Projekt-Managementaudio-Technologien

Teleconferencing

Fernsprechkonferenzen sind ein alltägliches Geschäft Werkzeug, aber die Tiefe und die Vielzahl von Annäherungen hat in den letzten Jahren geändert. Von eine Anzahl Jahren vor, mehr als vier oder fünf Einzelpersonen auf einem Teleconference habend würde als schwerfällig gegolten haben. Jetzt leistet sich Technologie die Fähigkeit, Hunderte oder sogar Tausenden Personen bei einem einzelnen Konferenzanruf einzuschließen. Solche großräumige Teleconferences sind häufig das Internet, das gestützt wird und kennzeichnen eine on-line-Darstellung, verbunden mit einer Diskussion, die von einer Handvoll Einzelpersonen auf dem virtuellen Teleconference- Stadium “geführt wird.” Teilnehmer können Fragen durch die Internet-Schnittstelle aufwerfen, aber die Diskussion kann durch verantwortliche die noch beherrscht werden.

Der herkömmliche Teleconference einiger Schlüsselspieler ist noch Gemeinplatz außerdem. In allen diese Drehbücher, kann der Schlüssel zur erfolgreichen Implementierung, wann es angebracht für die Parteien ist zu sprechen und sie die Mechaniker des Anrufs handhaben müssen. Möglicherweise ist der schwierigste Aspekt von Teleconferencing für viele Leute, daß sie die allgemeine Höflichkeit der regelmäßigen persönlichen Kennzeichnung vergessen (z.B., “dieses ist Roger wieder, und ich denke…”). Wegen der Verzerrung, die in vielen gewöhnlichen Telefonempfängern zugehörig ist, ist häufige persönliche Kennzeichnung wesentlich, einen freien Fluß der Informationen beizubehalten.        

Selbst wenn die technischen Herausforderungen überwunden werden, hat der Teleconference die zugehörige Schwierigkeit des Ermangelns des vertraulichen Kontaktes (wie die meisten Remotetechnologien). Als solcher, sollten Parteien in der Konferenz um Erklärung bitten, immer wenn es alle mögliche Befürchtungen gibt über, was besagt ist. Der Inhalt eines Konferenzanrufs sollte am Anfang des Anrufs offenbar umrissen werden und sollte mit freien Zielsetzungen für jedes zufriedene Element gekennzeichnet werden. Wenn der Inhalt Unterstützungsunterlagen erfordert, sollten solche Unterlagen (über Telefax, E-mail oder informierte Post) vor dem Anruf gesendet werden, und dort sollten Bestätigung premeeting, daß die Unterstützungsunterlagen empfangen worden sind. Der Anruf sollte als Sitzung, mit einer freien Tagesordnung und mit allem Gespräch behandelt werden, das an der Tagesordnung verwiesen wird. Weil Konferenzanrufe in wer spricht und ihnen ausgedrückt verwirrend alle mögliche Hinweise, erhalten können können bilden, immer wenn die Tagesordnung geändert oder ersetzt wird, sollte es eine freie Definition der Zielsetzung der neuen Themadiskussion geben.

Freie Richtlinien des Verhaltens sollten betreffend hergestellt werden, wenn es angebracht ist, das Gespräch zu sprechen, zu unterbrechen oder zu verbinden. Es ist auch wichtig, die grundlegenden Protokolle für solche einfache Sachen wie, die Konferenz auf Einfluß setzend “herzustellen” (wo “Einfluß-” Musik eine Ablenkung werden kann), setzt das Telefon auf Stummen (ohne, welches Teilnehmer-’ Nebengeräusch untragbar wachsen kann), oder kennzeichnet am Anfang jeder sprechenden “Umdrehung.” Wenn einige Teilnehmer dort einfach sind zu hören, kann es in Abständen während des Anrufs notwendig sein, ihre Anwesenheit oder fortwährende Teilnahme durch einen Anruf der Rolle oder eine einfache Überprüfung auf Status zu bestätigen (z.B., “Bob? Sind Sie Stille mit uns?”).

