Que as reuniões a que se experimentou como o artigo de valor para assistir — as reuniões uma mantêm ir suportam — para ter na terra comum? Estão aqui algumas respostas que os povos deram em um exame para um projeto pós-morte:
- as reuniões dirigem-se a introduções do interesse.
- é importante começar a todos a cara enfrentar, mas limita também fazer gastado tempo assim.
- todos começa a mesma informação.
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- todos é feito ciente das mudanças. Pessoalmente, as reuniões da igreja de domingo e as reuniões semanais’do toastmaster s são reuniões que o autor se mantem ir para trás a, porque parecem valiosa. As reuniões eficazes têm diversas coisas na terra comum:
1. As necessidades de cada participant são encontradas com.
2. Os interesses importantes para o grupo ao todo são dirigidos.
3. A finalidade está desobstruída.
4. A atmosfera é confortável.
As seguintes seções discutem o que pode ser feito para fazer a reuniões uma ferramenta eficaz de uma comunicação:
- identifique a finalidade da reunião
- defina os deliverables ou trabalhe produtos das reuniões
- críe o atmosphere/context para o sucesso
Defina a finalidade da reunião
Há principalmente três tipos de reuniões:
1. Reuniões para trocar a informação
2. Reuniões para fazer decisões
3. Reuniões para resolver problemas
Os exemplos para cada um são (1) a reunião do status do projeto, que tem a finalidade de trocar a informação; (2) reuniões de scope/issue, que têm a finalidade de fazer decisões; e (3) reuniões do projeto, que têm a finalidade de produzir um projeto de produto da qualidade.
Uma reunião da troca de informação consegue sua finalidade se todos os membros da equipe começarem a informação que necessitam proseguir com seu trabalho. As reuniões da troca de informação são o lugar para disseminate mudanças da exigência do produto, para levantar edições técnicas, para anunciar mudanças nas vidas de membros da equipe de projeto, e a relatá-lo nos riscos que aumentaram ou diminuíram. As reuniões da troca de informação são forums grandes para que os membros da equipe usem-se como placas soando para suas decisões upcoming.
Uma parte importante de uma reunião fazer de decisão deve fornecer participants com os fatos que necessitam fazer decisões. Uma reunião fazer de decisão não consegue sua finalidade se as decisões postponed. A finalidade é chegar nas decisões a que todos os participants concordam e podem suportar.
A finalidade de uma reunião problem-solving é desenvolver não somente uma solução, mas formular também conjuntamente uma definição de problema comum. É importante que todos os participants da reunião têm uma possibilidade fazer uma contribuição. Apenas como com reuniões fazer de decisão, a finalidade de reuniões problem-solving é decidir-se em uma solução. Uma vez que a finalidade no general foi definida, a etapa seguinte é preparar uma agenda específica. Uma agenda é um esboço do índice para a reunião. O que necessita estar na agenda depende da tarefa na mão. Para o exemplo, a agenda para uma reunião de placa do controle da mudança alistará os casos específicos a ser discutidos. Também pode conter uma discussão e um voto em mudanças processuais e um anúncio de uma nomeação do pessoal. Uma agenda para uma reunião do status alistará marcos miliários importantes, tais como o freeze da documentação, a liberação beta, e a versão da configuração upcoming do software.
Ao preparar uma agenda da reunião, faça as perguntas que ajudarão identificar os tópicos a ser dirigidos. Para o exemplo, ao preparar uma agenda para uma reunião do status, faça as seguintes perguntas:
- que a informação é needed começar o trabalho em tarefas upcoming e que o necessita?
- que a informação e as decisões externas têm um efeito no projeto?
- que os deliverables requerem a coordenação entre diversos membros da equipe?
- há algum interesse que seja trazido acima?
- em que as atividades e as tarefas foram trabalhadas?
Defina os produtos do trabalho que resultam das reuniões
Não importa o que o tipo da reunião, ele é necessário para gravar a informação compartilhada e o resultado da reunião em minutos de reunião. Sem minutos de reunião, todo o trabalho realizado na reunião é perdido. Tendo um registro da pessoa a informação compartilhada, as decisões feitas, e os problemas resolvidos aliviam outros participants de manter-se gravam-se e permitem-se que participem na reunião. Usar um molde para os minutos de reunião fá-los rapidamente para preparar-se, fácil de ler, e assegura-os que nada está esquecido. Há produtos adicionais do trabalho, dependendo da finalidade particular de uma reunião. As reuniões da troca de informação têm geralmente uma lista de artigos de ação em conseqüência.
Os produtos do trabalho de reuniões fazer de decisão são as alternativas que foram avaliadas, as decisões feitas, e suas razões suportando. As decisões resultantes são gravadas em um repositório permanente, preferivelmente acessível a todos os membros da equipe agora e no futuro.
O produto do trabalho de uma reunião problem-solving varia e depende do problema. Pode ser um original do projeto, uma programação do projeto, ou um orçamento. Apenas como com os minutos de reunião, é importante atribuir a posse a um ipant partic quem é responsável para gravar o produto do trabalho e para o distribuir a todos os participants. Para o exemplo, a finalidade de uma reunião pode ser definir moldes consistindo de uma planta da documentação para toda a documentação interna. O recorder/owner é responsável para criar o formulário eletrônico final dos moldes e para compartilhar d com todos os partidos interessados.
Críe uma atmosfera para o sucesso
A atmosfera ou o contexto de uma reunião são um fator importante que permita que os povos compartilhem da informação, façam decisões, e resolvam problemas conjuntamente. Sabendo os produtos da finalidade e do trabalho de uma reunião seja necessário, mas se encontrando-se com os participants não sentem confortáveis bastante para compartilhar da informação ou as opiniões, a reunião não conseguirão seu objetivo. Necessidade dos povos sentir confortável assim podem focalizar na tarefa na mão. Os participants necessitam sentir e saber que podem se comunicar abertamente, que seus perspectives estão respeitados, e que podem expressar sua creatividade.
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