O papel da gerência de projeto na gerência do conhecimento

A gerência do conhecimento (quilômetro) envolve a coleta, organizar, e o conhecimento distribuindo que é acumulado sobre um período de hora para as finalidades de melhorar e de aumentar uma borda do competidor de company.s. Este conhecimento é mais do que meros fatos e dados. É informação e experiência coletadas e aplicadas para conseguir os objetivos totais de uma companhia.

Os exames por ELE firmas da pesquisa revelam a popularidade do quilômetro. Para o exemplo, um exame de 500 profissionais pelo grupo de Delphi revelou que mais de 50 por cento dos respondents começaram a executar o quilômetro, e mais de 80 por cento viram-no como uma contribuição principal a suas companhias. De acordo com Dataquest Inc., o quilômetro cresceu de um mercado $2.7 bilhões em 1997 a um $5 bilhões um no ano 2000. Diversas vantagens foram atribuídas ao quilômetro, e incluem:

- tratando das situações do gray. com confiança mais grande - colaboração mais grande incentivando entre empregados - identificando as mais melhores práticas

- melhorando a capacidade para o produto e a inovação process - aumentando os competencies de empregados existentes - que minimizam os impactos negativos do turnover do empregado - respondendo cost-effectively aos ambientes ràpidamente em mudança

Um projeto do quilômetro está executando disciplinas, ferramentas, e técnicas da gerência do conhecimento para construir um sistema que consiga objetivos e objetivos específicos. O desafio, naturalmente, deve coletar, organizar, e distribuir o conhecimento para conseguir objetivos e os objetivos que é frequentemente tão vaga quanto a definição do quilômetro. Isto pode conduzir ao rastejamento do espaço e o cliente negligenciando quer e, finalmente, havoc do wreak no custo, qualidade, ou desempenho da programação.

O vagueness que cerca o quilômetro, no general, manifesta-se através de um exame de 100 ELE gerentes por Informationweek. Os por cento de Forty-five dos respondents disseram que seu gerência não teve uma compreensão desobstruída do quilômetro nem não a soube; 56 por cento dos respondents disseram do company.s que a gerência sênior não soube. Todo o isto conduz a uma conclusão simples: a oportunidade para os projetos da gerência do conhecimento que terminam na falha é grande.

O desafio, então, deve assegurar-se de que os projetos do quilômetro estejam terminados em uma maneira oportuna, eficiente, e eficaz. A gerência de projeto é a maneira para fazer apenas isso.

GERÊNCIA DE PROJETO

A gerência de projeto está aplicando conceitos, ferramentas, e as técnicas para terminar projetam-se no tempo e dentro do orçamento quando simultaneamente se encontrar com o customer.s necessitar. Requer executar quatro processos básicos da gerência de projeto:

1. O planeamento está decidindo-se adiantado o que um projeto realizará, está determinando-se as etapas exatas realizá-lo, e está identificando-se quando começar e terminar cada etapa.

2. Organizar está usando recursos eficientemente e eficazmente ao executar a planta.

3. Controlar está determinando como bom a planta está sendo executada. 4. Conduzir motivating povos para conseguir os objetivos de um projeto.

O quilômetro faz um candidato excelente para a gerência de projeto, considerando o registro de trilha de outros projetos da tecnologia de informação (ELE). A maioria de projetos falham para uma variedade das razões, incluindo:

- expansão incremental do espaço - falta de programações significativas - miscommunications

- pobres que teaming

- compreensão pobre das exigências - estimativas unrealistic

- plantas unrealistic

- definição vaga dos objetivos

Naturalmente, a lista é infinita. O ponto é que os projetos do quilômetro são candidatos principais para aplicar a gerência de projeto. Acoplado com os resultados da gerência circunvizinha do conhecimento do passado e do vagueness, a gerência de projeto torna-se mesmo mais imperativa para o sucesso do projeto.