Konferenzanrufe können eine Hauptablenkung werden, weil Teilnehmer das Potential haben, vom Thema wegzulaufen (wie jede mögliche Sitzung). Konferenzanrufe können Frustration verursachen,  wenn  Teilnehmer  Ton    der Stimme  während  des Gespräches fehlinterpretieren. Diskussion sollte gemessen werden und glätten, und Lautsprecher sollten eine Bemühung bilden, intensive, schnelle Rede herabzusetzen. Ohne den Kontext der Körpersprache und der Gesichtsausdrücke, zum der Sprache zu stützen, kann sie bereitwillig fehlinterpretiert werden. Als solcher, immer wenn ein Konferenzanruf als Verursachen des Mißverständnisses wahrgenommen wird, das Thema zur Hand
wenn lang genug beiseite gesetzt Sie seien, um zu erklären den emotionalen Kontext der Teilnehmer und ihres Verständnisses von, was besagt ist.

Stimme-Post

Für einiges ist Stimme-Post die Technologie der Wahl für Projektmanagement. Wie mit E-mail, läßt sie asynchrone Kommunikation zu und öffnet die Tür, um Informationen an der Laune oder am Willen zu bringen. Wie mit E-mail jedoch hat sie auch ein abwärts gerichtetes dadurch, daß einige Einzelpersonen es unpassend oder zum Überfluß verwenden. Stimme-Post ist am wirkungsvollsten (wie mit praktisch aller Kommunikation) wenn es frei gibt, daß Verfahren als Ritual gefolgt werden. Dauer, erklärende Kontaktinformationen und Informationen Dose succinctly zur Verfügung stellen begrenzen alle Marke die Stimme-Post Erfahrung weit positiver. Störung, solche Richtlinien herzustellen kann zu Unbeständigkeit und Mißverständnis führen.

Telefonanrufe

Herkömmliche Telefonanrufe sind für die schnelle Übertragung der Informationen mit irgendeinem Maß Unmittelbarkeit bestimmt. Sie können für Erklärung der Ausgaben auch benutzt werden, die effektiv nicht in geschriebene oder graphische Form übertragen wurden. Sie werden liberal im modernen Geschäft benutzt, aber sollten auf jene Situationen begrenzt werden, in denen eine umfangreiche Dokumentarfilmaufzeichnung nicht wesentlich ist, oder wo Zeit vom Wesentlichen ist. Sie können auch passend benutzt werden, wenn der Absender nicht am Teilen von von Informationen über das schriftliche Wort wirkungsvoll ist.

Die Natur der Telefongespräche sollte kurz und Erklären sein. Das Versuchen eines Langform Berichts jedes möglichen Projektelements der Bedeutung während eines Telefonanrufes lädt die Gelegenheit für Widersprüche und Mißverständnisse über ein, was besagt waren, oder wie die Informationen übermittelt wurde. Die klassischen “he-said/she-said” Arten von Argumenten können durch schlecht gewählten Inhalt für solche Diskussionen gefahren werden.
Am Telefon besonders innen ein-auf-ein Gesprächen, läßt der Mangel an Körpersprache Stimme allein, um die Anzeige zu tragen. Für einige Absender ist- Sprachqualität nicht eine Ausgabe. Für andere kann eine monotone Qualität zu ihrer Stimme normal sein, aber kann analysiert werden, wie bohrend. Schnell-Feuer Rede kann gedeutet werden, wie konkurrenzfähig, und übermäßig kann langsame Rede den Empfänger einfach frustrieren. Die Annäherung sollte eine des Unterhaltungstones sein, verbunden mit einer Bereitwilligkeit, geduldig zu sein und zu den Antworten gänzlich zu hören, bevor sie Rückgespräch zur Verfügung stellt.

Wenn der Anruf ein Bestandteil der amtlichen Projektaufzeichnung sein soll, sollte er von einer bestätigenden E-mail, von einem Protokoll oder von einer Telefonmaschinenbordbucheintragung gefolgt werden. Ein Telefonmaschinenbordbuch, wenn es gehalten wird, ist nichts mehr als eine aufeinanderfolgende Aufzeichnung von Zeiten, von Daten, von Anrufern und von Natur der Anrufe.

Möglicherweise kommen die bedeutendsten modernen Betrachtungen mit dem Gebrauch eines zellularen Telefons. Die Mikrophone an solchen Telefonen sind extrem empfindlich, und doch glauben einige Benutzer gezwungen, um in sie wegen der Vorrichtungen laut zu sprechen’ zu sortieren und zu belasten. Wegen der Verbesserungen in der zellularen Technologie, haben solche Telefone häufig hochwertigere und bessere Mikrophonempfindlichkeit als eine verdrahtete Maßeinheit und sollten auf die gleiche Art und Weise behandelt werden (wenn ein angemessenes Niveau des Privatlebens erfordert ist).

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