ستكون متاحة والكيفيه التي سيتم توفيرها. اذا كان "لا تعليق" هو الاستجابة المناسبه ، وسيلة بديلة للالاريكه ان العبارة يمكن ان تكون فعالة جدا ، ويمكن ان يترك مع ممثلي وسائل الاعلام بأن يقتبس شيئا. قائلا "هذا لن يكون الوقت قد حان لتقديم التعليق على شيء من هذا النوع ،" يليها من تكرار النقطه الرئيسية للاحاطة مقدم يتيح الفرصة لاؤكد ما هو المهم.

الاحاطات الصحفيه يحتمل ان تكون الاوضاع المتقلبه ، بل هي المضيفه للمنظمة للسيطره. اعتبارات بسيطة (مثل القهوه الصباحيه ومريحه ترتيبات الجلوس) يمكن ان تقطع شوطا طويلا لنزع فتيل اي عمل يحتمل ان يكون عدائيا جمهور. قواعد واضحة للسلوك والمشاركة يمكن أيضا التقليل من امكانيه ان الدورة يبدو أن تخرج عن نطاق السيطرة - وأكثر ما يمكن القيام به لضمان اتخاذ موقف ايجابي ويستشرف المستقبل المنظور ، كلما كان ذلك أفضل.