Planeamento

O planeamento envolve executar estas etapas críticas:

- preparando uma indicação de trabalho (SOW)

- desenvolvendo uma estrutura da avaria do trabalho (WBS)

- estimando o tempo e os custos

- preparando programações

- executando a gerência de risco

Preparando uma indicação de trabalho chamada também um SOW, este original é um contrato entre o gerente de projeto que constroem o sistema do quilômetro e seu receptor, ou cliente. De um perspective do quilômetro, o cliente está frequentemente dentro da comunidade de usuário e a equipe de projeto vem primeiramente do ELE organização.

Considerando o vagueness que cerca o quilômetro, um SOW faz o sentido bom e pode impossibilitar um anfitrião dos enganos que cercam a funcionalidade de um sistema e de responsabilidades do quilômetro para executar tarefas específicas. Um SOW bem-escrito, definitive fornece uma base significativa planeando um projeto do quilômetro. Um SOW típico consiste nos elementos mostrados abaixo:

Elementos de um SOW típico

Elemento	Exemplo
Introdução	A finalidade e o espaço do sistema
	Confinamentes (programação, orçamento, qualidade) o custo para tornar-se e executar
	o sistema do quilômetro e sua data da conclusão
Responsabilidades	Responsabilidades para a captação do conhecimento e
	seleção da ferramenta
Exigências	Cliente que fornece peritos da matéria sujeita
Deliverables	Repositório, treinamento, documentação
Assinaturas	Gerente de projeto, campeões do projeto,

Desenvolvendo uma estrutura da avaria do trabalho chamada também um WBS, a estrutura da avaria do trabalho é uma lista hierárquica top-down, geral-à-específica dos componentes de um sistema do quilômetro e suas tarefas respectivas terminar. Um WBS eficaz alcança um nível do detalhe que permite o desenvolvimento de uma programação significativa, faz avaliações valiosas do progresso, e assegura a integralidade das tarefas. Um heurístico é que o nível o mais baixo das tarefas em um WBS não pode exceder 80 horas para terminar, ou o equivalente de duas semanas do trabalho para um equivalente cheio do tempo.

Estimando o tempo e os custos o valor real de um WBS definitive é seu uso em estimar o tempo e os custos para um quilômetro projetam-se. Fornece o nível do granularity que permite rollups. aos níveis diferentes de seguir e da monitorar.

Estimar por o tempo deve envolver a aplicação da estimativa do três-ponto. Esta aproximação pode reduzir as influências dramáticas do optimism e do pessimism extremos que acompanham frequentemente estimativas. Daqui, a estimativa do três-ponto reduz a tendência exaggerate. A mais melhor aproximação para aplicar esta aproximação estimando está tendo os indivíduos que executam as tarefas fazem estimar. Os povos atribuídos, entretanto, não estão frequentemente disponíveis, assim que o gerente de projeto deve fazer as estimativas iniciais. De qualquer maneira, as três variáveis para que cada tarefa considere são:

1. O mais pessimistic, que é o tempo requereu para terminar uma tarefa sob as circunstâncias as mais más

2. O mais optimistic, que é o tempo requereu para terminar uma tarefa sob circunstâncias ideais

3. Muito provável, que é o tempo requereu para terminar uma tarefa sob circunstâncias normais

As três variáveis plugged em uma fórmula para derivar o tempo previsto: Tempo Previsto = O mais pessimistic + 4(Most Provável) + O mais optimistic/Exemplo 6: 144 horas + 4(60 horas) + 50/6 = 72.33 horas

O momento previsto é ajustado então por um por cento de esclarecer interruptions, ausências, e outras vezes nonproductive não relacionadas a executar as tarefas:

Exemplo: 72.33 x 1.07 = 77.39 horas

Após estimar, o estimator para cada tarefa traduz o tempo previsto revisado no tempo do fluxo desenvolver programações. O tempo é dividido normalmente em oito - unidades da hora:

Exemplo: 77.39/8 = 9.7 horas

Com estimativas do tempo, o gerente de projeto pode então calcular custos usando as horas. Frequentemente, uma taxa burdened é usada para os custos labor e indiretos que podem ser adicionados à tarefa.

Preparar-se programa a combinação do SOW, WBS, e as estimativas fornecem a base desenvolvendo uma programação significativa, integrada para o projeto do quilômetro. O SOW fornece as datas imperativas; o WBS fornece a lista das tarefas executar; e as estimativas fornecem o comprimento de hora de executar cada tarefa.

