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Les participants de réunion se sentiront plus confortables, si :
- une réunion adhère à un format commun.
- le facilitant fournit des conseils.
- les questions sans contexte d'utilisations de facilitant pour solliciter les besoins et des sentiments. Peuplez la sensation confortable s'ils savent ce qu'ils peuvent compter. Pensez à cette réunion récente d'église de dimanche. Comment est-elle différente de celui avant ? C'est le contenu qui est différent, mais pas le format. Un peuple commun de marques de format se sent confortable qu'ils peuvent participer et qu'ils savent. C'est également la formule secrète des réunions’du toastmaster s. Chaque réunion a le même format, une invocation, une plaisanterie, deux discours, et matières de table suivies des évaluations. Le contenu est ce qui est différent. On peut penser au format familier comme rituel qui incite des participants à se sentir à l'aise.
Un format standard pour les différents types de réunions fournira le confort, comme les gens savent quoi prévoir et participer.
Réunion D'Échange de l'information
Informations générales de part
Continuez sur des décisions et des actions à entreprendre des réunions précédentes de statut
Sommaire des accomplissements
Perspectives de travail et de décisions prochains dans les différents secteurs fonctionnels
Sommaire des actions à entreprendre
Présentation des faits
Entrée et commentaires des dépositaires
Discussion et évaluation
Prise de décision
Sommaire des décisions prises et remises à plus tard
Perception de problème de part
Définition de problème commune
Analyse commune de problème
Développement commun des solutions de rechange
Évaluation de solution
Prise de décision
Sommaire de solution
Même si se réunissant les participants sont au courant du format de la réunion, ils apprécient toujours quelques conseils par la réunion. Juste comme des vues d'ensemble écrites, des sommaires, et les transitions sont inclus pour aider un lecteur à comprendre écrit le mot mieux, des transitions parlées, sommaires et les vues d'ensemble aident des participants de réunion à suivre le long de meilleur. En suggérant un ordre du jour, le facilitant peut fournir une vue d'ensemble de la réunion. Articuler une transition rappellera des participants de passer à la prochaine matière. Le facilitant peut apporter la fermeture à une discussion en récapitulant les articles de l'accord.
Gerald Weinberg et Donald Gause de qualité l'explorant — de conditions avant conception précisent l'importance des questions sans contexte dans la collecte de conditions. Il y a également un endroit pour le contexte - questions libres lors des réunions. Le but des questions sans contexte est clarifier et définir le processus. Les questions d'exemple sont :
- combien d'heure devrait être passée examinant une question particulière ?
- comment les décisions faites lors des réunions devraient-elles être documentées ?
- comment les décisions devraient-elles être prises ?
Le facilitant peut employer des questions sans contexte pour solliciter et présenter ses observations sur l'humeur perçue, pour vérifier un arrangement commun, et pour s'enquérir si les besoins de différents participants sont satisfaits. Les questions d'exemple sont :
- les gens ont-ils obtenu toute l'information qu'ils ont eue besoin ?
- la réunion se déplace-t-elle trop lentement ?
- ce sommaire l'exprime-t-il clairement ?
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