كيفية جعل اجتماعات قيما اداة للاتصال

ماذا الاجتماعات آن واحد كما شهدت القيمه لحضور اجتماعات واحدة - وتبقى العودة الى الوراء - الى ان تكون مشتركة؟ وها هي بعض الردود اعطى الناس في مسح لمشروع ما بعد الوفاه :

- اجتماعات لمعالجة القضايا التي تهم.

- من المهم ان احصل على الجميع وجها لوجه ، ولكن أيضا الى الحد من الوقت الذي يقضيه في القيام بذلك.

- كل فرد يحصل على نفس المعلومات.

- اعتماد الجميع على بينة من التغييرات. شخصيا ، الاحد اجتماعات الكنيسة ورئيس المادبه الاسبوعيه لجلسات اجتماعات المؤلف يبقي للعودة الى الوراء ، الى ، لأنها تبدو قيمة. فعالية الاجتماعات المشتركة في عدة امور :

(1). احتياجات كل مشارك قد استوفيت.

2 - المهم اهتمامات المجموعة ككل هي موجهة.

(3). والغرض من ذلك هو واضح.

(4). الغلاف الجوي هو مريح.

الفروع التالية مناقشة ما يمكن عمله لجعل اجتماعات اداة فعالة للاتصال :

- تحديد الغرض من الاجتماع

- تحديد الاهداف القابلة للمنتجات او اعمال للاجتماعات

- تهيئة الجو / السياق لنجاح

تحديد الغرض من الاجتماع

وهناك ثلاثة أنواع رئيسية للاجتماعات :

(1). اجتماعات لتبادل المعلومات

2 - اجتماعات لاتخاذ القرارات

(3). اجتماعات لحل المشاكل

أمثلة عن كل هي (1) مشروع مركز الاجتماع ، الذي غرض تبادل المعلومات ؛ (2) نطاق / جلسات القضية ، يكون من شأنها ان الغرض من اتخاذ القرارات ؛ (3) وتصميم الاجتماعات ، التي قد غرض انتاج جودة تصميم المنتج.

اجتماع لتبادل المعلومات يحقق هدفه اذا كان جميع اعضاء الفريق للحصول على المعلومات التي يحتاجونها للشروع في اعمالها. اجتماعات تبادل المعلومات هي المكان المناسب لنشر المنتج شرط التغييرات ، واثارة القضايا التقنيه ، واعلن تغييرات فى حياة اعضاء فريق المشروع ، وتقرير عن المخاطر التي اما ان يزيد او ينقص. تبادل المعلومات اجتماعات كبيرة مع المنتديات لاعضاء فريق الى استخدام كل ما لسبر المجالس الاخرى لالقرارات المقبلة.

جزءا هاما من عملية صنع القرار الاجتماع هو تزويد المشاركين مع الوقائع التي يحتاجون اليها لاتخاذ قرارات. أ صنع القرار الاجتماع لا يحقق الغرض اذا كانت قرارات مؤجلة. الغرض هو التوصل الى قرارات في أن جميع المشاركين ويمكن ان نتفق على الدعم.

والغرض من حل المشاكل الاجتماع ليس فقط لوضع حل ، ولكن ايضا الى صياغه مشتركة مشترك مشكلة التعريف. ومن الاهميه بمكان ان جميع المشاركين في الاجتماع ، لدينا فرصة لتقديم مساهمه. مثلما مع اجتماعات صنع القرار ، والغرض من الاجتماعات لحل المشاكل هو اتخاذ قرار بشأن حل. مرة واحدة في العام والغرض وقد عرفت ، والخطوة التالية هي اعداد جدول اعمال محدد. خطة هي الخطوط العريضه للمحتوى لهذا الاجتماع. ما الذي يتعين على جدول الأعمال يعتمد على المهمة التى بين ايدينا. على سبيل المثال ، في جدول اعمال لمراقبة التغييرات في اجتماع المجلس سوف قائمة الحالات المحددة التي سيتم مناقشتها. كما أنها قد تتضمن مناقشة والتصويت على التغييرات الاجراءيه ، وأعلن عن تعيين احد افراد. خطة لحال الاجتماع سوف قائمة المعالم الهامة ، مثل تجميد الوثائق ، واصدار تجريبي (بيتا) ، والنسخه القادمة من بناء البرمجيات.