A programação é desenvolvida primeiramente identificar as dependências, ou pela seqüência lógica, entre as tarefas e então aplicar os tempos do fluxo para cada. O resultado eventual é o cálculo de quatro datas para cada tarefa:

1. Começo adiantado, que é o tempo o mais adiantado que uma tarefa pode começar 2. Revestimento adiantado, que é o tempo o mais adiantado que uma tarefa pode terminar 3. Começo atrasado, que é o tempo o mais atrasado que uma tarefa pode começar 4. O revestimento atrasado, que é o tempo o mais atrasado um a tarefa pode terminar

As datas acima são importantes porque não somente para indicar a flexibilidade disponível para começar e terminar tarefas, chamado flutuador, mas, no toto, identificam o trajeto crítico. O trajeto crítico no diagrama da rede é o trajeto o mais longo, seguindo da esquerda para a direita, e não permite a flexibilidade na programação. Uma corrediça na vontade do trajeto crítico, conseqüentemente, resulta em uma corrediça em terminar o projeto no tempo.

Executar a gerência de risco porque o quilômetro projeta a cara muitas variáveis, gerência de risco é absolutamente essencial. Como todos os projetos, alguns riscos têm uma probabilidade mais elevada da ocorrência e um nível mais grande do impacto do que outro. O gerente de projeto que executa uma gerência de risco pode aumentar a probabilidade do sucesso do projeto identificando as medidas necessárias que necessitam ser estabelecidas para responder a determinados riscos que afetam o custo, a programação, e a qualidade. Estão aqui alguns riscos que muitos projetos do quilômetro podem enfrentar e que podem impactar o custo, a programação, e a qualidade:

- falha obter a compra da gerência - dentro

- falha amarrar o sistema do quilômetro no sentido estratégico total da companhia

- inabilidade começar empregados compartilhar do conhecimento - falta de exigências detalhadas

- falta da integração entre ferramentas de desenvolvimento

Organizar

Ter plantas boas é necessário mas de pouco uso sem um infrastructure executá-las. Um infrastructure do projeto consiste em muitos elementos, tais como uma organização da equipe, matriz da responsabilidade, projeta o manual, as reuniões, e o software.

A organização da equipe que monta um grupo de povos e que chama o uma equipe não é bastante. A estrutura é necessária para capturar a energia e o synergy criados e para canalizar ambos no sentido correto. Porque o quilômetro está ainda em seu infancy e requer a participação de muitos specialists, é importante identificar responsabilidades e relacionamentos de relatório desobstruídos.

A matriz da responsabilidade o alocamento de WBS e de recurso fornece a base construindo uma matriz da responsabilidade. A matriz é uma carta que mostre o relacionamento do trabalho a ser feito e os participants no projeto. As vantagens da matriz são que comunica responsabilidades para executar tarefas específicas e identifica seus níveis da participação. Os gerentes de projeto podem eleger para analisar gramaticalmente para fora da matriz, significando que uma pessoa recebe somente essa parcela das tarefas ele ou é responsável para terminar, ou pode ser distribuída em sua totalidade a todos.

O manual do projeto todos em um projeto necessita o acesso a determinados dados terminá-lo com sucesso. Se a informação não estiver prontamente disponível, os participants consomem o tempo e a energia que encontram a e, conseqüentemente, reduzem suas eficiência e eficácia.

O one-way para assegurar a disponibilidade da informação necessária deve criar um manual do projeto no formulário da cópia eletrônica ou dura. Abaixo está um esboço de um manual típico do projeto.

