¿De nuevo qué las reuniones a que uno experimentó como objeto de valor — para assistir las reuniones una mantiene el ir — tener campo común? Aquí están algunas respuestas que la gente dio en un examen para un proyecto post mortem:
- las reuniones tratan aplicaciones la preocupación.
- es importante conseguir a cada uno la cara para hacer frente, pero también limita hacer pasado tiempo tan.
- cada uno consigue la misma información.
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- cada uno se hace enterado de los cambios. Personalmente, las reuniones de la iglesia de domingo y las reuniones semanales’del toastmaster s son reuniones que el autor guarda el ir de nuevo a, porque se parecen valiosas. Las reuniones eficaces tienen varias cosas en campo común:
1. Las necesidades de cada participante se resuelven.
2. Las preocupaciones importantes para el grupo en su totalidad se tratan.
3. El propósito está claro.
4. La atmósfera es cómoda.
Las secciones siguientes discuten qué se puede hacer para hacer las reuniones una herramienta eficaz de la comunicación:
- identifique el propósito de la reunión
- defina los deliverables o trabaje los productos de reuniones
- cree el atmosphere/context para el éxito
Defina el propósito de la reunión
Hay principalmente tres tipos de reuniones:
1. Reuniones para intercambiar la información
2. Reuniones para tomar decisiones
3. Reuniones para solucionar problemas
Los ejemplos para cada uno son (1) la reunión del estado del proyecto, que tiene el propósito de intercambiar la información; (2) reuniones de scope/issue, que tienen el propósito de tomar decisiones; y (3) reuniones del diseño, que tienen el propósito de producir un diseño del producto de calidad.
Una reunión del intercambio de información alcanza su propósito si todos los miembros del equipo consiguen la información que necesitan proceder con su trabajo. Las reuniones del intercambio de información son el lugar para diseminar cambios del requisito del producto, para plantear ediciones técnicas, para anunciar cambios en las vidas de los miembros del equipo de proyecto, y a divulgar sobre los riesgos que han aumentado o han disminuido. Las reuniones del intercambio de información son grandes foros para que los miembros del equipo se utilicen como tableros que suenan para sus decisiones próximas.
Una parte importante de una reunión de la toma de decisión es proveer de participantes los hechos que necesitan tomar decisiones. Una reunión de la toma de decisión no alcanza su propósito si se posponen las decisiones. El propósito es llegar las decisiones a las cuales todos los participantes convienen y pueden apoyar.
El propósito de una reunión problem-solving es desarrollar no sólo una solución, sino también formular en común una definición de problema común. Es importante que todos los participantes de la reunión tienen una ocasión de hacer una contribución. Apenas como con reuniones de la toma de decisión, el propósito de reuniones problem-solving es decidir sobre una solución. Una vez que el propósito en general se haya definido, el paso siguiente es preparar una agenda específica. Una agenda es un contorno del contenido para la reunión. Qué necesita estar en la agenda depende de la tarea actual. Por ejemplo, la agenda para una reunión del Consejo de control del cambio enumerará los casos específicos que se discutirán. También puede contener una discusión y un voto en cambios procesales y un aviso de una cita del personal. Una agenda para una reunión del estado enumerará los jalones importantes, tales como la helada de la documentación, el lanzamiento beta, y la versión de la estructura próxima del software.
Al preparar una agenda de la reunión, haga preguntas que ayuden a identificar los asuntos que se tratarán. Por ejemplo, al preparar una agenda para una reunión del estado, haga las preguntas siguientes:
¿- que la información es necesaria comenzar el trabajo sobre tareas próximas y que lo necesita?
¿- que la información y las decisiones externas tienen un efecto en el proyecto?
¿- que los deliverables requieren la coordinación entre varios miembros del equipo?
¿- hay preocupaciones que fueran traídas para arriba?
¿- en que las actividades y las tareas se han trabajado?
Defina los productos del trabajo que resultan de reuniones
No importa qué la clase de reunión, él es necesaria registrar la información compartida y el resultado de la reunión en minutos de reunión. Sin minutos de reunión, todo el trabajo logrado en la reunión se pierde. Teniendo un expediente de la persona la información compartida, las decisiones tomadas, y los problemas solucionados releva a otros participantes de guardar se registra y permite que participen en la reunión. Usar una plantilla para los minutos de reunión los hace rápidamente para prepararse, fácil leer, y los asegura que no se olvida nada. Hay productos adicionales del trabajo, dependiendo del propósito particular de una reunión. Las reuniones del intercambio de información tienen generalmente una lista de los artículos de acción consecuentemente.
Los productos del trabajo de las reuniones de la toma de decisión son los alternativas se han evaluado que, las decisiones tomadas, y sus razones de soporte. Las decisiones que resultan ahora se registran en un depósito permanente, preferiblemente accesible a todos los miembros del equipo y en el futuro.
El producto del trabajo de una reunión problem-solving varía y depende del problema. Puede ser un documento del diseño, un horario del proyecto, o un presupuesto. Apenas como con los minutos de reunión, es importante asignar propiedad a un ipant partic quién es responsable de registrar el producto del trabajo y de distribuirlo a todos los participantes. Por ejemplo, el propósito de una reunión puede ser definir las plantillas que consisten en de un plan de la documentación para toda la documentación interna. El recorder/owner es responsable de crear la forma electrónica final de las plantillas y de compartirlas con todos los partidos interesados.
Cree una atmósfera para el éxito
La atmósfera o el contexto de una reunión es un factor importante que permite que la gente comparta la información, que tome decisiones, y que solucione problemas en común. Sabiendo los productos del propósito y del trabajo de una reunión sea necesario, pero si satisfacen los participantes no se sienten bastante cómodos para compartir la información o las opiniones, la reunión no alcanzarán su objetivo. Necesidad de la gente de sentirse cómodas pueden centrarse tan en la tarea actual. Los participantes necesitan pensar y saber que pueden comunicarse abiertamente, que sus perspectivas están respetadas, y que pueden expresar su creatividad.
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