عند اعداد جدول اعمال الاجتماع ، وطرح اسءله من شأنها ان تساعد في تحديد المواضيع التي سيجري تناولها. فعلى سبيل المثال ، عند اعداد جدول اعمال اجتماع لحال ، نسأل الاسءله التالية :

- المعلومات التي هي بحاجة الى بدء العمل على المهام المقبلة والذي يحتاج اليها؟

- المعلومات التي الخارجية والقرارات التي يكون لها تأثير على المشروع؟

- القابلة للتنفيذ التي تتطلب التنسيق بين عدة اعضاء الفريق؟

- هل هناك اي مخاوف من ان تم جلبه تصل؟

- الانشطه والمهام التي قد عملت على؟

تحديد العمل المنتجات التي تنجم عن الاجتماعات

مهما كان نوع من الاجتماع ، ومن الضروري لتسجيل المعلومات وتقاسم نتائج الاجتماع في الاجتماع دقائق. دون الاجتماع دقائق ، وجميع الاعمال المنجزه في هذا الاجتماع هو خسر. بعد أن شخص سجل المعلومات المشتركة ، والقرارات التي اتخذت ، وتحل المشاكل يريح غيرهم من المشاركين من حفظ السجلات نفسها وتمكنهم من المشاركة في الاجتماع. باستخدام نموذج لاجتماع دقائق يجعلها سريعه الى اعداد ، وسهلة القراءة ، ويؤكد انه لا شيء ينسى. وهناك عمل اضافي المنتجات ، ويتوقف ذلك على غرض معين للاجتماع. اجتماعات لتبادل المعلومات عادة ما يوجد بها اعداد قائمة بنود العمل نتيجة لذلك.

اعمال منتجات من صنع القرار الاجتماعات هي البدائل التي جرى تقييمها ، والقرارات التي اتخذت ، ومعاونيهم من الاسباب. الناتجة عن القرارات تسجل في مستودع دائم ، ويفضل الوصول الى جميع أعضاء الفريق في الحاضر والمستقبل.

العمل المنتج من حل المشاكل اجتماع ويتفاوت ويتوقف على هذه المشكلة. ويمكن ان يكون وثيقة تصميم ، والجدول الزمني للمشروع ، او الميزانيه. مثلما مع اجتماع دقائق ، ومن المهم اسناد ملكيتها الى partic ipant من هو المسؤول عن تسجيل المنتج والعمل من اجل توزيعه على جميع المشاركين. على سبيل المثال ، والغرض من لقاء قد يكون لتحديد الوثائق التي تتكون الخطة من القوالب للجميع وثائق داخلية. المسجله / المالك هو المسئول عن خلق النهائي شكل الكتروني للقوالب ولتقاسمها مع جميع الاطراف المهتمه.

خلق جو للنجاح

الغلاف الجوى او فى سياق اجتماع هو احد العوامل الهامة ان يتيح للناس لتبادل المعلومات ، واتخاذ القرارات ، وبصورة مشتركة لحل المشاكل. معرفة الغرض من منتجات وأعمال اجتماع ضروريه ، لكنها اذا كان المشاركون في الاجتماع لا يرتاح بما فيه الكفايه لتقاسم المعلومات او الاراء ، وهذا الاجتماع لن يحقق هدفه. ويحتاج الناس لتشعر بالراحه حتى يتمكنوا من التركيز على المهمة التى بين ايدينا. المشاركون الحاجة الى يشعرون ويعرفون انهم يمكن الاتصال علنا ، ان وجهات نظرها وتحترم ، وانهم يستطيعون التعبير عن قدراتهم الابداعيه.