Esboço de um manual típico do projeto

Introdução

Sobre este manual como mantê-lo atual

Planta

Indicação de programações das responsabilidades do trabalho

Padrões da documentação

Flowcharting narrativo da documentação

Políticas e procedimentos

As políticas e os procedimentos companywide projetam políticas e procedimentos

Documentação das funções e das responsabilidades da sustentação de serviço

Relatórios

Formulários

O contato alista o glossário

Apêndices

As reuniões para um quilômetro projetam-se, lá são-se três tipos básicos de reuniões: revisão do ponto de verificação, revisão do status, e equipe de funcionários. As reuniões da revisão do ponto de verificação são realizadas em um ponto principal do marco miliário na programação, tal como o conhecimento capturando dos peritos da matéria sujeita. A finalidade é determinar como bom o projeto progrediu, o que foram e não foram bem, e se proseguir. As reuniões da revisão do status são realizadas regularmente. A finalidade é coletar e avaliar o status no desempenho do projeto do custo, da programação, e da base da qualidade, tal como o encontro de uma data principal do marco miliário na programação. A reunião da equipe de funcionários, é realizada demasiado regularmente com a equipe de projeto e os invitees selecionados. A finalidade é discutir edições e informação da parte, tal como desafios técnicos em construir o sistema do quilômetro.

O software como um projeto aumenta no tamanho, faz assim a complexidade em controlá-la. O software bom pode ajudar tratar da complexidade. O software pôde incluir um spreadsheet, um programa processar de palavra, ou um pacote sofisticado da gerência de projeto tal como o projeto de Microsoft para Windows e o planner do projeto de Primavera. É importante anotar, entretanto, que o software do projeto não garantirá o sucesso mas pode ajudar conseguir o sucesso. Não obstante o tipo ou o tamanho de um projeto, se o gerente de projeto não souber usar o software nem não povoar bases de dados com dados bogus, então a probabilidade do sucesso deixa cair dramàtica. O software deve ser aplicado em uma maneira que maximizes o payback e minimize o desperdício.

Controlar

Não obstante o thoroughness de uma planta, exercitar o controle é absolutamente necessário trazer um projeto do quilômetro a uma conclusão bem sucedida. Controlar envolve executar estas quatro ações fundamentais:

1. Coleção e avaliação do status

2. Seguir e monitorar

3. Planeamento de contingência

4. Replanning

A coleção e a avaliação do status que têm uma planta no lugar são uma coisa; executá-la eficientemente e é eficazmente outro. A coleção do status está recolhendo dados no custo, na programação, e na qualidade e está transformando então esses dados na informação. isto é, algo significativo. A informação é usada então avaliar o progresso para datar vis?is a planta. As atividades chaves para avaliar o desempenho são identificando e de avaliação a variação. A variação é a diferença entre o que devem acontecer até um ponto a tempo e o que ocorreu realmente. Uma avaliação negativa é tipicamente uma que falta um alvo chave da data ou do custo da programação; uma avaliação positiva está encontrando-se com uma programação ou um alvo chave do custo.

Para projetos do quilômetro, o status e a avaliação são críticos. A ambigüidade de objetivos do projeto requer manter um pulso no desempenho levantando duas perguntas chaves: onde estamos nós e nós estamos indo no sentido correto? Responder a estas duas perguntas diminuirá a probabilidade de ter um projeto do runaway.

Seguir e monitorar a coleção e a avaliação boas do status requerem olhar o passado e antecipar o futuro. Seguir está olhando o desempenho passado; isto é, o que ocorreu. Monitorar está olhando no futuro usando o passado. seguir e monitorar fornecem a ligação entre o passado e o futuro para compreender como bom o projeto está progredindo. Ambos, intertwined pròxima com coleção e avaliação do status, são muito importantes para projetos do quilômetro porque ajudam responder a duas perguntas mais fundamentais: onde nós estivemos e onde somos nós que dirigimos?

A gerência de risco boa do planeamento de contingência requer o planeamento de contingência bom; isto é, maneiras tornando-se responder aos scenarios específicos. As plantas de contingência oferecem diversas vantagens, incluir a resposta em uma maneira rather reactive proactive a uma situação dada, promovendo o progresso de acordo com a planta, e instilling em membros da equipe uma confiança no sucesso eventual do projeto. Obviamente, não todos os scenarios podem ser identificados adiantado e sob determinadas circunstâncias que podem reque a atividade seguinte. replanning.

