Comment faire à réunions un outil valable de communication

De nouveau à ce que les réunions aux lesquelles on a éprouvé en tant qu'objet de valeur — pour assister les réunions une maintient aller — avoir dans le terrain communal ? Voici quelques réponses que les gens ont données dans un aperçu pour un projet post mortem :

- les réunions abordent des questions de souci.

- il est important d'obtenir chacun face à face, mais limite également faire dépensé par temps ainsi.

- chacun obtient la même information.

- chacun est mis au courant des changements. Personnellement, les réunions d'église de dimanche et les réunions hebdomadaires’du toastmaster s sont des réunions que l'auteur continue à aller de nouveau à, parce qu'elles semblent valables. Les réunions efficaces ont plusieurs choses en commun :

1. Les besoins de chaque participant sont satisfaits.

2. Des soucis importants pour le groupe dans l'ensemble sont adressés.

3. Le but est clair.

4. L'atmosphère est confortable.

Les sections suivantes discutent ce qui peut être fait pour faire à des réunions un outil efficace de communication :

- identifiez le but de la réunion

- définissez les deliverables ou travaillez les produits des réunions

- créez l'atmosphere/context pour le succès

Définissez le but de la réunion

Il y a principalement trois types de réunions :

1. Réunions pour échanger l'information

2. Réunions pour prendre des décisions

3. Réunions pour résoudre des problèmes

Les exemples pour chacun sont (1) la réunion de statut de projet, qui a le but d'échanger l'information ; (2) réunions de scope/issue, qui ont le but de prendre des décisions ; et (3) réunions de conception, qui ont le but de produire une conception de produits de qualité.

Une réunion d'échange de l'information réalise son but si tous les membres d'équipe obtiennent l'information qu'ils doivent poursuivre leur travail. Les réunions d'échange de l'information sont l'endroit pour disséminer des changements de condition de produit, pour soulever les questions techniques, pour annoncer des changements des vies des membres de équipe de projet, et à rendre compte des risques qui ont augmenté ou ont diminué. Les réunions d'échange de l'information sont de grands forum pour que les membres d'équipe s'emploient en tant que conseils retentissants pour leurs décisions prochaines.

Une partie importante d'une réunion de prise de décision doit fournir à des participants les faits qu'ils doivent prendre des décisions. Une réunion de prise de décision ne réalise pas son but si les décisions sont remises à plus tard. Le but est d'arriver aux décisions aux lesquelles tous les participants conviennent et peuvent soutenir.

Le but d'une réunion de résolution des problèmes est non seulement développer une solution, mais de formuler également conjointement une définition de problème commune. Il est important que tous les participants de réunion aient une chance d'apporter une contribution. Juste comme avec des réunions de prise de décision, le but des réunions de résolution des problèmes est de décider d'une solution. Une fois que le but en général a été défini, la prochaine étape est de préparer un ordre du jour spécifique. Un ordre du jour est un contour du contenu pour la réunion. Ce qui doit être à l'ordre du jour dépend du charger actuel. Par exemple, l'ordre du jour pour une réunion de tableau de commande de changement énumérera les cas spécifiques à discuter. Il peut également contenir une discussion et un vote sur les changements procéduraux et une annonce d'un rendez-vous de personnel. Un ordre du jour pour une réunion de statut énumérera les étapes importantes importantes, telles que le gel de documentation, le bêta dégagement, et la version de la construction prochaine de logiciel.

En préparant un ordre du jour de réunion, posez les questions qui aideront à identifier les matières à adresser. Par exemple, en préparant un ordre du jour pour une réunion de statut, posez les questions suivantes :

- que l'information est nécessaire pour commencer le travail sur prochain charge et qui a besoin de lui ?

- que l'information et les décisions externes ont un effet sur le projet ?

- que les deliverables exigent la coordination entre plusieurs membres d'équipe ?

- y a-t-il des soucis qui ont été évoqués ?

- lequel on a étudié les activités et charge ?

Définissez les produits de travail qui résultent des réunions

N'importe ce que le genre de réunion, il est nécessaire pour enregistrer l'information partagée et les résultats de la réunion en procès-verbal de réunion. Sans procès-verbal de réunion, tout le travail accompli lors de la réunion est perdu. Ayant un disque de personne l'information partagée, les décisions prises, et les problèmes résolus soulage d'autres participants de garder s'enregistre et leur permet de participer à la réunion. Employer un calibre pour le procès-verbal de réunion les fait rapidement pour préparer, facile à lire, et s'assure que rien n'est oublié. Il y a les produits additionnels de travail, selon le but particulier d'une réunion. Les réunions d'échange de l'information ont habituellement une liste d'actions à entreprendre en conséquence.

Les produits de travail des réunions de prise de décision sont les solutions de rechange qui ont été évaluées, les décisions prises, et leurs raisons de support. Les décisions résultantes sont enregistrées dans un dépôt permanent, de préférence accessible à tous les membres d'équipe maintenant et à l'avenir.

Le produit de travail d'une réunion de résolution des problèmes change et dépend du problème. Ce peut être un document de conception, un programme de projet, ou un budget. Juste comme avec le procès-verbal de réunion, il est important d'assigner la propriété à un ipant partic qui est responsable d'enregistrer le produit de travail et de le distribuer à tous les participants. Par exemple, le but d'une réunion peut être de définir les calibres se composants d'un plan de documentation pour toute la documentation interne. Le recorder/owner est responsable de créer la forme électronique finale des calibres et de les partager avec tous les ayants droit.

Créez une atmosphère pour le succès

L'atmosphère ou le contexte d'une réunion est un facteur important qui permet à des personnes de partager l'information, de prendre des décisions, et de résoudre des problèmes conjointement. En connaissant les produits de but et de travail d'une réunion soyez nécessaire, mais si se réunissant les participants ne se sentent pas assez confortables pour partager l'information ou les avis, la réunion n'atteindront pas son objectif. Le besoin de personnes de se sentir confortables ainsi ils peuvent se concentrer sur le charger actuel. Les participants doivent se sentir et savoir qu'ils peuvent communiquer ouvrir, que leurs perspectives sont respectées, et qu'elles peuvent exprimer leur créativité.

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