Replanning às vezes, nada pode ser feito à excepção de replan o projeto. Que requer desenvolver um SOW, um WBS, umas estimativas, umas programações, e um reorganization novos. Um corte de orçamento severo ou um snafu technological podem reque revisar tudo. O mais melhor planeamento de contingência no mundo não fará uma diferença. Replanning, entretanto, não deve ocorrer a menos que absolutamente necessário porque pode mim uma perda grande no investimento do tempo, do dinheiro, e da energia. Enquanto um projeto abaixa seu ciclo de vida, as perdas tornam-se maiores.

Conduzir

Em seu formulário básico, conduzir é motivating povos para conseguir perto os objetivos e os objetivos de um projeto:

- fornecendo uma visão

- comunicando-se

- sentido mantendo

- motivating

- sendo de suporte

- construindo uma equipe

Conduzir ocorre realmente durante todo o ciclo de vida de um projeto. Requer-se durante o planeamento, organizando, e controlando.

Fornecendo uma visão sem uma visão, um projeto do quilômetro está dirigindo para o disastre. Uma visão é uma descrição de o que se realizará no futuro. Dá um sentido da finalidade e do sentido. O SOW fornece a base gerando uma visão porque descreve o resultado final do projeto. O desafio para desenvolver uma visão e manter povos focalizados nele é um desafio particular aos projetos do quilômetro. A gerência do conhecimento no general é um conceito vago, e a descrição dos elementos em um sistema do quilômetro pode ser difícil devido à mudança, tecnologia que multifaceted envolve e o ambiente de negócio em que se encontra.

Comunicando-se a mais melhores visão e plantas significam pouco se ninguém souber sobre sua existência e quaisquer mudanças a elas. Os gerentes de projeto estão no cubo de um projeto do quilômetro, servindo desse modo como o centro de comunicações para um projeto. Seu uso das ferramentas, tais como as reuniões da revisão do manual e do status do projeto, permite e realça comunicar-se. Entretanto, uma comunicação boa deve ser ongoing e difundida para provar útil.

Em um projeto do quilômetro, uma comunicação é absolutamente crítica. A participação de muitos especializou disciplinas e os representantes das várias organizações necessitam que uma comunicação continua. Se não, a falha do projeto é inevitável porque as oportunidades para o in se operando a obscuridade e ir em sentidos diferentes aumentam. Todos deve seguir a mesmas visão e planta.

Os povos motivating em um projeto devem emocionalmente ser cometidos à visão do projeto ou não fornecerão uma contribuição significativa. Torna-se mesmo mais importante, especial em um ambiente da matriz, porque o gerente de projeto falta todo o controle funcional sobre povos. A dificuldade em motivating é complicada mais mais pela matéria sujeita. Os gerentes de projeto no quilômetro projetam-se, deve conseqüentemente continuamente manter o fogo queimar-se entre seus membros da equipe.

Sendo projetos de suporte do quilômetro reque a coordenação extensiva ao usar ferramentas e ao aplicar o conhecimento. Estes projetos enfrentam muitos obstáculos que podem impedir o sucesso do projeto. de obter duro-à-encontre o software à interferência política. A liderança necessita suportar o team.s necessita conseguir o sucesso. Porque os projetos do quilômetro são por empreendimentos longos e complexos da natureza, os gerentes de projeto devem facilitar a execução da tarefa.

Construir uma atmosfera da equipe como a complexidade dos projetos aumenta, assim que faz a participação no número das disciplinas e dos povos. Os projetos do quilômetro não são nenhuma exceção. Um esforço é requerido não apenas montar specialists, mas incentivar também o compromisso para a cooperação em conseguir a visão. A equipe de projeto, o patrocinador, e o cliente devem trabalhar junto e ter a posse no resultado de project.s.

O QUILÔMETRO É O FUTURO

Da leitura literatura, ele é seguro a t predic que interessa no quilômetro crescerá. Mais e mais companhias são as aplicações do quilômetro do edifício que jogarão um papel integral em seu desempenho. Como o número de sistemas do quilômetro aumenta, assim que quer os desafios em executar um projeto bem sucedido do quilômetro. Como outros projetos do passado, projetos do desenvolvimento do quilômetro produzirá alguns resultados grandes. mas também alguns disastres ingualmente grandes. É por causa do desejo conseguir o anterior e evitar o último que a gerência de projeto jogará um papel importante em sistemas do quilômetro do edifício.

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